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Em 2026, as empresas começaram a adaptar seus documentos fiscais e processos contábeis às novas regras do IBS e CBS. O preenchimento das informações relativas aos dois tributos nos documentos fiscais eletrônicos segue um cronograma gradual. Para documentos como NF-e, NFC-e, CT-e, por exemplo, a obrigatoriedade começou em 3 de agosto. Para outros documentos, como a NFS-e, a obrigatoriedade foi estabelecida para datas posteriores.

Paralelamente, o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) publicou a Orientação Técnica CFC nº 1/2026, com orientações sobre reconhecimento, mensuração e evidenciação dos novos tributos nas demonstrações contábeis.

Para quem conduz o fechamento contábil ou presta orientação a empresas, a questão agora é operacional: como esses tributos devem ser registrados e quais ajustes precisam ser avaliados no plano de contas?

IBS e CBS não integram a receita: o princípio que muda os registros

O primeiro ponto a considerar é que IBS e CBS não compõem a receita da empresa quando cobrados em nome de terceiros. Como são destacados no documento fiscal e recolhidos pelo contribuinte em favor do poder público, os valores correspondentes não representam receita própria da entidade. Com base na NBC TG Estrutura Conceitual e na NBC TG 47, equivalente à IFRS 15, a receita deve refletir o valor da contraprestação a que a entidade espera ter direito, excluindo os valores cobrados em nome de terceiros.

Em uma operação de saída tributada, atendidos os critérios de reconhecimento contábil, a escrituração pode contemplar: conta a receber pelo valor total da operação, incluindo os tributos destacados; receita, pelo valor líquido de IBS e CBS; passivo tributário correspondente aos débitos de IBS e CBS reconhecidos na operação.

Os débitos fiscais devem ser registrados em contas específicas do passivo, separadas das contas de resultado. O plano de contas precisa permitir a identificação, a apuração e a conciliação desses valores de forma consistente com os controles fiscais e financeiros da empresa.

Do crédito a apropriar ao crédito utilizado

Nas aquisições, o crédito de IBS e CBS deve ser analisado à luz dos critérios contábeis para reconhecimento de um ativo. A existência do crédito tributário, porém, não deve ser confundida automaticamente com sua apropriação ou utilização para fins fiscais.

Quando o direito estiver sujeito à validação posterior pela administração tributária ou houver incerteza relevante sobre sua recuperabilidade, a empresa deve avaliar a necessidade de manter controles específicos e, quando aplicável, reconhecer eventual ajuste ao valor recuperável.

O Decreto nº 12.955/2026, que regulamentou a CBS, estabelece conceitos como crédito a apropriar, crédito apropriado e crédito utilizado. Embora essa classificação tenha finalidade fiscal, ela pode servir de referência para a criação de contas ou subcontas patrimoniais, facilitando a conciliação entre a escrituração contábil, a apuração assistida e a extinção dos débitos.

Outro ponto importante é separar o reconhecimento contábil da apropriação fiscal. Segundo a orientação do CFC, quando estiverem atendidos os critérios para reconhecimento de ativo previstos nas normas contábeis aplicáveis, o crédito poderá ser reconhecido contabilmente no período de competência da aquisição, ainda que sua apropriação fiscal definitiva dependa de evento futuro.

As formas de extinção do débito e o reconhecimento contábil

A Orientação Técnica do CFC apresenta diferentes modalidades de extinção dos débitos de IBS e CBS, entre elas a compensação com créditos próprios, o pagamento direto, o split payment, recolhimento pelo adquirente e pagamento por terceiro responsável. Essas modalidades alteram a forma de liquidação do passivo e os fluxos financeiros da operação, mas não modificam, por si só, os critérios para o reconhecimento inicial da obrigação tributária.

O split payment é uma das modalidades que mais exige atenção dos profissionais de contabilidade, porque interfere na liquidação financeira da operação. Nesse modelo, o prestador de serviço de pagamento ou a instituição responsável pelo sistema pode segregar o valor correspondente ao tributo. Para o fornecedor, se os critérios contábeis estiverem atendidos, o passivo tributário é reconhecido no momento da operação. Na liquidação, ocorre a baixa da conta a receber pelo valor total, a baixa do passivo tributário pelo montante efetivamente segregado e recolhido e o ingresso nas disponibilidades apenas do valor líquido recebido.

A segregação realizada pelo intermediário financeiro não elimina a necessidade de conciliar eventual saldo remanescente. Por isso, os controles devem permitir a comparação entre o débito reconhecido, o valor segregado, os créditos utilizados e eventual saldo ainda devido.

Uma conta transitória pode ser útil quando houver diferença de tempo entre liquidação financeira e a confirmação do recolhimento. Não se trata, porém, de uma conta obrigatória. Se a baixa ocorrer de forma simultânea e houver documentação suficiente, a empresa pode realizar a conciliação sem criar um passivo. O ponto central é evitar que o mesmo débito seja registrado duas vezes em razão do fluxo operacional do split payment.

Preparando o plano de contas: uma estrutura possível

Nem a Orientação Técnica do CFC e nem o Decreto nº 12.955/2026 estabelecem um plano de contas único ou uma nomenclatura obrigatória. A estrutura deve ser definida por cada entidade, considerando a natureza e a complexidade das operações, a materialidade dos valores, os controles internos e os sistemas utilizados. Como referência, o plano pode contemplar o passivo circulante (tributos a recolher): IBS, CBS e saldos de IBS e CBS por modalidade de extinção, em contas analíticas ou controles auxiliares, quando isso for relevante para a conciliação; Ativo circulante (tributos a recuperar): IBS a apropriar, CBS a apropriar, IBS apropriados, CBS apropriado, IBS a compensar ou a recuperar e CBS a compensar ou a recuperar. Quando a realização do ativo estiver prevista para depois do ciclo operacional normal ou para período superior a 12 meses da data do balanço, deve ser avaliada para fins de classificação entre ativo circulante e não circulante.

Já em contas ou controles auxiliares, deve-se considerar: valores de IBS e CBS apurados no período de teste de 2026; créditos sujeitos a validação ou com incerteza relevante quanto à recuperabilidade; valores segregados por split payment ainda pendentes de confirmação, quando houver intervalo operacional que justifique o controle; recolhimentos efetuados pelo adquirente ou por terceiro responsável e conciliação entre documentos fiscais, apuração assistida, razão contábil e liquidação financeira.

Durante a transição, também será necessário manter uma separação adequada entre os tributos antigos e os novos tributos. PIS e COFINS convivem com a fase de teste da CBS em 2026, enquanto ICMS e ISS permanecem durante a transição para o IBS, prevista entre 2029 e 2032. Essa segregação é importante para reduzir o risco de compensações, classificações e baixas indevidas entre regimes tributários diferentes.

Essa estrutura não tem finalidade meramente burocrática; a estrutura do plano de contas deve permitir rastrear os valores desde o documento fiscal até a apuração, o registro contábil e a liquidação financeira. Isso facilita a conciliação e dá maior segurança à preparação das demonstrações contábeis e das obrigações acessórias aplicáveis.

2026 é período de teste, mas a política contábil precisa ser definida

Uma das questões que exigem julgamento técnico é como contabilizar o passivo e o ativo do IBS e CBS durante o período de teste de 2026, considerando que o recolhimento pode ser dispensado para o contribuinte que cumprir as obrigações acessórias previstas na legislação.

Há argumentos técnicos em diferentes sentidos. De um lado, estão a ocorrência do fato gerador, o regime de competência e o caráter condicional da dispensa. De outro, considera-se que a possibilidade de evitar legitimamente o desembolso pode afastar a existência de uma obrigação presente com potencial de exigir a transferência de recursos econômicos.

A Orientação Técnica nº 1/2026 não estabelece uma solução única para todas as entidades. Em vez disso, ela adota uma abordagem que requer julgamento técnico. A recomendação é avaliar as circunstâncias específicas, documentar os fundamentos do julgamento nos papéis de trabalho, divulgar a política adotada nas notas explicativas e manter controles internos dos valores apurados, inclusive daqueles que eventualmente não sejam reconhecidos contabilmente.

Para o profissional contábil, o mais importante é definir essa política antes que o tema chegue ao fechamento anual. A decisão antecipada permite manter consistência nos registros, documentar os critérios adotados e preparar os sistemas e controles para as próximas etapas da reforma. A partir de 2027, a CBS entra em cobrança efetiva e o IBS inicia sua etapa de transição, o que torna ainda mais importante que empresas e profissionais de contabilidade tenham seus planos de contas, sistemas e processos preparados.