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Com a aproximação do prazo para o pagamento da primeira parcela do 13º salário, empresas e profissionais do Departamento Pessoal precisam revisar os cálculos para evitar erros na folha. A legislação estabelece que o adiantamento deve ser pago até 30 de novembro, enquanto a segunda parcela tem prazo legal até 20 de dezembro.

Em 2026, como o dia 20 de dezembro cairá em um domingo, as empresas devem se programar para antecipar o pagamento da parcela final para 18 de dezembro, sexta-feira.

O cálculo exige atenção especial quando o trabalhador recebe comissões, horas extras e adicionais, entrou na empresa ao longo do ano ou passou por afastamentos. Também é necessário conferir os adiantamentos feitos anteriormente e registrar corretamente os valores nos sistemas de folha e no eSocial.

6 erros que podem gerar problemas

1. Errar o cálculo de quem entrou na empresa durante o ano

Um dos erros mais comuns ocorre quando o Departamento Pessoal calcula o 13º salário de quem não trabalhou durante os 12 meses do ano como se o direito fosse integral.

Nesses casos, o empregador deve calcular o benefício proporcionalmente aos meses que contam para a apuração. A regra considera como mês integral a fração em que o trabalhador tenha prestado serviço por pelo menos 15 dias.

Por exemplo, um empregado admitido em maio pode ter direito a oito ou menos meses de 13º, conforme a data de admissão e os meses computados até dezembro. Por isso, o setor responsável deve conferir a data de entrada e o período efetivamente considerado no cálculo.

A conferência também ajuda a evitar o erro contrário: deixar de incluir um mês que atende ao requisito legal.

2. Ignorar comissões, horas extras e adicionais

Outro ponto que merece atenção envolve os trabalhadores com remuneração variável. Quando o empregado recebe comissões, horas extras habituais ou adicionais que integram a remuneração, a empresa precisa considerar as regras aplicáveis a essas parcelas no cálculo do 13º.

Usar apenas o salário fixo pode resultar em pagamento inferior ao devido.

Nessas situações, o Departamento Pessoal deve apurar as médias conforme a natureza das verbas e as regras legais ou coletivas aplicáveis. Como parte dos valores variáveis de novembro e dezembro ainda pode não estar disponível no momento do adiantamento, a empresa também precisa observar os procedimentos de apuração e ajuste previstos para a remuneração variável.

A conferência deve continuar após a primeira parcela, pois o cálculo final pode exigir ajustes para refletir os valores devidos no ano.

3. Não conferir os afastamentos do trabalhador

Licenças e afastamentos também podem alterar a forma de apuração do 13º salário. O setor de pessoal precisa identificar o motivo, o período e as regras aplicáveis a cada situação antes de fechar a folha.

Em casos de afastamento por doença ou acidente, por exemplo, a responsabilidade pelo pagamento pode variar conforme o período de afastamento e as regras previdenciárias. Na licença-maternidade, a empresa também precisa observar o tratamento legal específico.

A análise individual evita tanto o pagamento incorreto quanto a exclusão indevida de valores a que o trabalhador tem direito.

4. Descontar INSS e Imposto de Renda na parcela errada

A primeira parcela do 13º corresponde, em regra, a um adiantamento de metade da remuneração considerada para esse pagamento. Os descontos de contribuição previdenciária e Imposto de Renda, quando devidos, são apurados sobre o 13º salário e descontados na segunda parcela, conforme as regras aplicáveis.

Confundir os descontos do salário mensal com os do 13º pode gerar inconsistências nos recibos e na folha. Por isso, o Departamento Pessoal deve conferir as rubricas, os valores de adiantamento e a apuração dos encargos em cada etapa. No caso do FGTS, a incidência segue regras próprias e deve ser observada na competência do pagamento.

5. Esquecer adiantamentos feitos durante o ano

O trabalhador pode receber a primeira parcela do 13º em outro mês, inclusive por ocasião das férias, desde que observe as condições legais para solicitar o adiantamento.

Se a empresa já pagou parte do benefício, precisa registrar corretamente o valor e descontá-lo do total devido na etapa final. Ignorar o adiantamento pode gerar pagamento em duplicidade; registrá-lo incorretamente pode provocar diferenças na folha e nos encargos.

A conferência deve incluir os recibos de pagamento, as rubricas utilizadas e os registros enviados ao eSocial.

6. Perder os prazos de pagamento

A primeira parcela deve ser paga até 30 de novembro. Já a segunda tem prazo legal até 20 de dezembro. Em 2026, como essa data cairá no domingo, as empresas devem se organizar para efetuar o pagamento até sexta-feira, 18 de dezembro.

O atraso pode levar à fiscalização trabalhista e à aplicação de sanções administrativas. Além disso, o empregador continua obrigado a pagar os valores devidos ao trabalhador.

Para evitar problemas, o calendário de pagamentos deve considerar o fechamento da folha, a conferência dos cálculos, a disponibilidade financeira e os procedimentos bancários.

Checklist para o Departamento Pessoal

Antes de concluir a folha do 13º salário, vale conferir:

• Datas de admissão e quantidade de meses computados para cada empregado;
• Salários, comissões, horas extras e adicionais que entram no cálculo;
• Afastamentos e licenças, com análise das regras aplicáveis;
• Adiantamentos pagos anteriormente, inclusive nas férias;
• Rubricas e informações registradas no eSocial;
• Apuração dos encargos e descontos na etapa correta;
• Datas de pagamento da primeira e da segunda parcela.

Contabilidade deve orientar as empresas

A revisão antecipada dos dados reduz o risco de diferenças no pagamento e facilita a correção de inconsistências antes do fechamento da folha. Para escritórios contábeis, o período também exige comunicação clara com os clientes sobre prazos, documentos pendentes e particularidades dos empregados.

O 13º salário não depende apenas da aplicação de uma fórmula única. Admissões ao longo do ano, remuneração variável, afastamentos e pagamentos antecipados podem exigir tratamentos diferentes.

Por isso, conferir os registros e aplicar as regras adequadas a cada trabalhador ajuda a empresa a cumprir suas obrigações trabalhistas e a evitar retrabalho no Departamento Pessoal.