O MINISTRO DE ESTADO DO TRABALHO E EMPREGO, no uso da atribuição que lhe confere o inciso II do parágrafo único do art. 87 da Constituição e tendo em vista o disposto no art. 24 da Lei nº 7.998, de 11 de janeiro 1990,
Resolve:
Art. 1º Aprovar as instruções para a declaração da Relação Anual de Informações Sociais - RAIS, instituída pelo Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975, bem como o anexo Manual de Orientação da RAIS, relativos ao ano-base 2013.
Art. 2º Estão obrigados a declarar a RAIS:
I - empregadores urbanos e rurais, conforme definido no art. 2º da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT e no art. 3º da Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973, respectivamente;
II - filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior;
III - autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados no ano-base;
IV - órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e municipal;
V - conselhos profissionais, criados por lei, com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais;
VI - condomínios e sociedades civis; e
VII - cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas.
§1º O estabelecimento inscrito no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ que não manteve empregados ou que permaneceu inativo no ano-base está obrigado a entregar a RAIS - RAIS NEGATIVA - preenchendo apenas os dados a ele pertinentes.
§2º A exigência de apresentação da RAIS NEGATIVA a que se refere o §1º deste artigo não se aplica ao Microempreendedor Individual de que trata o art. 18-A, §1º da Lei Complementar nº 123/2006.
Art. 3º O empregador, ou aquele legalmente responsável pela prestação das informações, deverá relacionar na RAIS de cada estabelecimento, os vínculos laborais havidos ou em curso no ano-base e não apenas os existentes em 31 de dezembro, abrangendo:
I - empregados urbanos e rurais, contratados por prazo indeterminado ou determinado;
II - trabalhadores temporários regidos pela Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974;
III - diretores sem vínculo empregatício para os quais o estabelecimento tenha optado pelo recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS;
IV - servidores da administração pública direta ou indireta federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;
V - servidores públicos não-efetivos, demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de legislação especial, não regidos pela CLT;
VI - empregados dos cartórios extrajudiciais;
VII - trabalhadores avulsos, aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão-deobra, nos termos da Lei nº 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do sindicato da categoria;
VIII - trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos pela Lei nº 9.601, de 21 de janeiro de 1998;
IX - aprendiz contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto nº 5.598, de 1º de dezembro de 2005;
X - trabalhadores com contrato de trabalho por tempo determinado, regidos pela Lei nº 8.745, de 9 de dezembro de 1993;
XI - trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural, Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973;
XII - trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por Lei Estadual;
XIII - trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por Lei Municipal;
XIV - servidores e trabalhadores licenciados;
XV - servidores públicos cedidos e requisitados; e
XVI - dirigentes sindicais.
Parágrafo único. Os empregadores deverão, ainda, informar na RAIS:
I - os quantitativos de arrecadação das contribuições sindicais previstas no art. 579 da CLT, devidas aos sindicatos das respectivas categorias econômicas e profissionais ou das profissões liberais e as respectivas entidades sindicais beneficiárias;
II - a entidade sindical a qual se encontram filiados; e
III - os empregados que tiveram desconto de contribuição associativa, com a identificação da entidade sindical beneficiária.
Art. 4º As informações exigidas para o preenchimento da RAIS encontram-se no Manual de Orientação da RAIS, edição 2013, disponível na Internet nos endereços http://portal.mte.gov.br/rais e http://www.rais.gov.br.
§ 1º As declarações deverão ser fornecidas por meio da Internet - mediante utilização do programa gerador de arquivos da RAIS - GDRAIS2013 que poderá ser obtido em um dos endereços eletrônicos de que trata o caput deste artigo.
§ 2º Excepcionalmente, não sendo possível a entrega da declaração pela Internet, o arquivo poderá ser entregue nos órgãos regionais do MTE, desde que devidamente justificado.
§ 3º Os estabelecimentos ou entidades que não tiveram vínculos laborais no ano-base poderão fazer a declaração acessando a opção - RAIS NEGATIVA - on-line - disponível nos endereços eletrônicos de que trata o caput deste artigo.
§ 4º A entrega da RAIS é isenta de tarifa.
Art. 5º É obrigatória a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil para a transmissão da declaração da RAIS por todos os estabelecimentos que possuem a partir de 11 vínculos, exceto para a transmissão da RAIS Negativa e para os estabelecimentos que possuem menos de 11 vínculos.
Parágrafo único - As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser um CPF ou um CNPJ.
Art. 6º O prazo para a entrega da declaração da RAIS iniciase no dia 20 de janeiro de 2014 e encerra-se no dia 21 de março de 2014.
§ 1º O prazo de que trata o caput deste artigo não será prorrogado.
§ 2º Vencido o prazo de que trata o caput deste artigo, a declaração da RAIS 2013 e as declarações de exercícios anteriores gravadas no GDRAIS Genérico, disponível nos endereços eletrônicos de que trata o caput do art. 4º, deverão ser transmitidas por meio da Internet ou o arquivo poderá ser entregue nos órgãos regionais do MTE, para os estabelecimentos sem acesso à Internet, acompanhadas da "Relação dos Estabelecimentos Declarados".
§ 3º Havendo inconsistências no arquivo da declaração da RAIS que impeçam o processamento das informações, o estabelecimento deverá reencaminhar cópia do arquivo.
§ 4º As retificações de informações e as exclusões de arquivos poderão ocorrer, sem multa, até o último dia do prazo estabelecido no caput deste artigo.
Art. 7º O Recibo de Entrega deverá ser impresso cinco dias úteis após a entrega da declaração, utilizando os endereços eletrônicos (http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br) - opção "Impressão de Recibo".
Art. 8º O estabelecimento é obrigado a manter arquivados, durante cinco anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os seguintes documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações relativas ao Ministério do Trabalho e Emprego - MTE:
I - o relatório impresso ou a cópia dos arquivos; e
II - o Recibo de Entrega da RAIS.
Art. 9º O empregador que não entregar a RAIS no prazo previsto no caput do art. 6º, omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata, ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 11 de janeiro de 1990, regulamentada pela Portaria/MTE nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, publicada no Diário Oficial da União de 13 de fevereiro de 2006, alterada pela Portaria/MTE nº 688, de 24 de abril de 2009, publicada no Diário Oficial da União de 27 de abril de 2009.
Art. 10. A RAIS de exercícios anteriores deverá ser declarada com a utilização do aplicativo GDRAIS Genérico e os valores das remunerações deverão ser apresentados na moeda vigente no respectivo ano-base.
Parágrafo único. É obrigatória a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil para a transmissão da declaração da RAIS de exercícios anteriores, exceto para a transmissão da RAIS Negativa.
Art. 11. A cópia da declaração da RAIS, de qualquer anobase, poderá ser solicitada pelo estabelecimento declarante à Coordenação- Geral de Estatísticas do Trabalho, do Ministério do Trabalho e Emprego, em Brasília-DF, ou aos seus órgãos regionais.
Art. 12. Esta Portaria entra em vigor no dia 20 de janeiro de 2014
Art. 13. Revoga-se a Portaria nº 05, de 08 de janeiro de 2013, publicada no DOU de 9 de janeiro de 2013, Seção 1, página 52.
MANOEL DIAS
ANEXO
Apresentação
A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) é uma fonte essencial para análise estrutural do mercado de trabalho formal brasileiro. Esse título foi logrado graças aos esforços de abrangência territorial, incorporação de novas variáveis, garantias no sigilo das informações declaradas ao longo dos últimos quarenta anos, bem como pela rigorosidade técnica alcançada associada à flexibilidade nas alternativas de utilização. Este Registro Administrativo é considerado um dos principais pilares do sistema estatístico do País, capaz de subsidiar diagnósticos e fundamentar as políticas de emprego e renda, possibilitando estudos que buscam reverter quadros extremamente desfavoráveis ao crescimento e à inclusão social.
Gerenciada no âmbito do Ministério do Trabalho e Emprego, sua construção é social. É fundamental a responsabilidade, por parte dos empregadores, do fornecimento de informações fidedignas, do cumprimento do prazo legal de entrega da declaração, uma vez que a qualidade dos dados deste Registro depende da veracidade com que as mesmas são prestadas. Ao corpo técnico, do MTE, cabe todo o processo de definição de regras, controle da captação, processamento e divulgação dos dados, e aos usuários, o retorno da utilização das informações, com o intuito de fornecer subsídios para o aprimoramento permanente das bases de dados. Cada ator tem sua responsabilidade específica e a mesma não pode ser preenchida por outros.
Ressalta-se que na RAIS ano base 2013, todos os estabelecimentos que possuírem a partir de 11 vínculos empregatícios a serem declarados, devem utilizar a certificação digital, padrão ICP Brasil, para transmitirem sua declaração.
O velho provérbio diz: "A união faz a força". Neste sentido, o fortalecimento da RAIS depende do envolvimento e compromisso dos parceiros, pois os méritos e benefícios serão usufruídos por todos. Os canais de comunicação do MTE estão abertos e os técnicos que gerenciam este registro administrativo à disposição dos respondentes por meio do sítio portal.mte.gov.br/rais como também pelo e-mail rais. [email protected].
MANOEL DIAS
PARTE I
INSTRUÇÕES GERAIS
1. Introdução
Todo estabelecimento deve fornecer ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), por meio da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), as informações referentes a cada um de seus empregados, de acordo com o Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975.
Este Manual se propõe a orientar os estabelecimentos ou as entidades declarantes para o correto preenchimento das informações da RAIS, ano-base 2013.
2. Quem deve declarar
a) inscritos no CNPJ com ou sem empregados - o estabelecimento que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa;
b) todos os empregadores, conforme definidos na CLT;
c) todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Fazenda, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
d) empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;
e) cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
f) empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
g) órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
h) condomínios e sociedades civis;
i) empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base; e
j) filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior.
Notas:
I o estabelecimento isento de inscrição no CNPJ é identificado pelo número de matrícula no Cadastro Específico do INSS (CEI), conforme parágrafo único do art. 2º do Decreto nº 76.900/75. Nessa categoria, incluem-se obras, empregadores pessoas físicas, urbanas e rurais que mantiveram empregados;
II o estabelecimento inscrito no CEI, que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base, está dispensado de entregar a RAIS Negativa;
III a empresa/entidade que possui filiais, agências ou sucursais deve declarar a RAIS separadamente, por estabelecimento (local de trabalho), entendido como tal todos aqueles sujeitos à inscrição no CNPJ, na categoria de órgão-estabelecimento. No caso dos órgãos da administração pública direta ou indireta, a RAIS de cada órgão-estabelecimento deve ser fornecida separadamente, por local de trabalho dos empregados/servidores;
IV estabelecimento/entidade inscrito(a) no CNPJ e no CEI deve apresentar a declaração da RAIS de acordo com o contrato de trabalho dos empregados, ou seja, se o contrato for pelo CEI as informações devem ser declarados no CEI e se for pelo CNPJ as informações devem ser declaradas no CNPJ. No caso da declaração ser prestada no CEI, deve haver também a declaração da RAIS NEGATIVA do CNPJ.
V estabelecimento/entidade em liquidação deverá entregar a RAIS mesmo nos casos de falência ou liquidação, pelos representantes legais definidos na legislação específica.
3. Quem deve ser relacionado
a) empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob o regime da CLT, por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a título de experiência;
b) servidores da administração pública direta ou indireta, federal, estadual ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;
c) trabalhadores avulsos (aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão-deobra, nos termos da Lei nº 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do sindicato da categoria);
d) empregados de cartórios extrajudiciais;
e) trabalhadores temporários, regidos pela Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974;
f) trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido pela Lei nº 9.601, de 21 de janeiro de 1998;
g) diretores sem vínculo empregatício, para os quais o estabelecimento/ entidade tenha optado pelo recolhimento do FGTS (Circular CEF nº 46, de 29 de março de 1995);
h) servidores públicos não-efetivos (demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de legislação especial, não regidos pela CLT);
i) trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural (Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973);
j) aprendiz (maior de 14 anos e menor de 24 anos), contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto nº 5.598, de 1º de dezembro de 2005;
k) trabalhadores com Contrato de Trabalho por Tempo Determinado, regido pela Lei nº 8.745, de 9 de dezembro de 1993, com a redação dada pela Lei nº 9.849, de 26 de outubro de 1999;
l) trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por lei estadual;
m) trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por lei municipal;
n) servidores e trabalhadores licenciados;
o) servidores públicos cedidos e requisitados; e
p) dirigentes sindicais.
Notas:
I o sindicato ou órgão gestor de mão-de-obra ou a empresa contratada, que no ano-base congregou trabalhadores avulsos, deve fornecer as informações referentes a esses trabalhadores, além das relacionadas com seus próprios empregados. Em razão disso, a empresa tomadora desses serviços não deve declarar esses trabalhadores em sua RAIS;
II os aprendizes contratados pelas entidades sem fins lucrativos, mencionadas no inciso II do art. 430 da CLT, com exercício de atividades práticas em outra empresa, devem ser informados na RAIS declarada pela entidade contratante respectiva. Nesse caso, a empresa onde o aprendiz exerce as atividades práticas da aprendizagem não deve declará-lo na sua RAIS;
III os servidores que estiverem na situação de cedidos ou requisitados devem ser declarados na RAIS tanto pelo órgão de origem quanto pelo órgão requisitante, caso percebam remunerações de ambos os órgãos.
IV o dirigente sindical deve ser declarado na RAIS tanto pelo sindicato quanto pelo estabelecimento/órgão de origem, caso o mesmo perceba remuneração de ambas as partes. Se a remuneração for paga exclusivamente pelo sindicato apenas este deve declará-lo na RAIS.
4. Quem não deve ser relacionado
a) diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido FGTS;
b) autônomos;
c) eventuais;
d) ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores, etc.), a partir da data da posse, desde que não tenham feito opção pelos vencimentos do órgão de origem;
e) estagiários regidos pela Portaria MTPS nº 1.002, de 29 de setembro de 1967, e pela Lei nº 11.788, de 25 de setembro de 2008;
f) empregados domésticos regidos pela Lei nº 11.324/2006; e
g) cooperados ou cooperativados.
5. Como informar
O estabelecimento/entidade com vínculo empregatício, no ano-base, deverá utilizar obrigatoriamente o Programa Gerador de Declaração RAIS (GDRAIS2013) para declarar e fazer a transmissão pela internet.
O estabelecimento/entidade sem vínculo empregatício (RAIS NEGATIVA) deverá informar apenas os campos que identificam o mesmo, podendo, para tanto, utilizar-se dos programas GDRAIS2013 ou RAIS Negativa Web.
A empresa/entidade que possui filiais, agências, sucursais, com ou sem empregados, ou sem movimento no ano-base, deve fornecer as informações separadamente, por estabelecimento - CNPJ específico.
Na geração da RAIS, podem ser incluídas inscrições CNPJ/CEI diferentes e em qualquer quantidade. O programa GDRAIS2013 providenciará a geração do arquivo de entrega com os estabelecimentos selecionados.
O arquivo da declaração deverá ser gravado no disco rígido, utilizando a opção "Declaração", item "Gravar Declaração", disponível no programa GDRAIS2013.
5.1 Como obter o programa GDRAIS2013
O programa GDRAIS2013 deve ser copiado, gratuitamente, dos seguintes endereços eletrônicos do Ministério do Trabalho e Emprego: http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br.
Para copiar o programa GDRAIS2013, o estabelecimento deve efetuar o download (procedimento para copiar o programa no disco rígido do micro ou em mídia magnética). O microcomputador deve ter Sistema Operacional Windows XP com Service Pack 3 ou superior e no mínimo 16 Mb de espaço livre no disco rígido.
Após a execução do download, deve-se iniciar a instalação do GDRAIS2013 com duplo clique no arquivo "GDRAIS2013.exe". O nome do diretório não pode ser alterado.
O programa contém um arquivo-texto (LEIA-ME), com orientações e especificações técnicas e um PROGRAMA FACILITADOR que permitirá à empresa/entidade gerar a RAIS (inclusive, a Negativa) de seu(s) estabelecimento(s).
O estabelecimento que possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado deve utilizar as especificações técnicas contidas na opção "Ajuda", item "Layout Arquivo RAIS" para gerar o arquivo.txt da folha de pagamento. Em seguida, deve executar a opção "Analisador" do GDRAIS2013, para conferir a validade do arquivo a ser entregue.
5.2 Finalidades do programa GDRAIS2013
O programa GDRAIS2013 tem duas finalidades:
a) gerador da declaração da RAIS - desenvolvido para o estabelecimento/entidade que não possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado. Nesse caso, após a digitação das informações, o declarante deverá emitir os relatórios necessários para correção de erros e arquivamento, gerar o arquivo a ser entregue e as cópias de segurança do estabelecimento, as quais devem ser mantidas à disposição da fiscalização. Recomenda-se fazer mais de uma cópia de segurança;
b) analisador de arquivo RAIS - desenvolvido para o estabelecimento/ entidade que possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado, com o objetivo de validar o arquivo gerado, conforme o layout do GDRAIS2013.
5.3 Erros ou inconsistências na declaração
Para evitar inconsistências que não permitirão ao programa gerar o arquivo a ser entregue, as informações devem ser digitadas corretamente. O programa GDRAIS2013 gera os relatórios necessários para correção de erros.
Havendo inconsistências, será emitido o Relatório de Erros ou Relatório de Avisos, conforme o caso:
a) Relatório de Erros - relaciona as inconsistências que deverão ser corrigidas para que se possa gerar a declaração;
b) Relatório de Avisos - relaciona as inconsistências que não impedem a geração da declaração, mas que deverão ser verificadas pelo declarante para possível correção, pois as inconsistências podem distorcer as informações da RAIS (por ex.: remunerações incoerentes, erros de digitação, etc).
Para correção das inconsistências, o estabelecimento deverá proceder da seguinte forma:
Declarações com até 15.000 vínculos
a) utilizar a opção "IMPORTAR" disponível no menu "DECLARAÇÃO" do programa GDRAIS2013 para proceder à correção dos erros;
b) após a correção dos erros, o estabelecimento deverá, ainda, utilizar a opção "verificar inconsistências", disponível no menu "DECLARAÇÃO" do programa GDRAIS2013, com o objetivo de conferir se ainda há erros no arquivo importado;
c) realizados os procedimentos dos itens a e b acima, providenciar a gravação final do arquivo; e
d) ao término da gravação da declaração, o programa GDRAIS2013 disponibiliza a emissão do relatório que contém a relação de estabelecimentos declarados.
Declarações com mais de 15.000 vínculos
a) utilizar a opção "ANALISADOR DE ARQUIVOS RAIS" disponível no menu UTILITÁRIOS do programa GDRAIS2013, para submeter o arquivo gerado pelo estabelecimento à validação de consistência e integridade.
b) ao final da análise será gerado um relatório. Caso seja identificada alguma inconsistência, o estabelecimento deve fazer as correções usando seus próprios recursos informatizados e gerar um novo arquivo para ser submetido ao ANALISADOR DE ARQUIVOS RAIS.
c) realizados os procedimentos dos itens a e b acima, providenciar a gravação final do arquivo; e
d) ao término da gravação da declaração, o programa GDRAIS2013 disponibiliza a emissão do relatório que contém a relação de estabelecimentos declarados.
Atenção!
Em caso de dúvida, o estabelecimento pode, ainda, consultar os procedimentos passo a passo, disponíveis nos endereços eletrônicos http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br, opção "Dúvidas Freqüentes", item "Como Declarar a RAIS".
Para ter acesso às dicas e procedimentos para manusear o programa GDRAIS2013, clique na função "Ajuda".
6. Como entregar
A entrega da declaração é somente pela internet. O envio da declaração será efetuado nas funções "Gravar Declaração" ou "Transmitir Declaração" do aplicativo GDRAIS2013.
Excepcionalmente, não sendo possível a entrega da declaração pela internet, o arquivo poderá ser entregue nos órgãos regionais do MTE, desde que devidamente justificada.
A transmissão poderá ser feita a partir de arquivo gravado no disco rígido.
Para entregar a declaração da RAIS por meio da Internet, o estabelecimento deverá efetuar um dos seguintes procedimentos:
a) selecionar no GDRAIS a opção Declaração e a seguir a opção Transmitir Declaração ou acionar o ícone correspondente ou ainda, acionar o botão transmitir na tela do assistente de gravação. Será exibida uma tela onde o usuário seleciona o local onde se encontra a declaração a transmitir. Selecione a declaração e acione o botão transmitir.
b) será oferecida para todas as declarações a alternativa de transmiti-las com Certificado Digital.
Estará disponível, também, aos estabelecimentos/entidades que não tiveram vínculos no ano-base 2013, a opção para fazerem a declaração da RAIS Negativa Web pelos endereços eletrônicos http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br.
Quando se tratar de declaração centralizada, a RAIS das filiais poderá ser entregue por meio da Internet pela matriz, desde que os trabalhadores sejam informados sob o CNPJ da empresa a qual estiveram vinculados.
Os arquivos que não forem analisados pelo GDRAIS2013 não poderão ser transmitidos.
Notas:
I após o prazo legal, as declarações devem ser transmitidas por meio da Internet, mediante a utilização do programa GDRAIS2013, conforme descrito acima, ou entregues nas Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego (SRTE's), Gerências Regionais do Trabalho e Emprego e Agências Regionais do Trabalho e Emprego, para o caso de estabelecimentos sem acesso à Internet. O arquivo gerado para entrega será acompanhado da Relação dos Estabelecimentos Declarados, emitida a partir do GDRAIS2013;
II caso o arquivo apresente alguma irregularidade (inconsistências e/ou dano físico), o mesmo será devolvido e a declaração da RAIS considerada não entregue;
III para gerar a declaração da RAIS fora do prazo legal, os responsáveis deverão utilizar os programas disponíveis nos endereços eletrônicos: http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br.
7. Recibo de entrega
O recibo estará disponível para impressão em até 5 dias úteis após a entrega da declaração, nos endereços eletrônicos: http://portal.mte.gov.br/raisou http://www.rais.gov.br - opção "Impressão de Recibo".
Atenção!
Preservar o Protocolo de Transmissão de Arquivo, fornecido no ato da transmissão do mesmo, onde consta o número do Controle de Recepção e Expedição de Arquivo (CREA), que, juntamente com a inscrição CNPJ/CEI, será obrigatório para emissão do recibo de Entrega da RAIS pela Internet. Para os canteiros de obras, informar também o CEI vinculado.
8. Prazo de entrega das informações
INÍCIO - 20 de janeiro de 2014
TÉRMINO - 21 de março de 2014
Notas:
I após o dia 21 de março de 2014 a entrega da declaração continua sendo obrigatória, porém está sujeita à multa;
II Havendo necessidade de retificar as informações prestadas, o término do prazo para a entrega da RAIS RETIFICADORA, sem multa, é 21 de março de 2014.
Atenção!
O prazo legal para o envio da declaração da RAIS não será prorrogado.
9. Declaração de encerramento das atividades
O (A) estabelecimento/entidade que encerrou as atividades em 2013 e não entregou a declaração da RAIS deverá marcar a opção "Encerramento das Atividades", disponível no programa GDRAIS2013, e informar a data do encerramento de suas atividades. A data de desligamento dos empregados, quando for o caso, é obrigatória e deve ser menor ou igual à data de encerramento das atividades do estabelecimento.
9.1 Declaração antecipada de encerramento das atividades
No caso de encerramento das atividades no decorrer de 2014, o estabelecimento pode antecipar a entrega da declaração, utilizando o programa GDRAIS2013. O campo data de encerramento pode ser preenchido com o dia, mês e ano equivalente à data em que está sendo entregue a declaração da RAIS (no formato DD/MM/AAAA). A data de desligamento dos empregados, quando for o caso, é obrigatória e deve ser menor ou igual à data de encerramento das atividades do estabelecimento.
A declaração da RAIS referente ao ano-base 2013 também deverá ser entregue.
9.2 Declaração de encerramento das atividades em anos-base anteriores
No caso de encerramento das atividades, em anos-base anteriores, os estabelecimentos deverão utilizar o programa GDRAIS Genérico que está disponível nos endereços eletrônicos mencionados no item 6.
10. RAIS retificação/exclusão
10.1 Retificação da RAIS ano-base 2013 - detectando-se erros na declaração enviada, seja nos campos do estabelecimento ou nos campos do trabalhador, o estabelecimento/entidade deverá adotar os seguintes procedimentos para a retificação:
a) retificação dos dados do estabelecimento, exceto, os campos CNPJ/CEI ou CEI Vinculado - clicar na opção "Retificação" no menu lateral e, em seguida, na opção "Retificação dos Dados do Estabelecimento", disponíveis nos endereços (http:// portal. mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br), preencher corretamente o formulário com todos os dados solicitados e, em seguida, clicar na opção "Enviar".
a.1) não será permitida a retificação de erros nos campos do CNPJ/CEI ou CEI Vinculado. O procedimento para esses casos é o de exclusão, conforme item 10.2 abaixo.
b) retificação dos dados do empregado, exceto, os campos PIS/PASEP, data de admissão, data de desligamento e CBO - utilizar o programa GDRAIS2013 para fazer as devidas correções e gravar a declaração retificadora. No momento da gravação do arquivo, será solicitado o número do CREA da declaração enviada anteriormente, referente ao estabelecimento que está sendo retificado.
b.1) no arquivo da retificação devem ser gravados somente os empregados que foram corrigidos e, quando for o caso, os vínculos a serem incluídos. Os empregados declarados corretamente não devem constar na declaração retificadora para evitar duplicidades;
b.2) não será permitida a retificação de erros nos campos PIS/PASEP, data de admissão, data de desligamento e CBO. O procedimento para esses casos é o de exclusão, conforme item 10.2 abaixo.
10.2 Exclusão da RAIS ano-base 2013 - detectando-se erros na declaração enviada, referente aos campos CNPJ/CEI, CEI Vinculado, PIS/PASEP, data de admissão, data de desligamento e CBO, o(a) estabelecimento/entidade deverá adotar os seguintes procedimentos:
a) CNPJ/CEI, CEI Vinculado - gerar uma nova RAIS corretamente do estabelecimento com todos os empregados e transmitir o arquivo por meio da Internet e;
a.1) excluir a declaração incorreta do estabelecimento, utilizando a opção "Exclusão" no menu lateral e, em seguida, a opção "Exclusão de Estabelecimento", disponíveis nos endereços (http://portal.mte.gov.br/raisou http://www.rais.gov.br), preencher todos os dados solicitados no formulário, inclusive, o número do CPF do responsável pela declaração e clicar na opção "Enviar".
b) PIS/PASEP, data de admissão, data de desligamento e CBO - gerar uma nova RAIS corretamente do estabelecimento, incluindo somente o(s) empregado(s) que foi(ram) corrigido(s) e transmitir o arquivo por meio da Internet e;
b.1) Excluir o PIS/PASEP do(s) empregado(s) enviado(s) com erro, utilizando a opção "Exclusão" no menu lateral e, em seguida, a opção "Exclusão de Vínculos", disponíveis nos endereços (http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br), preencher todos os dados solicitados no formulário, inclusive, o número do CPF do responsável pela declaração e clicar na opção "Enviar".
c) Em caso de dúvida, contactar a Central de Atendimento da RAIS telefone 0800-7282326, para solicitar os esclarecimentos necessários.
10.3 Retificação da RAIS de exercícios anteriores - caso o(a) estabelecimento/entidade necessite retificar declarações da RAIS de exercícios anteriores, deverá consultar os procedimentos constantes nos endereços (http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br), item "Orientações", opção "Retificação da RAIS de exercícios anteriores".
a) em caso de dúvida, contactar a Central de Atendimento da RAIS telefone 0800-7282326 ou as Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego, Gerências Regionais do Trabalho e Emprego ou Agências Regionais do Trabalho e Emprego, para solicitar os esclarecimentos necessários.
11. Penalidades
Conforme determina o art. 2º da Portaria nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, alterada pela Portaria nº. 688, de 24 de abril de 2009, o empregador que não entregar a RAIS no prazo legal ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro centavos), acrescidos de R$ 106,40 (cento e seis reais e quarenta centavos) por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro.
O valor da multa resultante da aplicação, acima prevista, quando decorrente da lavratura de Auto de infração, deverá ser acrescido de percentuais, em relação ao valor máximo da multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a critério da autoridade julgadora, na seguinte proporção:
I - de 0% a 4% - para empresas com 0 a 25 empregados;
II - de 5% a 8,0% - para empresas com 26 a 50 empregados;
III - de 9% a 12%- para empresas com 51 a 100 empregados;
IV - de 13% a 16,0% - para empresas com 101 a 500 empregados; e
V - de 17% a 20,0% - para empresas com mais de 500 empregados.
É de responsabilidade do empregador corrigir as informações da RAIS antes de efetuar a entrega, para não prejudicar o empregado no recebimento do abono salarial, previsto no art. 239 da Constituição Federal.
A lavratura do auto de infração, com a aplicação ou não da multa correspondente ao atraso, não entrega da RAIS ou entrega com erros ou omissões, NÃO isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo Ministério do Trabalho e Emprego.
12. Dados do responsável pela entrega da RAIS
Neste campo devem ser informados os dados cadastrais do escritório de contabilidade, do profissional liberal ou do próprio estabelecimento responsável pela entrega do arquivo.
Durante a gravação do arquivo, serão solicitados os seguintes dados do responsável pelo preenchimento e entrega da declaração:
a) Inscrição do CNPJ/CEI/CPF - selecionar um dos tipos de inscrição e informar o número correspondente;
b) razão social/nome - informar a razão social do estabelecimento ou o nome completo do responsável pela entrega da declaração, no caso de pessoa física;
c) endereço - informar o endereço do estabelecimento ou do responsável pela declaração;
d) e-mail - informar o e-mail para contato;
e) telefone - informar o código DDD e o número do telefone para contato;
f) nome do responsável - informar o nome completo do responsável pela entrega da declaração;
g) data de nascimento - informar a data de nascimento no formato DD/MM/AAAA;
h) CPF do responsável - informar o número do CPF do responsável pela entrega da declaração.
Nota: as informações referentes aos dados do responsável não poderão ser retificadas.
13. Certificação digital
Os estabelecimentos que possuem a partir de 11 vínculos empregatícios deverão utilizar a certificação digital para transmitirem sua declaração. Além da declaração do estabelecimento, o arquivo que tiver 11 vínculos ou mais, também deverá ser transmitido por meio de certificação digital.
Para a entrega das declarações da RAIS deverá ser utilizado certificado digital válido, que tenha sido emitido por Autoridade Certificadora integrante da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil), que não tenha sido revogado e que ainda esteja dentro de seu prazo de validade.
As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser um CPF ou um CNPJ.
Para os demais estabelecimentos que não se enquadram nessa obrigatoriedade, a utilização da certificação digital continuará facultativa, com a opção de transmitirem sua declaração por meio dessa chave privada, caso possuam.
14. Locais para esclarecimento de dúvidas
a) as orientações sobre os procedimentos técnicos de utilização do programa GDRAIS2013, poderão ser obtidas junto à Central de Atendimento do SERPRO pelo telefone 0800-7282326 ou endereço eletrônico: http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br - opção "Fale Conosco".
b) as orientações gerais quanto ao preenchimento da declaração poderão ser obtidas mediante contato com o Ministério do Trabalho e Emprego, pelo e-mail: [email protected].
c) as correspondências para esclarecimentos complementares quanto à declaração da RAIS poderão ser encaminhadas para o endereço especificado abaixo:
Ministério do Trabalho e Emprego
Secretaria de Políticas Públicas de Emprego
Departamento de Emprego e Salário
Coordenação-Geral de Estatísticas do Trabalho
Esplanada dos Ministérios, Bloco "F", Edifício-Anexo, Ala "B" - Sala 204
70059-900 - Brasília/DF.
Fax: (61) 2031-8272
PARTE II
PREENCHIMENTO DAS INFORMAÇÕES DA RAIS
O responsável pelo fornecimento das informações deve observar, rigorosamente, as orientações para o correto preenchimento dos campos do Programa GDRAIS2013, evitando prejuízos ao(a) estabelecimento/entidade e, em especial, aos empregados/servidores, no que se refere ao recebimento do abono salarial pago pelas agências da Caixa Econômica Federal (PIS) ou Banco do Brasil (PASEP).
Para o preenchimento dos campos tipo de Admissão, Vínculo, Grau de Instrução, CBO, Nacionalidade, Raça/Cor e Causas do Desligamento, deve ser verificado o código correspondente a cada empregado e para os campos da Natureza Jurídica, do Município e CNAE, deve ser verificado o código correspondente ao empregador.
Notas:
I após a instalação do programa (item 5.1, Parte I), o declarante deve utilizar o GDRAIS2013 iniciando pela opção "Nova Declaração", preencher os campos que caracterizam o estabelecimento e passar para o preenchimento dos campos referentes às telas "Informações Cadastrais", "Informações Sindicais" e "Informações Econômicas" do estabelecimento. Em seguida, iniciar a declaração dos trabalhadores, utilizando a opção "vínculos" para informar os campos contidos nas opções "Dados Pessoais do Empregado/servidor", "Informações da Admissão", "Vínculo Empregatício", "Afastamento", "Informações Sindicais", "Remunerações Mensais" e "Verbas Pagas na Rescisão";
II é fundamental a conferência detalhada das informações após o preenchimento dos campos. Caso seja verificada qualquer incorreção nos dados declarados, após a entrega das informações, cabe ao declarante proceder às correções, seguindo as orientações descritas no item 10, Parte I.
1. Nova declaração
Para que a entrega da RAIS seja correta, os campos da declaração referentes aos dados do estabelecimento devem ser preenchidos de acordo com as instruções apresentadas a seguir:
A) Ano-base da declaração esta declaração refere-se às informações do ano-base 2013; no caso de encerramento das atividades, assinalar a quadrícula para informar que o estabelecimento está encerrando suas atividades e informar a data de encerramento (dia, mês e ano no formato DD/MM/AAAA).
B) Tipo de declaração - deve ser marcada, obrigatoriamente, uma das opções abaixo, referentes à existência ou não de empregados no ano-base:
RAIS com empregados;
RAIS sem empregados.
B.1) O estabelecimento sem empregados (RAIS NEGATIVA) deve informar se exerceu atividade durante o ano-base 2013, marcando a opção SIM. Caso contrário, deve ser marcada a opção NÃO.
C) Tipo de inscrição - selecionar a opção CNPJ ou CEI, de acordo com o tipo de inscrição do estabelecimento:
C.1) Inscrição no CNPJ/CEI - este campo deve ser preenchido da seguinte forma:
CNPJ - informar o número de inscrição no CNPJ com 14 dígitos, sendo o número básico com 8, a ordem com 4 e o DV com 2 dígitos;
CEI - informar o número da matrícula CEI com 12 dígitos. Não é permitida a utilização de qualquer outro tipo de identificador para o estabelecimento, como CPF, INCRA, etc.
Atenção!
Confira a inscrição CNPJ e a razão social com o Cartão de Identificação da Pessoa Jurídica.
D) Prefixo - este campo não é de preenchimento obrigatório; só deve ser preenchido quando o(a) estabelecimento/entidade tiver que repetir o número do CNPJ dentro do mesmo arquivo para:
a) fornecer as informações de seus empregados em grupos distintos; ou
b) para declarar a vinculação da matrícula CEI de obra ao CNPJ da empresa.
O estabelecimento deverá gerar um subarquivo para cada uma das declarações, as quais serão diferenciadas pelo código de prefixo 01 para o 1º grupo ou 1ª obra, 02 para o 2º grupo ou 2ª obra, e assim por diante. Não informar o DV - Dígito Verificador do CNPJ neste campo.
E) CEI vinculado - este campo deve ser preenchido somente pelo estabelecimento que possuir obra de construção civil. Informar a matrícula CEI neste campo e o CNPJ do(a) estabelecimento/entidade no campo "Inscrição no CNPJ/CEI", conforme segue:
1º - declarar os trabalhadores da empresa (matriz ou filial), iniciando a declaração pela inscrição do CNPJ, prefixo 00, deixando o campo CEI vinculado em branco;
2º - declarar os trabalhadores da obra (canteiro) pelo CEI correspondente àquela obra (utilizando o prefixo 01 para a primeira obra, 02 para segunda obra, e assim por diante) e informar o CNPJ da empresa para caracterizar a vinculação.
As empresas/entidades que possuírem CNPJ e CEI, simultaneamente, devem informar na declaração somente o CNPJ.
F) Razão social do estabelecimento - informar a razão social vigente em dezembro, conforme registro constante no CNPJ da Secretaria da Receita Federal e no CEI.
G) Para uso da empresa - campo não-obrigatório, de livre utilização pela empresa.
Atenção!
Ao concluir o preenchimento dos campos acima, clique no botão "OK" para continuar o preenchimento da declaração.
O botão "Vínculos" não deve ser acionado antes de finalizar o preenchimento das informações referentes ao estabelecimento.
2. Informações referentes ao estabelecimento
Clique na paleta "Informações Cadastrais" para continuar o preenchimento da declaração.
A) Informações cadastrais
Endereço - informar o endereço do estabelecimento:
Logradouro: nome da rua, avenida, praça, etc.;
Número: número da casa, lote, quadra, etc.;
Complemento: número do bloco, apartamento, sala, etc.;
Bairro/distrito: centro, nome da vila, jardim, etc.;
CEP: o Código de Endereçamento Postal (com oito algarismos) deve ser específico da rua, avenida ou bairro. Ex: 70059-900 - Esplanada dos Ministérios, Bloco "F".
Município - selecionar o código, o nome e a UF:
Código: clique no ícone (FIGURA DA LUPA), indique a
Unidade da Federação e selecione o código do seu município ou digite na janela "Localizar" o código do município ou parte do nome do município e acione o botão "Selecionar";
Nome: ao selecionar o código, o nome do município será preenchido automaticamente;
UF: a sigla da Unidade da Federação será preenchida automaticamente.
Telefone - informar o código DDD e o número do telefone para contato;
E-mail - informar o e-mail para contato.
Atenção!
Após o preenchimento desse campo, clique na paleta "Informações Econômicas" para continuar o preenchimento da declaração.
B) Informações econômicas - informar a principal atividade econômica do estabelecimento.
B.1) Atividade econômica (CNAE) - clique no ícone (FIGURA DA LUPA), indique o grupo de atividades a que pertence a empresa/entidade e selecione o código da principal atividade econômica do estabelecimento, de acordo com a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) - versão 2.0, publicada na Resolução CONCLA nº 01, de 4 de setembro de 2006, alterada pelas Resoluções CONCLA nº 02, de 15 de dezembro de 2006, nº 1, de 16 de maio de 2007 e nº 2, de 25/06/2010 ou digite na janela "Localizar" o código do CNAE ou parte da descrição da atividade e acione o botão "Selecionar".
Nota:
Em caso de dúvida, o estabelecimento poderá submeter seu questionamento à Central de Dúvidas da Comissão Nacional de Classificação (CONCLA), por meio do e-mail: [email protected]
B.2) Natureza Jurídica - clicar no ícone correspondente (FIGURA DA LUPA) e indique o código da natureza jurídica do estabelecimento, conforme códigos aprovados pela Comissão Nacional de Classificação (CONCLA) - Resolução CONCLA nº 2, de 14 de novembro de 2008, alterada pelas Resoluções CONCLA nº 1, 14/05/2010 e nº 2, de 21/12/2011 ou digite na janela "Localizar" o código da Natureza Jurídica ou parte da descriç&at