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A prevenção à lavagem de dinheiro faz parte das obrigações de determinados profissionais e organizações contábeis e exige atenção aos dados dos clientes, às operações realizadas e aos controles adotados no dia a dia. A Resolução CFC nº 1.721/2024 estabelece procedimentos para o cumprimento dessas exigências, conforme a atuação e os serviços prestados.

A norma se aplica às organizações contábeis, aos seus administradores que sejam profissionais da contabilidade e aos profissionais com responsabilidade técnica em serviços de escrituração contábil e fiscal, assessoria, consultoria e auditoria contábil relacionados a operações previstas na resolução.

Nesse contexto, revisar os procedimentos internos ajuda a verificar se o escritório mantém as informações e os registros exigidos e se possui critérios para identificar situações que precisam ser comunicadas aos órgãos competentes.

Cadastro de clientes e identificação dos envolvidos

Uma das rotinas que merece atenção é a atualização dos dados cadastrais dos contratantes e das pessoas físicas autorizadas a representá-los. A resolução determina que profissionais autônomos e organizações contábeis mantenham essas informações atualizadas.

Para pessoas físicas, o cadastro deve incluir dados como nome completo, CPF, documento de identificação, endereço e eventual enquadramento como pessoa exposta politicamente. No caso de pessoas jurídicas, são exigidos dados da empresa, identificação de sócios, administradores ou representantes legais e, quando possível, informações sobre o beneficiário final.

A revisão periódica desses registros permite verificar se os dados exigidos estão disponíveis e atualizados. Também é importante observar se as informações sobre os representantes e demais envolvidos correspondem à documentação mantida pelo escritório.

Registro das operações e controles internos

Outro procedimento previsto é a manutenção de registros das operações e transações abrangidas pela norma, em conformidade com as Normas Brasileiras de Contabilidade. O escritório deve verificar se os registros necessários estão sendo mantidos e se os documentos permitem identificar as operações realizadas.

A resolução também estabelece que as políticas de prevenção, os procedimentos e os controles internos sejam compatíveis com o porte da organização, o volume de operações e o escopo dos trabalhos executados.

Para revisar essa rotina, é possível avaliar se os procedimentos internos estão formalizados, se as responsabilidades estão definidas e se os controles adotados são adequados às atividades atendidas. A norma também orienta que sejam consideradas as diretrizes do guia de Abordagem Baseada em Riscos.

Quando é necessário comunicar operações ao Coaf?

A Resolução CFC nº 1.721/2024 prevê a comunicação ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (Coaf) em situações específicas. A obrigação inclui transações suspeitas de ilícitos identificadas durante os serviços contratados e propostas de contratação relacionadas a operações suspeitas, mesmo quando o serviço não chega a ser contratado.

Também devem ser comunicadas operações realizadas em espécie, acima de R$ 100 mil em um único mês para uma mesma pessoa, conglomerado ou grupo, ainda que os valores tenham sido fracionados. Nesse caso, a comunicação é exigida independentemente da existência de indícios de ilícitos.

As comunicações devem ser feitas no sistema próprio do Coaf, no prazo de 24 horas contado do conhecimento do fato, conforme as condições previstas na resolução. Por isso, os escritórios precisam ter procedimentos para identificar situações abrangidas pela regra e encaminhar as informações dentro do prazo.

Declaração de não ocorrência também exige atenção

Quando não houver, durante o ano civil, ocorrências que se enquadrem nas situações previstas para comunicação, os profissionais e as organizações contábeis abrangidos pela resolução devem enviar a comunicação de não ocorrência ao CFC até 31 de janeiro do ano seguinte, por meio do sistema disponibilizado pelo Conselho.

Essa declaração é diferente da comunicação de operação suspeita ou de operação em espécie enviada ao Coaf. Cada procedimento tem finalidade e destinatário próprios, conforme as regras aplicáveis.

A resolução determina ainda que os cadastros e os registros das transações comunicadas ao Coaf sejam mantidos por, no mínimo, cinco anos contados da conclusão da transação.

O que os escritórios contábeis devem conferir?

A revisão dos procedimentos pode começar pela conferência dos cadastros dos clientes e de seus representantes, pela verificação dos registros das operações abrangidas pela norma e pela avaliação dos controles internos utilizados para identificar situações suspeitas ou de comunicação obrigatória.

Também é importante verificar se a equipe conhece os procedimentos para encaminhar comunicações ao Coaf e ao CFC, respeitando os prazos e os canais previstos. As obrigações devem ser analisadas de acordo com o tipo de serviço prestado e com as operações envolvidas.

O descumprimento das exigências previstas na Resolução CFC nº 1.721/2024 pode sujeitar os responsáveis às sanções estabelecidas na legislação profissional e, quando aplicável, na Lei nº 9.613/1998.