Atualmente, o mundo corporativo está cada vez mais competitivo e dinâmico, e é constante a necessidade das empresas em se manterem cada vez mais ágeis e organizadas.
Diferentes segmentos de negócio buscam aumentar o seu grau de maturidade na gestão de seus projetos, através do planejamento, controle e intenso acompanhamento.
Neste contexto, os PMOs – Project Management Offices, ou escritórios de projetos, figuram hoje como uma estrutura estratégica e de grande importância no meio corporativo.
O Escritório de Projetos é a unidade organizacional responsável pela gestão e condução integrada dos projetos da organização, sendo responsável por prover a comunicação, produtos e serviços.
Além disso, a implantação do escritório de projetos contribuirá para garantir os objetivos dos projetos ao direcionamento estratégico da organização, promovendo a aproximação e suporte da equipe operacional com os níveis executivos.
O PMO simplifica, facilita e aperfeiçoa o gerenciamento de projetos, buscando sempre otimizar os quesitos custo, prazo e qualidade, se mostrando extremamente eficiente em empresas que possuem uma carteira numerosa de projetos.
Assim, os responsáveis pelos produtos e áreas de negócios nas organizações se liberam para “fazer as coisas acontecerem”, acompanhando o desenvolvimento de entregáveis, interagindo com clientes, liderando suas equipes, gerindo suas áreas de negócios, etc.
Aumentando os Níveis de Maturidade
Um PMO eficiente trabalha para disseminar corretamente a metodologia de gerenciamento de projetos (PMI), sempre analisando a maturidade da organização, a fim de garantir a perfeita aplicabilidade de todas as disciplinas de gestão de projetos.
Além disso, o PMO planeja a evolução da empresa no gerenciamento de projetos, mapeando habilidades e competências presentes na organização, detectando possíveis gaps de conhecimento, para elaborar programas de capacitação direcionados.
A ideia é tornar o PMO um centro de informações e controle, mantendo documentações históricas de indicadores de desempenho e qualidade dos projetos realizados, possibilitando detectar processos ineficientes e criar ações de melhoria contínua na execução de projetos.
5 passos para criar um Escritório de Projetos
Em razão de sua complexidade e característica multifacetada, a criação de um escritório de projetos requer um processo de conscientização e aculturamento organizacional que deve ser planejado e executado de forma gradual.
Geralmente, são necessários alguns passos para criação e amadurecimento de um escritório de projetos em uma organização:
1. Diagnóstico para identificação do grau de maturidade da organização em gestão de projetos
2. Levantamento de dados e modelagem do escritório de projetos a ser implementado, levando em consideração as expectativas e estratégias definidas pelos níveis executivos das organizações.
3. Implantação do novo modelo e plano piloto para medição dos resultados atingidos.
4. Roll out do modelo implantado para toda a carteira de projetos das organizações.
5. Implantação dos processos de quality assurance e auditoria para garantir que os objetivos dos projetos estão sendo atingidos na prática.
As responsabilidades e objetivos dos escritórios de projetos, assim como os serviços e produtos por eles fornecidos, podem variar de organização para organização. Portanto, é muito importante o alinhamento dos objetivos do escritório de projetos com os objetivos estratégicos de sua organização.
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