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No Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (Carf), saber para quem a empresa pagou não basta para afastar a cobrança e agora esse entendimento está em súmula. A Súmula 254 foi aprovada por unanimidade em 7 de outubro pela 1ª Turma da Câmara Superior de Recursos Fiscais, última instância do órgão. Pelo texto, o contribuinte precisa provar também o motivo do pagamento para escapar do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) de 35% previsto no § 1º do artigo 61 da Lei 8.981/1995. O ônus da prova é da empresa.

A súmula vale desde a publicação no Diário Oficial, em 9 de outubro, e é de aplicação obrigatória pelos julgadores do tribunal. Ela ainda não obriga a Receita Federal: para isso, depende de portaria do Ministério da Fazenda. Antes, havia decisões que afastavam a alíquota de 35% quando o beneficiário era identificado. A proposta chegou a sair da pauta em 14 de setembro para ajustes de redação. Na versão original, citava o artigo 61 inteiro. Voltou restrita ao § 1º.

“Agora o recado é direto: saber para quem pagou não salva; é preciso provar por que pagou”, resume Gabriel Santana Vieira, advogado tributário e contador.

Sem causa ou sem papel

Vieira diferencia o pagamento sem causa da despesa com documentação incompleta. No primeiro caso, a empresa não consegue demonstrar qual operação real justificou a saída do dinheiro. No segundo, o serviço existiu, mas falta um documento. Uma consultoria com contrato, relatórios e e-mails, mas sem a nota, tem problema corrigível. “Se pagou R$ 200 mil a uma empresa sem estrutura, sem entrega comprovada e sem contrato, aí o fisco enxerga pagamento sem causa”, ressalta.

As operações mais questionadas são consultorias e intermediações sem entregável, comissões a pessoas físicas, transferências entre empresas do mesmo grupo sem contrato, retiradas de sócios lançadas como despesa, reembolsos sem comprovante e compras de notas de empresas sem capacidade operacional, as chamadas noteiras.

Em Minas Gerais, alguns setores ficam mais expostos pela natureza da operação. A construção civil terceiriza muito e paga empreiteiros pequenos, às vezes informais. Mineração e agronegócio lidam com fretes, arrendamentos e serviços em áreas remotas, onde provar a execução é difícil. O porte não protege: em abril de 2026, o Carf manteve IRRF sobre pagamentos sem causa de uma indústria automobilística.

Quanto custa

A alíquota nominal é de 35%, mas a lei manda tratar o valor pago como líquido, o que eleva o imposto a 53,8% do pagamento. A isso se somam multa de ofício de 75%, que pode subir se a fiscalização apontar dolo, e juros pela Selic. A Súmula 241, de novembro de 2025, consolidou que essa cobrança pode conviver com a de Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) pela glosa da mesma despesa. Num pagamento de R$ 100 mil, IRRF e multa passam de R$ 94 mil antes dos juros.

Vieira descreve um caso hipotético: uma construtora do interior paga R$ 30 mil por mês a uma empresa de “assessoria comercial” de um ex-funcionário. Há nota fiscal e o CNPJ existe, mas não há contrato, relatório ou prova do que foi feito. Com a nova súmula, cada pagamento vira base de cálculo. “Em dois anos, R$ 720 mil pagos podem virar uma cobrança próxima de R$ 390 mil só de imposto”, alerta.

A prova antes do pagamento

O conjunto documental precisa “contar a história completa”: contrato assinado antes da execução, nota fiscal, comprovante bancário para a conta do prestador e prova da entrega, como relatórios, medições, fotos, atas, e-mails ou registros de acesso. Em janeiro de 2026, o Carf cancelou uma autuação (Acórdão 1201-007.394) porque a empresa ligou cada pagamento a uma atividade contratada.

Para pequenas e médias empresas, a recomendação é “exigir a prova antes de pagar, não depois da intimação”. Isso inclui não pagar sem contrato ou pedido de compra aprovado, manter pasta digital por fornecedor, pagar só na conta do CNPJ que emitiu a nota e verificar no cadastro se o fornecedor existe de fato. Retiradas de sócios devem sair como pró-labore ou distribuição de lucros formalizada.

Quem encontrar pagamentos antigos sem comprovação deve primeiro checar o prazo. Pela Súmula 114 do Carf, o fisco tem cinco anos, contados pelo artigo 173, I, do Código Tributário Nacional. Depois, deve tentar reconstruir a prova. Se não for possível, a denúncia espontânea (art. 138 do CTN) permite recolher o imposto com juros, sem a multa de ofício, desde que antes de qualquer fiscalização.

A súmula não impede o contribuinte de provar a causa, que segue como principal defesa. Continuam abertas discussões sobre decadência, erro de cálculo e dupla cobrança, além da via judicial, já que o Judiciário não está vinculado às súmulas do Carf. “O que acabou foi o atalho: identificar o beneficiário, sozinho, não resolve mais”, resume.