Endereçamento das rotinas contábeis e administrativas de uma instituição sem fins lucrativos.

RESUMO

O presente artigo tem como objetivo demonstrar o endereçamento das rotinas contábeis e administrativas para uma instituição sem fins lucrativos. Para realização deste, foi elaborado um estudo de caso na Associação SMS. Onde através deste estudo verificamos que o endereçamento correto das rotinas contábeis no plano de contas, auxilia a gerencia da entidade na tomada de decisões corretas, através de apresentações de relatórios e assessorando a administração na escolha das melhores estratégias. Mostrando que as instituições sem fins lucrativos necessitam de um plano de contas elaborado especificamente para a sua categoria. Contudo este vem reforçando a importância do controle interno das organizações, salientando também sua eficácia quanto a forma de prevenção a fraudes, desvios e erros dentro da instituição.

Palavras chave: Plano de contas – Endereçamento – Instituição do Terceiro setor

As entidades sem fins lucrativos são privadas e sem fins econômicos, mas independente do seu objetivo, toda e qualquer organização necessita de um plano de contas elaborado com clareza. Atualmente essas instituições estão tendo uma maior atenção, com relação ao endereçamento de suas atividades e movimentações. Para evitar que haja fraudes e corrupção seu plano de contas e suas rotinas contábeis devem ter transparência na sua construção.A instituição conhecendo o plano de contas e este sendo adaptado para suas atividades, consegue-se melhores relatórios e assim acertar quais as decisões mais sensatas.

As entidades sem fins lucrativos estão, cada vez mais adquirindo papel de destaque no contexto social e econômico do país. O fato é que elas possuem controles internos, mas nem todos estão adequados a sua realidade. Tendo em vista o cenário atual da economia, as empresas, sejam elas entidades com finalidades lucrativas ou não, precisam de um plano de contas que lhe traga orientação e direcionamento para seu sucesso.

O endereçamento correto do plano de contas, é fundamental para que seus recursos sejam empregados de forma que não haja desperdícios ou desvios e sim para a busca de informações importantes na tomada de decisão.

Portanto, a relevância deste estudo consiste em mostrar a aplicação dos controles internos nas organizações, identificar e compreender quais as melhores formas de endereçamento das rotinas contábeis e administrativas.

Assim como as demais áreas de conhecimento, a contabilidade desenvolveu-se buscando responder aos anseios da sociedade, tendo como objetivo gerar informações para o controle e tomada de decisões. (Favero, 2009 p.1)

No início o principal objetivo da contabilidade era manter o controle de quanto entrou e saiu de uma empresa, se o valor investido teve retorno ou não. Hoje vai muito mais longe do que isso, pois além de informar a situação da empresa como um todo, pode-se ter um direcionamento de atitudes que poderão ser tomadas. Em situações onde envolva um investimento muito alto, a contabilidade pode fazer uma previa em quanto tempo vai ter o retorno, e se é viável ou não.

Contabilidade é um instrumento que fornece o máximo de informações úteis para a tomada de decisões dentro e fora da empresa, ela não deve ser feita visando basicamente atender às exigências do governo, mas, o que é muito mais importante, auxiliar as pessoas a tomarem decisões. (Marion, 2009).

Entende-se que o principal objetivo de contabilidade é exclusivamente gerar informações para o controle e decidir as melhores estratégias a serem adotadas. Ela permite orientar a tomada de decisões dentro e fora da empresa e não apenas atender a demanda do governo. .A contabilidade tem o intuito muito além de atender as exigências do fisco, tem o comprometimento de auxiliar os administradores, gerente e diretores, a entender como a empresa está no momento auxiliando nas decisões e estratégias que forem optadas.

A finalidade da contabilidade é registrar, controlar e demonstrar os fatos ocorridos no patrimônio, objetivando fornecer informações sobre sua composição e variações, bem como sobre o resultado econômico decorrente da gestão da riqueza patrimonial. (FRANCO1989, p.22)

A contabilidade não está apenas disponível para as empresas privadas de comércio, venda e compra que visam lucro. Mas existem alguns outros tipos de entidades como as fundações, associações e ONGs.

As associações são pessoas jurídicas formadas pela união de pessoas que se organizam para a realização de atividades não-econômicas, ou seja, sem finalidades lucrativas. (Andréa Ribas Silva de Azevedo Maria do Carmo Nóbrega p.23)

Associações têm como intuito de promover atividades sem fins lucrativos, onde se destinam a beneficiar seus associados e a comunidade em que está inserida. Buscando promover eventos e benfeitorias, mantendo sempre o foco no desenvolvimento econômico e cultural da sociedade.

São organizações sem fins lucrativos, as quais podem ser públicas ou privadas. São instituídas a partir da destinação de um patrimônio com a finalidade de servir a uma causa, podendo esta ser de fins religiosos, morais, culturais ou de assistência. Não é necessária a reunião de várias pessoas para constituí-la, como no caso das associações. No caso das fundações públicas estas são entidades de personalidade jurídica de direito público, sem fins lucrativos, criadas por autorização legislativa para o desenvolvimento de atividades de interesse público (educação, cultura e pesquisa, entre outras). Para fins deste guia são abordadas somente as fundações privadas. (Monser; 2011 p. 15,)

As atividades desenvolvidas pelas associações têm a intenção de trazer melhorias para seus associados, e para o meio em que está inserida, agregando valor ao que de melhor tem na cidade, transformando isto em oportunidades para empresário e grandes empresas.

É representado pelas entidades sem finalidade de lucro. A característica principal dessas organizações é que não visam ao lucro. Os recursos são oriundos da própria atividade, além de doações, subvenções e financiamentos, sendo que a sua aplicação deve ser integralmente na própria atividade a qual foi instituída, de acordo com estatuto. No caso de eventual superávit este não deve ser distribuído aos associados/membros. Portanto, o resultado superavitário deverá ser reinvestido nas atividades fins das entidades. (Monser; 2011 p. 13,)

A contabilidade para este tipo de instituição tem algumas diferenciações e seu plano de contas deve ser adequado a suas necessidades, como seu objetivo não é obter lucro, a receita que advém de seus associados e conveniados deve cobrir seus custos e ainda suprir as ações que são realizadas.

Segundo Almeida, o plano de contas representa uma relação de contas codificadas, com a descrição da natureza do saldo e quando deve ser debitada e creditada. O objetivo principal do plano de contas é possibilitar o registro ordenado e consistente das transações da sociedade. (2010, p.13)

Segundo Hilário “O plano de contas é um dos aspectos mais importantes da organização contábil, e destina-se a orientar o registro das operações, oferecendo a (2009, p. 123).

Plano de contas é o endereço das contas, como as de pagamentos e receitas que a entidade realiza durante determinado período, e são guardadas as informações, para que no futuro possa ser efetuado relatórios demonstrando as movimentações que ocorreram, dando um direcionamento para que o presidente e diretores decidam a melhor estratégia a ser colocada em prática.

A estratégia corresponde ao padrão global de decisões e ações que posicionam a organização em seu ambiente de longo prazo. A estratégia define “o que” a empresa pretende fazer, qual negócio pretende realizar e qual destino seguir (Slack,1997, p.40)

Uma estratégia aplicada corretamente no momento correto é resultado de um relatório bem feito por consequência um plano de contas adequado corretamente a sua instituição.

A principal finalidade de plano de contas é a desservir de meio de orientação na escrituração contábil, possibilitando sua padronização e protegendo a empresa contra os erros naturais motivados pela ausência de sistematização. Uma empresa que não possui um plano de contas adequado fatalmente dará lugar à abertura de contas indevidas, em duplicidade, com objetos confusos, com funções em plena colisão etc. (José Luiz, et AL;2005, p.121).

Com um plano de contas bem elaborado, com seu endereçamento correto, a instituição tem uma visão melhor das próximas decisões e estratégias que podem ser tomadas. A estratégia correta leva ao êxito, com isso uma melhor repercussão.

Segundo Favero (2009 p. 147 ), estrutura de plano de contas

ATIVO CIRCULANTE

Investimentos Temporários

Despesas do Exercício Seguinte

ATIVO REALIZÁVEL A LONGO PRAZO

Investimentos Temporários

Despesas de Exercícios Seguintes

ATIVO PERMANENTE

CONTAS DE COMPENSAÇÃO

Contratos e empenhos

Riscos e Ônus Patrimoniais

Valores de terceiros

Valores em poder de terceiros

PASSIVO CIRCULANTE

PASSIVO EXIGÍVEL A LONGO PRAZO

RESULTADO DE EXERCÍCIOS FUTUROS

Receitas diferidas

(-) Custos e / ou Despesas diferidas

PATRIMÔNIO LÍQUIDO

Capital Social

(-) Capital a integralizar

Reservas de Capital

Ajustes de Avaliação Patrimonial

Reservas de Lucros

Prejuízos Acumulados

(-) Ações em tesouraria

CONTAS DE COMPENSAÇÃO

Contratos e empenhos

Riscos e Ônus Patrimoniais

Valores de terceiros

Valores em poder de terceiros

CONTAS DE RESULTADOS

Receitas Operacionais

Custos das mercadorias Vendidas

Despesas operacionais

Resultado não operacional

Participações e contribuições

Resultado do Exercício

Observa-se de que o plano de contas possibilita o registro ordenado e consistente das transações da sociedade. Ele é considerado um dos fatores mais importantes da organização contábil, e tem como objetivo orientar o registro de operações com transparência e segurança. Pois desta maneira facilitará a proteção e padronização da empresa para que não cometam equívocos financeiros acarretando em prejuízos de contas indevidas, em duplicidade e outras situações desagradáveis.

Estudo de Caso

A entidade sem fins lucrativos que foi motivo de estudo está localizada na região sul do estado do Paraná no município de São Mateus do Sul, com a razão social Associação SMS, atualmente formada por uma equipe de quatro funcionários, presidente, diretores e secretários. Onde na sua lista de atividade que são oferecidos aos seus associados, empresário e clientes têm os seguintes serviços: certificado digital, convênios médicos e profissionais na área da saúde, consulta ao SERASA e SPC Brasil, Junta Comercial.

Para que a instituição possa desenvolver suas atividades da melhor forma, seu presidente e diretores precisam de uma equipe que elaborem relatórios onde demonstrem a real situação desta. Sendo imprescindível e de fundamental a análise e o endereçamento correto das contas. Podendo assim esses relatórios ajudar a esclarecer e orientar aos seus diretores nas tomadas decisões.

Seguindo esta linha de raciocínio onde o endereçamento correto é primordial para a entidade, conhecer e identificar cada conta de seu plano de contas é de essencial importância.

Segundo Guia IOB de Contabilidade (1992) define-se o Balanço Patrimonial Explicativo da seguinte forma

Ativo

Esta conta tem a função de agrupar os lançamentos contábeis que registrarão bens e direitos da empresa. Refere-se a somatória do ativo circulante, ativo realizável a longo Prazo e ativo permanente.

Circulante

Esta conta tem a função de agrupar todos os lançamentos contábeis que vão registrar os direitos recebidos até a data do encerramento do exercício seguinte.

Caixa

Esta conta tem a função de agrupar todos os lançamentos de entradas e saídas físicas de dinheiro. Será debitada toda vez que forem registradas entradas físicas de dinheiro na empresa, e o crédito ocorrerá pela saída física de dinheiro da empresa.

Bancos conta movimento

Esta conta tem a função de agrupar os lançamentos contábeis referentes as movimentações nas contas bancárias da empresa.

Aplicações Financeiras

Esta conta tem valores aplicados em instituições financeiras, na qual tem a função de obtenção de receita através de títulos.

Créditos a Receber

Esta conta deve agrupar todos os lançamentos contábeis referentes aos direitos de crédito da empresa.

Adiantamentos a Empregados

Esta conta Registrará os direitos da empresa sobre os adiantamentos feitos aos empregados.

A conta Adiantamento de salários a empregados deverá ser debitada quando houver o adiantamento do salário ao empregado, desta forma em contra partida ocorrerá com crédito na conta caixa se o adiantamento for em dinheiro, ou um crédito na conta banco se o adiantamento for em cheque.

O crédito na conta adiantamentos de salários irá ocorrer no momento do desconto do empregado na data em que for fechada a folha de pagamento.

Ativo não circulante

Realizável a Longo Prazo

Esta conta Irá agrupar todos os lançamentos contábeis realizáveis após a data do encerramento do exercício seguinte.

Investimentos

Esta conta está destinada todos os lançamentos contábeis onde constama participação em outras sociedades e de direito de qualquer natureza não classificáveis no ativo circulante.

Imobilizado

Sua função é agrupar os lançamentos contábeis das aquisições de bens ou direitos para os desenvolvimentos das atividades da empresa.

Depreciação Acumulada

Sua função é agrupar os lançamentos contábeis que registraram as quotas de depreciação dos bens, só são depreciados os bens materiais.

Intangível

Esta conta deve ser registrada e controlar todos os bens sem natureza física.

(-) Amortização Acumulada

Irá agrupar os lançamentos contábeis que registram a amortização, só sofreram amortização os direitos de uso que tenham prazo determinado para seu uso.

Passivo

Sua função é agrupar os lançamentos contábeis referentes as obrigações da empresa e seus pagamentos. Levando em consideração o tempo de pagamento, as contas de curto prazo que são pagas até o encerramento do exercício são registradas no passivo circulante e as contas pagas depois do encerramento do exercício são registradas no exigível a longo prazo.

Circulante

Irá agrupar os lançamentos contábeis referentes às obrigações pagas a curto prazo.

Fornecedor

Esta conta irá registrar as compras feitas junto a fornecedores, que são pagas a curto prazo ou com pagamentos à vista .

Obrigações trabalhistas

Esta conta irá registrar os pagamentos referentes ao salário dos empregados, incluindo salários normais, horas extras e adicionais.

Obrigações Tributárias/sociais

A função desta conta é registrar os lançamentos contábeis das obrigações tributárias e sociais segundo o regime de competência. As obrigações serão a soma dos impostos retidos e recolher, impostos e contribuições sobre o lucro, impostos e contribuições sobre receitas.

Empréstimos e Financiamentos

A função desta conta é registrar os empréstimos ou financiamentos feitos pela empresa, a serem pagos até a data de encerramento do exercício.

Contas a pagar

A função desta conta é registrar e controlar outras obrigações junto a pessoas ou empresas decorrentes da aquisição de bens ou serviços.

Passivo não circulante

Esta conta irá agrupar os lançamentos contábeis que irão registrar as contas a serem pagas depois do encerramento do exercício seguinte.

Patrimônio Líquido

Esta conta tem a função endereçar as contas de capital social, reservas lucros ou prejuízos acumulados.

Patrimônio social

Esta conta tem a função de agrupar os lançamentos contábeis que irão registrar o capital social da empresa.

Outras Reservas

Esta conta tem a função de agrupar os lançamentos que irão registrar a constituição de reservas e sua destinação.

Demonstração do Resultado do período

Receitas Operacionais

Esta conta deve agrupar todos os lançamentos que registram as receitas da entidade.

Mensalidades e contribuições

Esta conta deve agrupar todos os lançamentos contábeis referentes ao direito de recebimento das mensalidades de seus associados.

Promoções e eventos

Esta conta deve ser registrada todas as receitas que são recebidas das promoções e eventos que a entidade promove.

Convênios

Esta conta deve ser registrada todas as receitas advindas dos convênios firmados entre a entidade e um órgão público ou empresa privada.

Despesas

Despesas com pessoal

Esta conta deve agrupar as despesas com salários, tributos e benefícios sociais.

Salários

Esta conta deve agrupar os gastos com salários dos empregados.

Encargos Sociais

Esta conta deve ser agrupada todas os encargos que as empresas pagam sobre os salários dos funcionários.

Despesas Administrativas

Esta conta deve ser agrupada todas as despesas com a estrutura administrativa.

Manutenção

Esta conta deve agrupar todas as despesas com manutenção e conservação dos móveis.

Depreciação e Amortização

Esta conta deve agrupar os encargos incorridos com a depreciação e amortização dos bens e direitos registrados.

Impostos e taxas

Esta conta de agrupar as despesas ocorridas com impostos taxas e contribuições que devem ser recolhidas ao governo.

Fonte: Os autores baseado ITG2002

II. DEMONSTRAÇÃO DO RESULTADO DO PERÍODO

Fonte: Os autores baseado ITG 2002

Conclusão

Através deste trabalho conclui-se que um endereçamento correto do plano de contas além de auxiliar na administração da entidade, também nos dá uma visão futura da empresa, conseguindo assim identificar as melhores estratégias a serem adotadas e situações futuras.

A contabilidade por sua vez, vem com o tempo contribuído para a evolução, de seu modo de endereçar e contabilizar seus movimentos. Com a renovação de suas instruções e após a informatização, vieram os sistemas de contabilidade mais detalhados que apresentam relatórios mais completos e de certa forma mais direcionado e com maior clareza para a sua interpretação, com informação rápida, precisa e principalmente atingindo o objetivo maior que é apresentar informações para tomadas de decisões e evitando imprevistos.

Independentemente do tipo de organizações em que se trata, seja ela, empresas privadas, com fins lucrativos ou até mesmo as de terceiro setor, quando falamos do assunto contabilidade, toda e qualquer informação apresentada precisa ser transparente, clara para não gerar duvidas a seus gestores e demais usuários.

Como o estudo deste trabalho foi voltado a uma instituição sem fins lucrativos, essas contribuições, são de grande importância para as instituições de terceiro setor, pois deve-se ter uma maior transparência nas atitudes tomadas pelos seus gestores, pois não visam lucros, por isso seu plano de conta, e seu endereçamento deve ser elaborado de maneira clara e eficaz.

Para a aplicação prática do tema plano de contas e o endereçamento das rotinas contábeis foi realizado um estudo de caso, onde se levantaram os dados através da análise do plano de contas que a instituição já possuía confrontando informações com as normativas apresentadas pelo Conselho Regional de Contabilidade,onde foi observado e identificado a maneira mais adequada para o endereçamento das contas.

O plano de contas é a base inicial de toda empresa, ele precisa ser específico, e com uma estrutura que suporte e possibilite adaptações conforme a necessidade da empresa,pois um plano de contas inadequado pode apresentar em seus relatórios informações distorcidas e que darão uma visão equivocada da real situação da instituição.

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UNIVERSIDADE ESTADUAL DE PONTA GROSSA – UEPG

CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS

ESTÁGIO SUPERVISIONADO II

PROFESSOR RONI SIMÃO

04 JUN. 2014