Em tempos de entrega de ECF e ECD, escrituração digital da contabilidade fiscal e societária, respectivamente vem à tona o caso do método das partidas dobradas dos lançamentos contábeis. Assunto tão antigo quanto a contabilidade moderna, quando o Frei Luca Pacioli em 1494 publicou sua obra nessa perspectiva Tractatus de Computis et Scripturis (dando o sentido de Tratado do Computado e Escriturado, interpretação pessoal deste autor). Em tese, o tema deveria estar totalmente pacificado entre os profissionais da área contábil. Todavia, infelizmente, com o advento do uso intensivo da Tecnologia da Informação este conceito tão antigo e valioso vem sendo relegado ao segundo ou ao terceiro plano de prioridades de controles internos das organizações.
Algumas organizações preferem ou conseguem apenas controlar suas movimentações patrimoniais de forma geral, assim entendendo que o controle de forma analítica é desnecessário. Quando, por exemplo, uma empresa recebe depósitos em conta bancária referente a vários documentos de créditos, assume que poderá lançá-los na contabilidade de forma segregada (partidas a débitos na conta banco e em outro momento reconhecer as baixas de títulos – créditos sobre o ativo recebível).
Em outras organizações dizem respeito a, por exemplo, “lote do caixa”. Neste caso os lançamentos são realizados de forma totalmente mesclados (pagamentos, recebimentos, estornos etc) e o total do lote deverá ser coincidente com o saldo de caixa do dia.
Se para efeitos de controle de saldo de caixa é arriscado, para estabelecer o efeito patrimonial na contabilidade é ainda mais arrojado. Ter apenas a ciência de que os valores que ingressaram foram contabilizados não é suficientemente robusto para muitas organizações, até porque é necessário saber a origem e o destino destes recursos.
O Conselho Federal de Contabilidade já esclareceu de forma suficiente esta situação, seja na escrituração convencional, e mais modernamente, na forma digital. Recentes publicações indicam, obviamente, a necessidade da observação criteriosa do método de partidas dobradas. Através da publicação da resolução 1299/2010, mencionada no próprio manual da Escrituração da Contabilidade Digital, em mensagens do próprio programa validador e assinador – PVA, comunicados e em diversos outros pronunciamentos da categoria profissional contábil (palestras e seminários) seria possível que toda a sociedade esteja ciente sobre este requisito.
Os próprios profissionais da tecnologia da informação têm sistematicamente protestado através de publicações no blog www.mauronegruni.com.br sobre esta exigência. Ocorre (eu não quero tomar partido) que não trata-se de uma exigência absurda. Ao contrário, é muito lógica, pois trata de identificar o trânsito de valores, mercadorias, patrimônios, entre outros bens que requerem controle, inclusive contábil.
A alegação de que já há controles suficientes nas organizações reforça a minha tese de contabilização natural pelos sistemas que controlam em nível analítico. Ou seja, se o sistema utilizado controla de forma adequada os ativos da organização, então basta apenas contabilizar de forma também adequada. Não apenas para cumprir uma determinação legal, mas para deixar mais e melhores informações na contabilidade que não é meio, é fim das informações geradas pelos vários organismos da organização. É na peça contábil que muitas operações mostram seus “números” reais (tanto lucro quanto prejuízo).
Quando somos consultados sobre a forma de contabilização e apresentação das peças contábeis onde o controle de lote (conjunto de lançamentos) toma o lugar do fato contábil, assumindo desta forma perante terceiros a falta efetiva de controle na organização, costumo perguntar se a perda de valor da companhia não é problema?! Óbvio. Numa due diligence ou numa auditoria externa os requisitos da escrituração contábil deveriam ser itens obrigatórios para checagem e, portanto, poderiam influir na determinação do valor do negócio.
Lembro, aos melhores leitores interessados no assunto, que o trabalho intelectual de análise deve e só poderá ser executado por pessoas, ou seja por profissionais bem preparados. O volume de informações se pequeno ou grande não deverá ser o parâmetro para a tomada de decisão da forma como será realizada a contabilização e seu detalhamento. Para tratamento de informações em massa, especialmente para o ambiente do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) já temos robôs capazes de realizar o trabalho repetitivo como operar o sistema para que gere os livros, acionar os PVAs e avaliar se houve ou não situações reportadas, gerar relatório de recibos, etc.
Seja no século XV ou nos dias atuais, nada substitui o conhecimento, este é um dos maiores axiomas dos negócios. É meio para as melhores decisões e sempre será o maior ativo que você e sua empresa podem possuir.
Sobretudo, nos dias de hoje em que a robotização já promove eficiência operacional e economia nos processos rotineiros, mais do que nunca o trabalho humano deve focar em melhorias de negócios e condições de vida. Buscar e internalizar conhecimento no ambiente empresarial, desde o uso das seculares partidas dobradas que garantem as melhores informações até a promoção da inovação em rotinas e sistemas que forneçam vantagens competitivas, sejam elas no backoffice ou no core business.
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