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O RG antigo continua válido até 28 de fevereiro de 2032, mas a implantação da Carteira de Identidade Nacional (CIN) exige atenção de empresas, contadores e profissionais de Departamento Pessoal. Embora os brasileiros não precisem trocar o documento imediatamente, a mudança para um modelo unificado pode exigir cuidados com cadastros e conferência de dados em diferentes rotinas administrativas.

A nova identidade utiliza o Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) como número único de identificação nacional. O objetivo é reduzir inconsistências cadastrais e aumentar a segurança na identificação dos cidadãos. Para as empresas, acompanhar essa transição ajuda a manter os registros organizados e a evitar divergências entre documentos e sistemas internos.

A primeira emissão da CIN é gratuita, inclusive para quem já possui o RG antigo. Por isso, trabalhadores e empresários podem solicitar o novo documento antes do prazo final, conforme os procedimentos do órgão de identificação de seu estado.

O que muda para empresas e contadores?

A substituição gradual do RG exige atenção principalmente aos processos que dependem da identificação correta de pessoas. Na rotina empresarial, isso inclui o cadastro de funcionários, o registro de clientes, a atualização de fichas cadastrais e a conferência de documentos apresentados em operações administrativas.

Para o Departamento Pessoal, manter os dados dos trabalhadores corretos facilita a organização dos registros e a identificação de eventuais divergências. Já os escritórios contábeis podem orientar seus clientes sobre a importância de conferir as informações utilizadas nos cadastros empresariais.

A mudança, porém, não significa que as empresas precisem exigir imediatamente a nova identidade de todos os funcionários ou clientes. O RG tradicional continua válido dentro do prazo estabelecido, desde que permita identificar adequadamente o titular e atenda às exigências aplicáveis a cada procedimento.

O mais indicado é revisar os processos internos e atualizar os dados quando houver necessidade, sem criar exigências indiscriminadas que a legislação não determina.

CPF passa a ser o número único de identificação

No modelo antigo, uma mesma pessoa podia ter números de RG diferentes conforme o estado emissor. Com a CIN, o CPF passa a identificar o cidadão nacionalmente, o que facilita a integração dos cadastros.

A nova identidade também conta com um QR Code para verificação de autenticidade, recurso que ajuda a conferir a validade do documento e dificulta fraudes e falsificações. Além da versão física, o cidadão pode acessar a versão digital pelo aplicativo Gov.br após emitir o documento impresso e seguir os procedimentos da plataforma.

Para empresas e escritórios contábeis, a mudança reforça a importância de conferir os dados com atenção e adotar procedimentos seguros na coleta e no armazenamento de documentos pessoais.

Até quando o RG antigo pode ser utilizado?

O RG tradicional permanece válido até 28 de fevereiro de 2032, conforme o Decreto Federal nº 10.977/2022. Portanto, não existe obrigação de substituição imediata apenas porque a CIN já está disponível.

Entretanto, um documento danificado, com informações ilegíveis ou que não permita confirmar a identidade do titular pode exigir substituição antes desse prazo. Também podem existir exigências específicas conforme o serviço solicitado.

A primeira emissão da CIN é gratuita. Para solicitar o documento, o cidadão deve consultar o órgão de identificação de seu estado e verificar os procedimentos, os documentos necessários e a necessidade de agendamento.

Quanto custa emitir a nova identidade?

Como dissemos anteriormente, a primeira emissão da Carteira de Identidade Nacional é gratuita, inclusive para quem já possui o RG tradicional. Isso permite que os brasileiros façam a transição para o novo modelo sem pagar pela primeira CIN.

A segunda via, por outro lado, pode ter cobrança de taxa, conforme as regras de cada estado e a situação do solicitante. Por isso, é recomendável consultar os valores e as condições nos canais oficiais antes de fazer o pedido.

Como as empresas devem se preparar?

Em vez de exigir que todos os funcionários apresentem a nova identidade de imediato, as empresas podem aproveitar a transição para revisar seus procedimentos de cadastro e conferência documental.

Entre as medidas recomendadas estão verificar se os dados dos trabalhadores estão corretos, corrigir inconsistências identificadas, orientar as equipes responsáveis pelos registros e acompanhar as exigências dos sistemas utilizados pela empresa.

Os escritórios contábeis também podem alertar seus clientes sobre a mudança e esclarecer que o novo modelo não torna automaticamente inválidos os RGs tradicionais antes de fevereiro de 2032.

Outro cuidado envolve a proteção dos dados pessoais. A atualização cadastral deve respeitar a finalidade da coleta e as regras de segurança e privacidade aplicáveis, sem solicitar documentos ou informações além do necessário.