Fundamentais na gestão de um condomínio, as assembleias até hoje são mal vistas. Quando não são tediosas e longas, indo até tarde da noite, terminam em discussão e até mesmo agressões físicas entre vizinhos. Os grandes culpados são a falta de objetividade e o tempo de duração dessas reuniões.
Isso, de acordo com Daphnis Citti de Lauro, sócio da CITTI Assessoria Imobiliária. “As pessoas conversam entre si, discutem, falam todas ao mesmo tempo e até abordam coisas que nada têm a ver com o que está sendo tratado. Com isso, as assembleias se alongam, os participantes se cansam e vão se retirando pouco a pouco, com o firme propósito de não participarem da próxima”, diz ele.
Segundo Daphnis, é possível, com algumas atitudes, tornar esses encontros mais atrativos, tranquilos e produtivos. “O ideal é que a assembleia tenha no máximo uma hora e meia, com a pauta sendo seguida à risca. Isso tornará o ambiente agradável e construtivo, facilitando a tomada de decisões.”
Confira 7 dicas do especialistas:
1 - Elaborar uma pauta curta
É melhor realizar mais assembleias durante o ano com, no máximo, três itens, do que uma anual com nove ou dez. Elas serão mais rápidas, não cansarão, e propiciarão maior objetividade e melhores resultados;
2 - Não incluir assuntos gerais (sempre que possível)
Pedidos, sugestões ou queixas podem ser feitas pessoalmente, por e-mail ou telefonema. Não é preciso esperar a assembleia para reclamar do hall do andar que está sujo, do vaso cuja planta está morrendo, do porteiro noturno que dorme, etc.
3 - Não permitir debate das decisões da última assembleia
Em muitas ocasiões, os condôminos pensam ser possível rediscutir os assuntos da assembleia passada, quando na verdade é feita uma leitura apenas da redação que se ratifica ou altera. Isso acontece quando certo trecho não refletiu exatamente o que foi dito ou decidido ou, ainda, algo foi omitido. Alguns insatisfeitos com as decisões do encontro anterior aproveitam-se deste item para tentar alterá-las, o que não é possível nem deve ser permitido.
4 - Distribuir a previsão orçamentária com antecedência
Desta forma, os condôminos poderão ler detalhadamente e decidir com maior propriedade, evitando perda de tempo. O síndico e a administradora encontram muita dificuldade em fazer com que os condôminos entendam o objetivo da previsão, que é definir pela manutenção ou aumento do valor da taxa condominial. Isso baseado em números das despesas e receitas. O problema é que muitas vezes os condôminos, nas assembleias, não entendem o objetivo da previsão orçamentária, fazem críticas pontuais aos valores constantes da previsão e desviando o foco. A discussão sobre medidas para diminuir as despesas não é a finalidade desse item.
5 - Locar uma sala fora do condomínio para realização da assembleia
Em geral, as reuniões são realizadas no salão de festas. Estes espaços, além de terem eco, o que causam incômodo especialmente a moradores de andares próximos, geram um clima informal demais, incentivando mais a conversa do que a discussão e decisão de assuntos importantes. Existem muitas salas com preço razoável para locação, com cadeiras, mesa, equipamento de projeção e que tornam a reunião mais profissional.
6 - Definir o tempo
Preferencialmente, incluir nas convocações o tempo para exposição do assunto e para os debates. Cinco minutos por pessoa é suficiente. É lógico que não será respeitado, mas ajudará o presidente da assembleia a colocar os assuntos logo em votação.
7 - Escolher presidente um condômino que seja objetivo
Ele precisará controlar o andamento dos trabalhos de forma a não deixar que as discussões fiquem intermináveis. E que, após debates, coloque logo o assunto em votação.
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