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Empresas que não acompanham regularmente o Domicílio Judicial Eletrônico (DJE) podem enfrentar multas, perda de prazos processuais e outros prejuízos. A ausência de confirmação de uma citação judicial dentro do prazo previsto, sem justificativa, pode resultar em penalidade de até 5% do valor da causa. O risco exige atenção principalmente de médias empresas, que muitas vezes possuem equipes administrativas e jurídicas reduzidas.

O alerta é de advogados das áreas trabalhista e tributária, que destacam a necessidade de incluir o monitoramento da plataforma nas rotinas de gestão de riscos. Criado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), o DJE funciona como um endereço eletrônico oficial para o recebimento de citações, intimações e outras comunicações processuais que exigem ciência pessoal da parte.

Segundo Eduardo Alcântara, sócio da área trabalhista do Demarest Advogados, o acompanhamento da plataforma passou a exigir uma postura ativa das empresas. A falta de confirmação das comunicações não é tratada apenas como uma falha operacional e pode trazer consequências processuais relevantes.

O advogado explica que, quando uma comunicação não é confirmada no prazo de três dias úteis, sem justificativa, a empresa pode ficar sujeita a sanções. Além da multa, a falta de acompanhamento pode levar à perda de prazos e, em determinadas situações, à revelia.

Falta de responsáveis pelo monitoramento aumenta os riscos

Para Daniel Biagini Brazão Bartkevicius, advogado tributarista do Bergamini Advogados, o acompanhamento do DJE deve integrar os procedimentos internos de gestão de riscos. A ausência de uma rotina definida pode resultar em custos que seriam evitáveis com organização e distribuição clara das responsabilidades.

O problema pode ser mais frequente em médias empresas com estruturas enxutas, especialmente quando não há uma equipe jurídica ou administrativa responsável por verificar as intimações. Em negócios familiares, por exemplo, a falta de procedimentos formais pode dificultar a identificação das comunicações recebidas e o encaminhamento dentro do prazo.

De acordo com Bartkevicius, contratar um advogado ou escritório de advocacia não elimina, por si só, esse risco. É necessário definir quem acessará a plataforma, quem ficará responsável por encaminhar as comunicações e como será feito o acompanhamento dos prazos.

O advogado cita como exemplo uma ação de R$ 1 milhão. Nesse caso, uma penalidade de 5% representa R$ 50 mil, embora o percentual efetivamente aplicado dependa da decisão judicial.

Cadastro desatualizado também pode comprometer o recebimento

Outro ponto de atenção envolve os dados cadastrais das empresas. Segundo Alcântara, as pessoas jurídicas que não realizaram o cadastro no DJE até maio de 2024, prazo estabelecido pelo CNJ, foram incluídas compulsoriamente na plataforma com base em informações da Receita Federal.

Com isso, existe o risco de determinadas comunicações serem encaminhadas para endereços de e-mail desatualizados ou que não são acompanhados regularmente. Por essa razão, manter os dados corretos e os acessos em funcionamento é parte dos cuidados necessários para evitar falhas.

O advogado também recomenda que as empresas estabeleçam uma estrutura de acompanhamento com responsáveis formalmente designados e substitutos. A medida é importante para garantir a continuidade da rotina em situações como férias, desligamentos e mudanças de função.

Alcântara afirma que aumentou a procura de empresas por orientações sobre o DJE nos últimos meses, em um movimento que associa à maior compreensão dos riscos relacionados à falta de monitoramento. A preocupação aparece em diferentes setores, como indústria, agronegócio, logística, varejo, tecnologia e serviços, sobretudo em companhias com unidades descentralizadas, várias áreas de negócio ou grande volume de processos judiciais.

Justiça já manteve penalidade por falta de confirmação

A aplicação de multas por falhas no acompanhamento do DJE já aparece em decisões judiciais. Alcântara cita um julgamento realizado em abril deste ano pela 3ª Turma do Tribunal Regional do Trabalho da 18ª Região (TRT-18), em Goiás.

Na ocasião, o tribunal manteve a penalidade aplicada a empresas que não confirmaram uma citação dentro do prazo e não justificaram a ausência de confirmação na primeira manifestação apresentada no processo.

Segundo o advogado, alegações posteriores de problemas técnicos ou cadastrais não afastam necessariamente a sanção, uma vez que cabe à empresa manter o cadastro e o acesso à plataforma em condições de funcionamento.

Bartkevicius ressalta, porém, que a aplicação da multa não é automática e que 5% correspondem ao limite da penalidade. O juiz pode estabelecer um percentual menor, conforme as circunstâncias do caso.

No processo citado pelo tributarista, a multa inicialmente fixada em 5% foi reduzida para 1% pelo TRT-18. Ele acrescenta que, quando houver um impedimento real, como uma falha técnica, a empresa deve reunir provas e apresentar a justificativa na primeira oportunidade de manifestação no processo.

Como evitar multas e perda de prazos no DJE

Para reduzir os riscos, os advogados recomendam que as empresas estabeleçam procedimentos internos específicos para o acompanhamento do Domicílio Judicial Eletrônico.

Entre as medidas indicadas estão:

1. Definir responsáveis e substitutos: designar formalmente quem fará o monitoramento da plataforma e quem assumirá a atividade em caso de ausência;
2. Consultar o DJE diariamente: manter uma rotina de acesso para identificar novas citações, intimações e demais comunicações;
3. Manter o cadastro atualizado: verificar os dados registrados e assegurar que os acessos estejam funcionando;
4. Encaminhar as comunicações imediatamente: compartilhar as informações recebidas com o advogado ou escritório responsável pelo processo;
5. Registrar as providências adotadas: documentar datas, responsáveis e medidas tomadas em relação a cada comunicação;
6. Revisar acessos periodicamente: atualizar os procedimentos quando houver desligamentos, férias ou mudanças de função dos usuários cadastrados;
7. Justificar falhas no momento adequado: apresentar, na primeira manifestação processual, a justificativa para a ausência de confirmação dentro do prazo, acompanhada das provas disponíveis.

Os alertas enviados por e-mail podem ajudar a identificar novas comunicações, mas não devem substituir a consulta regular à plataforma. Para Alcântara, a adoção de controles internos e a definição clara das responsabilidades são medidas importantes para evitar que falhas de acompanhamento resultem em prejuízos financeiros e processuais.