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A Receita Federal esclareceu que produtores rurais pessoas físicas devem registrar as despesas no Livro Caixa na data em que o pagamento for efetivamente realizado, e não no momento da emissão da nota fiscal. O entendimento consta na Solução de Consulta Cosit nº 167/2026, publicada no Diário Oficial da União (DOU) em 9 de setembro, e orienta a apuração do resultado tributável da atividade rural para fins de Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF).

A manifestação foi emitida pela Coordenação-Geral de Tributação (Cosit) após um contribuinte questionar qual data deveria ser considerada na escrituração: a emissão do documento fiscal ou a quitação da despesa. Ao analisar a questão, o órgão concluiu que deve prevalecer o momento do desembolso financeiro, em razão do regime de caixa previsto na legislação.

A orientação também alcança a escrituração do Livro Caixa Digital do Produtor Rural (LCDPR), respeitadas as regras específicas de obrigatoriedade e entrega do arquivo digital.

Regime de caixa determina quando a despesa deve ser lançada

A conclusão da Receita Federal está fundamentada no artigo 4º da Lei nº 8.023/1990, que estabelece que o resultado da atividade rural corresponde à diferença entre as receitas recebidas e as despesas pagas durante o ano-base.

Na prática, isso significa que a emissão de uma nota fiscal, por si só, não autoriza o registro da despesa como valor pago para fins de apuração do resultado tributável. Quando a aquisição ou contratação ocorre em um período, mas o pagamento é realizado posteriormente, o lançamento deve acompanhar a data em que o valor foi efetivamente quitado.

A legislação também determina que os investimentos sejam considerados despesas no mês do efetivo pagamento. Dessa forma, o momento da saída dos recursos financeiros é utilizado como referência para a escrituração desses valores.

O entendimento foi reforçado pela Receita Federal com base na Instrução Normativa SRF nº 83/2001, que disciplina a tributação dos resultados da atividade rural e estabelece a apuração pela diferença entre receitas recebidas e despesas de custeio e investimentos pagos no ano-calendário.

Livro Caixa deve reunir receitas, despesas e investimentos da atividade rural

A escrituração do Livro Caixa é utilizada para apurar o resultado da exploração da atividade rural por pessoas físicas. Conforme o artigo 18 da Lei nº 9.250/1995, o registro deve contemplar as receitas, as despesas de custeio, os investimentos e os demais valores relacionados à atividade.

A norma também exige que o produtor rural mantenha documentos capazes de comprovar as informações declaradas. Os comprovantes precisam identificar o adquirente ou beneficiário, o valor e a data da operação, permanecendo disponíveis para eventual fiscalização da Receita Federal.

Esse cuidado é importante porque a escrituração deve refletir as movimentações financeiras efetivamente realizadas. Assim, notas fiscais e outros documentos fiscais precisam ser relacionados aos respectivos pagamentos para que os lançamentos correspondam ao período correto de apuração.

A orientação da Solução de Consulta Cosit nº 167/2026 reforça que o registro da despesa deve observar a data do pagamento, inclusive quando a emissão do documento fiscal e a quitação ocorrerem em anos-calendário diferentes.

Regra também se aplica ao Livro Caixa Digital do Produtor Rural

O entendimento da Receita Federal também deve ser observado na escrituração do Livro Caixa Digital do Produtor Rural (LCDPR), que corresponde à versão digital do Livro Caixa exigida de determinados contribuintes.

O LCDPR reúne informações sobre receitas, despesas e investimentos da exploração rural e deve seguir os critérios de apuração estabelecidos na legislação do Imposto de Renda. Portanto, a data de pagamento também deve ser considerada nos lançamentos de despesas.

Para os profissionais contábeis que atendem produtores rurais, a orientação exige atenção à conciliação entre documentos fiscais, comprovantes financeiros e registros do Livro Caixa. A identificação correta do período de pagamento permite manter a escrituração alinhada ao regime de caixa utilizado na apuração do resultado tributável.

O que diz a Solução de Consulta Cosit nº 167/2026?

A manifestação da Receita Federal foi emitida em 31 de agosto de 2026 e publicada no DOU em 9 de setembro. O documento analisou especificamente a dúvida sobre a utilização da data de emissão da nota fiscal ou da data de pagamento para registrar despesas dedutíveis no Livro Caixa do produtor rural.

Na resposta, a Cosit concluiu que o lançamento deve ocorrer na data em que a despesa for paga. O posicionamento foi fundamentado na Lei nº 8.023/1990, na Lei nº 9.250/1995 e na Instrução Normativa SRF nº 83/2001.

A solução também ressalva que esse tipo de manifestação interpreta a legislação tributária considerando os fatos apresentados pelo contribuinte na consulta, sem validar automaticamente as informações ou classificações fiscais fornecidas por ele.

Com isso, a Receita Federal esclarece que a emissão da nota fiscal não é o marco temporal para o registro da despesa no Livro Caixa: o critério aplicável é o efetivo pagamento, conforme o regime de caixa da atividade rural.