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A Reforma Tributária já começou a mudar a rotina de emissão de notas fiscais no Brasil. Com a implantação dos novos tributos sobre o consumo, empresas de diferentes setores precisam adaptar seus documentos fiscais eletrônicos para incluir informações relacionadas ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS).

A mudança exige atenção de empresários, profissionais da contabilidade e equipes fiscais. Os documentos passam a apresentar novos campos, códigos de classificação tributária e informações que permitirão identificar como cada operação será tratada pelas regras do novo sistema.

A adaptação não acontece de uma só vez. A Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS estabeleceram um calendário progressivo, considerando os diferentes modelos de documentos fiscais e as particularidades de cada atividade econômica.

Por isso, não basta atualizar o programa emissor. As empresas também precisam revisar cadastros de produtos e serviços, parametrizações tributárias e informações utilizadas no preenchimento das notas.

Quais informações passam a constar nas notas fiscais?

Uma das principais mudanças envolve a inclusão de campos específicos para identificar a incidência do IBS e da CBS nas operações.

Entre as informações que ganham destaque estão:

• IBS: identificação do novo Imposto sobre Bens e Serviços, com informações sobre sua incidência e alíquota;
• CBS: identificação da Contribuição sobre Bens e Serviços, incluindo os dados necessários para o cálculo;
• CST: Código de Situação Tributária, utilizado para identificar o enquadramento da operação;
• cClassTrib: Código de Classificação Tributária, que detalha o tratamento da operação conforme a legislação;
• Base de cálculo: valor utilizado para calcular os novos tributos;
• Alíquotas: percentuais aplicáveis ao IBS e à CBS;
• Valores dos tributos: montantes calculados para cada operação, conforme o tratamento tributário correspondente.

Esses campos permitem que o Fisco identifique a natureza de cada fornecimento e acompanhe a aplicação das regras da Reforma Tributária.

É importante observar que nem todas as operações recebem o mesmo tratamento. Há hipóteses de tributação integral, redução de alíquotas, isenção, imunidade, diferimento e outros enquadramentos previstos na legislação.

Por isso, o preenchimento correto dos códigos depende da análise da operação realizada pela empresa.

Quando as novas informações passam a ser obrigatórias?

O calendário da Reforma Tributária prevê uma implantação gradual. O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4, de 30 de julho de 2026, estabeleceu os prazos conforme o modelo de documento fiscal e a operação realizada.

Receita Federal+1

Veja os principais marcos:

O cronograma completo também contempla outros documentos e situações específicas. Portanto, cada empresa precisa verificar em qual etapa sua atividade se enquadra.

Simples Nacional também precisa se preparar

As empresas optantes pelo Simples Nacional também entram no processo de adaptação.

Dessa forma, a partir de 1º de janeiro de 2027, os documentos fiscais emitidos por esses contribuintes deverão seguir as exigências previstas no cronograma para informar os novos tributos.

Isso significa que microempresas e empresas de pequeno porte também precisam acompanhar as atualizações dos sistemas de emissão de notas fiscais.

Portanto, o contador deve verificar as configurações utilizadas pela empresa e orientar o cliente sobre as mudanças necessárias. A adaptação antecipada ajuda a evitar divergências entre as informações fiscais, os documentos emitidos e os registros contábeis.

Emissão da nota pode ser autorizada mesmo sem todos os campos?

Um ponto que merece atenção é a diferença entre obrigatoriedade de preenchimento e validação automática.

Em agosto de 2026, a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS esclareceram que o adiamento das regras de validação não suspendeu a obrigação de informar IBS e CBS nos documentos fiscais.

Na prática, os sistemas podem autorizar a emissão de documentos mesmo quando determinados campos ainda não estiverem preenchidos. Isso não significa que a empresa esteja dispensada de cumprir as exigências.

Assim, o adiamento atingiu as regras de validação e rejeição automática, não o cronograma de implementação.

O que fazer para evitar problemas?

A preparação envolve mais do que instalar uma nova versão do emissor de notas fiscais. O contribuinte precisa revisar as informações utilizadas nas operações e garantir que os sistemas estejam de acordo com os leiautes atualizados.

Entre as principais providências estão:

1. Atualizar o sistema emissor: verificar se o fornecedor disponibilizou as versões compatíveis com as novas exigências.
2. Revisar o cadastro de produtos e serviços: conferir classificações fiscais e informações utilizadas na tributação.
3. Conferir CST e cClassTrib: identificar os códigos adequados para cada tipo de operação.
4. Revisar as regras tributárias: avaliar como IBS e CBS incidem sobre os produtos e serviços comercializados.
5. Realizar testes de emissão: verificar se os documentos apresentam corretamente os novos campos.
6. Treinar as equipes: orientar os profissionais responsáveis pelo faturamento, setor fiscal e emissão de notas.
7. Manter contato com a contabilidade: alinhar os procedimentos para evitar divergências nas informações fiscais.

Papel do contador nessa adaptação

O contador terá participação importante durante a transição. Além de acompanhar as atualizações da legislação, precisará orientar os clientes sobre o enquadramento tributário das operações e a correta utilização dos novos códigos.

Também será necessário trabalhar em conjunto com as equipes financeiras, fiscais e os fornecedores de sistemas para conferir se as informações chegam corretamente aos documentos eletrônicos.

Uma classificação incorreta pode comprometer a apuração dos tributos e o aproveitamento de créditos, conforme as regras aplicáveis a cada operação.

Por isso, a revisão dos cadastros e dos procedimentos internos deve entrar no planejamento das empresas para o próximo ano.

Atenção às mudanças de 2027

A inclusão dos campos de IBS e CBS representa uma das mudanças operacionais mais importantes da Reforma Tributária. O novo modelo exige que as empresas identifiquem corretamente cada operação e forneçam informações mais detalhadas ao Fisco.

Embora a implantação aconteça por etapas, a preparação não deve ficar para a última hora. Dessa forma, empresários e contadores precisam acompanhar as notas técnicas, os leiautes e os prazos específicos de cada documento fiscal.

A recomendação é revisar os sistemas e os cadastros desde já. Assim, a empresa chega a 2027 mais preparada para cumprir as novas obrigações e manter a emissão de documentos fiscais em conformidade com as regras tributárias.