Como administrar seu tempo livre

Quem nunca escutou algum colega ou chefe dizer que não pode se desconectar do trabalho durante as férias ou, ainda pior, que fica conectado e lendo emails até muito tarde quando chega em casa. Isso se trata de um costume bastante comum entre os executivos que permitem que seu trabalho passe a controlar sua vida pessoal.

Este mal, que ataca todos os profissionais sem discriminar sexo, idade e nem cargo, pode ser questionado. Ao menos isso está em evidência no livro “Thrive”, de Arianna Huffington, onde relata sua experiência como uma viciada em trabalho, os problemas que isso lhe trouxe e como conseguiu controlar a situação.

Para Daniel Rosales, master coach e diretor da Escola Latinoamericana de Coaching, “a gestão de tempo é um dos problemas recorrentes que trazem as pessoas à conversação de coaching”. O especialista disse entender “que não é um tema relacionado à falta de capacidade, mas o que ocorre é que as pessoas, inseridas em uma cultura predominantemente reativa, vão ‘ocupando’ seu tempo cada vez mais, buscando reagir ou adaptar-se a um mundo em constante mudança”.

Portanto, há essa sensação de que a gente não vive a vida. Mas, gerir o tempo não é algo fácil. Isaías Sharopn, coach internacional e diretor executivo da Smart Coach, disse que a autogestão pode ser considerada a habilidade mais complexa desta cultura. A complicação, disse, “está na ilusão de que temos que aprender a controlar-nos e gerir-nos a nós mesmos sem desculpas nem pressões externas”.

Esta necessidade de estar em um constante estado de trabalho pode ser estimulada de alguma maneira pelos aparatos tecnológicos e pela conectividade, que pode gerar estresse e esgotamento. Em casos extremos, pode-se cair em um estado de trabalho compulsivo. Para Rosales, “como qualquer vício, não se trata de uma ação ou substância que está o empoderando, mas sim a pessoa que, ao invés de controlar, termina sendo controlada”.

Como consequência, uma pessoa que ocupa a maior parte de seu tempo para resolver tarefas do trabalho - e que pode não ter dado conta - começa a ter assuntos pendentes em todos os âmbitos, tanto pessoais quanto profissionais.

E como primeira consequência, é possível que a pessoa comece a eleger como prioritárias as tarefas urgentes, e não as importantes. Entretanto, também existem outras complicações mais emocionais. De acordo com Daniel Rosales, “esse contínuo oscilar entre passado e futuro gera emoções de ansiedade, cuja base é o medo das fantasias se tornarem realidade; autoexigência e frustação, por exemplo, quando há uma sucessão de erros, atrasos, entre outras coisas; e de insatisfação ao se perder o prazer da diversão e contato com o tempo ‘presente’”.

Contudo, é possível manter o controle e gerir esse tempo livre, de forma a deixar certos espaços para o descanso, que são necessários. Deve-se levar em consideração que uma forma saudável de poder recuperar energia é manter a mente e as ações em focos diferentes, o que permite que as pessoas se distraiam e recuperem as energias.

Para mudar essa conduta, o primeiro passo é tomar consciência de que a forma de pensar refletirá nas ações, e das ações surgem hábitos. De acordo com Sharon, “romper com esses hábitos não é uma tarefa fácil, mas muitas vezes é algo necessário e permite marcar o ritmo, que nos ajuda a gerar novos hábitos para cumprir com nossos compromissos e alcançar nossos desafios”.

Tendo mais clara a situação de desorganização em que se vive, é preciso agir.

Reflexão. Tomar consciência do problema é muito importante. É através desta maneira que as pessoas podem distinguir as consequências de seus atos. “Dizemos no coaching que o primeiro passo é tomar consciência da emoção que é gerada pela desorganização permanente, desordem, reatividade e pela confusão entre o urgente e o importante. Ter ‘contato emocional’ com a ‘realidade presente’”, disse Daniel Rosales. Isto ajudará a pessoa a conseguir dizer basta e a abrir um espaço para discutir sobre a realidade em que ela se permite viver.

Lista de tarefas. Isaías Sharon aconselha priorizar os trabalhos e ordená-los de acordo com sua importância, urgência, impacto e esforço requerido. É bastante prático contar com suas metas mensais, objetivos semanais e listas de tarefas diárias. Na elaboração da lista de atividades cotidianas, é conviniente ir apagando as tarefas que vão sendo cumpridas.

“Se algo cair em pendência, o correto é passar para a lista do dia seguinte, e dessa maneira poderemos saber o quanto avançamos cada dia no cumprimento das diferentes tarefas que devemos realizar e que são necessárias ou importantes”, disse Sharon.

Contudo, para isto é relevante identificar as ações que são prioritárias. Sobre isto mesmo, Rosales complementa que “as prioridades são estabelecidas pelo criador [das listas] em termos do valor que é determinado a cada uma das ações para atingir o futuro planejado”.

Sharon complementa que “as prioridades se medem de uma maneira importante por seu impacto. Se há uma tarefa que traz resultados vitais para a organização porque gera grandes impactos no negócio, se faz necessário colocá-la no início das nossas listas de atividade até que sejam totalmente cumpridas, pois são esses os tipos de tarefas que darão prosseguimento a outras que podem ser realizadas e tenham maior sentido”. A sua vez, também é importante identificar aquelas tarefas que são únicas e podem ser realizadas rapidamente, e que por isso não valem ser adiadas.

Nada de tecnologia. Os aparatos móveis, como celulares ou tablets, fomentam que as pessoas estão conectadas a qualquer lugar e hora. Assim como dito anteriormente, se trata de uma espécie de descontrole ante às novas tecnologias. Diante desta realidade, o ideal é não responder emails de trabalho fora do horário do expediente, nem atender telefonemas.

Construir estruturas. Isaías Sharon aconselha administrar as agendas ou os espaços destinados ao planejamento. “Um quadro ou caderno com nossas listas de tarefas, etc, são pequenas ferramentas que podemos adotar para simplificar a realização de nossas atividades, gestionar e priorizar nosso trabalho, o que acarreta na obtenção de melhores resultados”, disse.