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A rotina de emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) envolve diferentes situações que podem gerar dúvidas para empresas e profissionais da contabilidade. Entre elas estão a nota cancelada, inutilizada, rejeitada e denegada.

Embora os termos sejam parecidos, cada um representa uma situação diferente perante a Secretaria da Fazenda (Sefaz) e produz efeitos distintos para o contribuinte.

Entender essas diferenças é importante para evitar erros na escrituração e no controle dos documentos fiscais.

Nota fiscal cancelada

A NF-e cancelada é aquela que teve seu uso autorizado pela Sefaz, mas posteriormente foi cancelada pelo emitente.

O cancelamento pode ocorrer quando a operação não foi realizada, desde que sejam atendidas as condições previstas na legislação. A solicitação precisa ser autorizada pela Sefaz.

De acordo com o Portal Nacional da NF-e, o cancelamento só pode ser feito para um documento que tenha recebido autorização de uso e desde que não tenha ocorrido o fato gerador, como a saída da mercadoria do estabelecimento.

A nota cancelada continua registrada na base da Sefaz e seu número não pode ser reutilizado nem inutilizado posteriormente.

Nota fiscal inutilizada

A inutilização não ocorre com uma nota que já foi emitida. Ela serve para informar à Sefaz que determinada numeração não será utilizada.

O procedimento é usado principalmente quando há uma quebra na sequência numérica das NF-e. Por exemplo, uma empresa pode emitir a nota nº 100 e, por algum problema técnico ou operacional, passar diretamente para a nº 110.

Nesse caso, os números de 101 a 109 podem ser inutilizados, desde que ainda não tenham sido utilizados em uma NF-e autorizada, cancelada ou denegada.

O pedido de inutilização deve ser feito até o décimo dia do mês seguinte ao da ocorrência da quebra de sequência.

Portanto, inutilizar não significa cancelar uma nota. A inutilização está relacionada ao número que não foi utilizado.

Nota fiscal rejeitada

A NF-e rejeitada é aquela que não passou pelas validações realizadas pela Sefaz no momento da emissão.

A rejeição pode ocorrer por diferentes motivos, como erros no preenchimento, inconsistências nos dados, problemas na numeração ou irregularidades relacionadas ao credenciamento do emitente.

Quando isso acontece, a Sefaz informa um código e uma mensagem indicando o motivo da rejeição. A nota não é gravada na base de dados do Fisco.

Por esse motivo, a numeração de uma NF-e rejeitada ainda pode ser utilizada depois que o problema for corrigido, desde que não tenha sido ocupada por outro documento.

Nota fiscal denegada

A NF-e denegada também não pode ser utilizada, mas a situação é diferente da rejeição.

A denegação ocorre quando a Sefaz identifica uma irregularidade fiscal do emitente. Em algumas unidades da Federação, a irregularidade do destinatário também pode resultar na denegação da autorização.

Nesse caso, a NF-e é registrada na base da Sefaz com o status “Denegado o uso”. O documento não pode ser utilizado e seu número não poderá ser reaproveitado, cancelado ou inutilizado.

Veja a diferença

Como esses documentos devem ser tratados

O tratamento de cada situação é diferente. Por isso, o contribuinte deve identificar primeiro o status apresentado pela Sefaz antes de tomar qualquer providência.

Nas NF-e rejeitadas, por exemplo, o procedimento é verificar a mensagem de erro, corrigir a informação e realizar uma nova transmissão.

Já no caso da denegação, é necessário verificar a irregularidade fiscal que levou à negativa da autorização. A numeração não poderá ser utilizada novamente.

As NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados também devem ser escriturados sem valores monetários, conforme a legislação tributária aplicável.

Controle dos documentos fiscais

O acompanhamento dos status das NF-e é importante para evitar divergências entre os documentos emitidos, a escrituração fiscal e os registros mantidos pela empresa.

O Portal Nacional da NF-e informa que a situação do documento pode ser consultada no próprio portal ou na Sefaz responsável pela autorização.

Além disso, a empresa deve manter os arquivos XML das NF-e e acompanhar os eventos vinculados aos documentos, especialmente nos casos de cancelamento ou outras alterações posteriores.

Na prática, a principal diferença está no momento e no motivo de cada situação: a rejeição impede a autorização e permite nova tentativa; a denegação impede o uso do documento; o cancelamento encerra uma NF-e que já havia sido autorizada; e a inutilização comunica que determinado número não será utilizado.