No ambiente corporativo, a boa comunicação é encarada como um fator decisivo para selar boas negociações. E saber dizer as palavras corretas no momento mais oportuno pode ser um diferencial competitivo.
“Não adianta a empresa desenvolver um produto brilhante se o empreendedor não souber comunicar a sua relevância para o público”, diz Normann Kestenbaum, especialista em apresentações de negócios da consultoria Baumon e autor do livro Obrigado pela informação que você não me deu.
Manter uma comunicação eficiente é ainda mais importante na medida em que vivemos em uma época de abundância de informação e escassez de tempo. “Hoje, as pessoas estão mais dispersas e com déficit de atenção”, diz Kestenbaum.
Para fazer uma boa apresentação de negócios, não é preciso ter um poder de persuasão e a desenvoltura do Steve Jobs, por exemplo. Mas para convencer uma plateia é necessário evitar erros que podem causar sono em quem está assistindo – ou fazer com que a plateia prefira mexer no smartphone a escutar o que você está falando.
FALAR INFORMAÇÕES IRRELEVANTES
O especialista afirma que muitas pessoas são acostumadas a criar uma apresentação como se fosse um trabalho escolar, com introdução, desenvolvimento e, por último, a conclusão. No entanto, muitas dessas informações são irrelevantes. “É necessário apresentar a conclusão logo no início para despertar o interesse da plateia”, diz Normann.
Contar como foi o difícil criar a apresentação, por exemplo, não soma ponto nenhum com o público. “Hoje, é comum executivos trabalharem mais de 12 horas por dia, inclusive em finais de semana”, afirma Kastenbaum. Para eles, esforço é rotina e não é encarado como sacrifício que mereça recompensa. Neste caso, o importante é se o resultado final do trabalho foi ou não positivo.
Querer demonstrar profundo conhecimento no assunto tratado também é dispensável. “A própria qualidade da exposição vai demonstrar que o apresentador está preparado e que sabe do que está falando”, diz o consultor.
Outro fator desnecessário – e que pode ser bem perigoso – é fazer perguntas para a plateia. Se a resposta for negativa, o apresentador passará por uma saia justa.
USAR ABORDAGEM NARRATIVA
É comum as pessoas gostarem de ouvir boas histórias. Mas num filme, livro ou novela –não exatamente em uma apresentação de negócios. Focar na história da origem da empresa ou nos desafios que o empreendedor enfrentou no estágio inicial do negócio pode tornar a apresentação cansativa. “É necessário sempre manter a objetividade e não dar espaço para o expectador se dispersar”, afirma o especialista.
O mesmo conceito vale para a parte gráfica da apresentação. Não é recomendado usar fontes rebuscadas e imagens que só servem para enfeitar. “É mais importante que o slide seja legível do que bonito.”
ABUSAR DE DETALHES TÉCNICOS
A plateia não está interessada – e provavelmente não vai entender – as especificações técnicas dos produtos e serviços que a empresa desenvolve. “O empreendedor deve se preocupar em comunicar quais são os benefícios que sua empresa pode oferecer”, afirma Kestenbaum.
Um empreendedor que vai vender um software de CRM para varejo, por exemplo, não deve contar na apresentação como funcionam os algoritmos que armazenam e organizam os dados dos clientes na nuvem. Indispensável é falar que, a partir dessa organização, a empresa vai poder acompanhar a evolução das vendas e manter relacionamento com os seus consumidores. “O importante é tangibilizar os efeitos positivos e não os meios que serão usados para chegar ao resultado final.”
UTILIZAR JARGÕES
“Serviço de valor agregado”, “soluções customizadas”, “manter o foco no cliente” e “redução de ruídos de comunicação” são expressões bem comuns no mundo dos negócios. O problema é que não explicam muita coisa. “O apresentador que usa jargão não está dizendo nada de útil”, diz Kestenbaum.
O especialista recomenda discorrer sobre resultados práticos. “Uma empresa está interessada em saber, por exemplo, como poderá reduzir os custos ou aumentar as receitas.”
SER PROLIXO
Fazer uma apresentação enxuta e objetiva não é tarefa fácil – mas é necessário. No entanto, ser conciso não pode ser encarado como cortar parágrafos ou diminuir o tamanho da fonte para que o texto caiba em poucos slides. “Concisão com qualidade é usar pouco conteúdo no slide, mas ter toda a informação organizada na cabeça para saber conduzir oralmente a apresentação de acordo com a interação do público”, afirma Kestenbaum.
O especialista cita que em muitas empresas é comum apresentações de poucas páginas. O empresário mexicano Carlos Slim, presidente da American Móvil e um dos homens mais ricos do mundo, só vê apresentações com um slide. “Quando o apresentador traz informações relevantes e desperta o interesse na plateia pode até conquistar tempo para poder falar mais”, diz o especialista.
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