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Uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) emitida contra o CNPJ de uma empresa não pode ser ignorada indefinidamente. Se o destinatário não registrar uma manifestação conclusiva no prazo de 90 dias, a operação será considerada ocorrida e produzirá os mesmos efeitos do evento “Confirmação da Operação”.

A regra está em vigor desde 1º de junho de 2026 e foi estabelecida pelo Ajuste SINIEF nº 14/2026, que reduziu de 180 para 90 dias o prazo geral para a manifestação conclusiva do destinatário. A mudança também foi incorporada à Nota Técnica 2020.001, versão 1.60, do projeto NF-e.

O período é contado a partir da data de autorização da NF-e, e não da chegada da mercadoria, da entrada do documento no sistema contábil ou do momento em que a empresa toma conhecimento da nota.

A regra tratada nesta matéria se refere à NF-e, modelo 55.

O que acontece depois dos 90 dias

A redação da cláusula décima quinta-C do Ajuste SINIEF nº 7/2005 determina que, depois de 90 dias contados da autorização, a operação descrita na NF-e será considerada ocorrida se o destinatário não tiver registrado nenhum destes eventos:

1. Confirmação da Operação;
2. Desconhecimento da Operação; ou
3. Operação não Realizada.

Nesse caso, a operação terá os mesmos efeitos do registro “Confirmação da Operação”. Antes de junho de 2026, essa consequência ocorria somente depois de 180 dias.

Há uma distinção técnica importante: a norma não afirma que o sistema transmitirá automaticamente uma manifestação expressa em nome da empresa. O que ela estabelece é uma presunção fiscal de ocorrência da operação, atribuindo ao silêncio os mesmos efeitos da confirmação.

Por isso, dizer que a NF-e foi “confirmada automaticamente” é uma forma simplificada de descrever a consequência. A redação mais precisa é que a operação passa a ser considerada realizada.

Quais são os eventos de manifestação

A Manifestação do Destinatário permite que a empresa se posicione sobre uma NF-e emitida contra seu CNPJ. Existem quatro eventos principais.

Confirmação da Operação

Deve ser utilizada quando a operação descrita na nota ocorreu conforme informado. Nas operações com circulação de mercadorias, a orientação é registrar a confirmação depois da entrada física dos produtos no estabelecimento.

Desconhecimento da Operação

É utilizado quando a empresa não solicitou, contratou ou reconhece a operação. O evento é especialmente importante para identificar notas emitidas indevidamente contra o CNPJ do destinatário.

Operação não Realizada

Aplica-se quando o destinatário reconhece que participou da negociação, mas a operação não foi concluída ou não ocorreu como descrito na NF-e.

Pode ser o caso, por exemplo, de uma mercadoria recusada antes da entrada no estabelecimento, de uma carga extraviada durante o transporte ou de uma entrega que não chegou a ser efetivada.

Ciência da Emissão

Informa apenas que o destinatário tomou conhecimento da existência da NF-e, mas ainda não possui elementos suficientes para apresentar uma manifestação conclusiva.

A Ciência da Emissão pode ser registrada em até dez dias contados da autorização da nota. Depois de utilizá-la, o destinatário fica obrigado a registrar uma das três manifestações conclusivas.

Ciência da Emissão não impede confirmação pelo silêncio

Registrar somente a Ciência da Emissão não encerra o processo.

A regra dos 90 dias considera os eventos conclusivos de Confirmação da Operação, Desconhecimento da Operação e Operação não Realizada. Portanto, se a empresa registrar apenas a Ciência e não apresentar uma conclusão dentro do prazo aplicável, a operação poderá ser considerada ocorrida.

Na prática, as notas colocadas em situação de “Ciência da Emissão” devem permanecer em uma fila de conferência até que compras, recebimento, fiscal ou contabilidade indiquem o evento definitivo.

Prazo de 90 dias não se aplica da mesma forma a todas as operações

Os 90 dias representam o limite geral para o registro dos eventos conclusivos, mas determinadas operações estão sujeitas a prazos obrigatórios menores.

O Anexo II do Ajuste SINIEF nº 7/2005 estabelece obrigatoriedade específica para operações envolvendo:

1. combustíveis destinados a distribuidores, postos e transportadores revendedores retalhistas;
2. álcool para fins não combustíveis transportado a granel; e
3. cigarros, bebidas alcoólicas, cervejas, chopes, refrigerantes e água mineral destinados a distribuidores ou atacadistas.

Nessas situações, os prazos nacionais são:

Cada estado também pode exigir a manifestação de outros contribuintes ou operações não relacionados expressamente no Anexo II. A empresa deve verificar a legislação da unidade federada em que está inscrita antes de adotar o prazo geral de 90 dias como único parâmetro.

Confirmação não valida todos os dados da nota

A presunção de ocorrência não significa que preço, quantidade, tributação, classificação fiscal ou demais informações da NF-e tenham sido automaticamente conferidos pelo destinatário.

O próprio Ajuste SINIEF nº 7/2005 esclarece que a Autorização de Uso da NF-e resulta da aplicação de regras formais e não representa a validação das informações tributárias contidas no documento.

A manifestação também não substitui a conferência da mercadoria, do pedido, do contrato, dos valores, dos tributos e da escrituração.

O Ajuste disciplina os efeitos fiscais relacionados à NF-e. Seu texto não estabelece que o silêncio, isoladamente, represente reconhecimento automático de uma dívida comercial ou dispense a comprovação material da operação.

Ainda assim, uma nota considerada confirmada pode gerar divergências quando for confrontada com os registros de compras, estoques, pagamentos e escriturações da empresa.

Emitente pode ficar impedido de cancelar a NF-e

A confirmação expressa da operação impede que o emitente cancele a NF-e, conforme orientação da Receita Estadual do Rio Grande do Sul. Como a regra atribui ao silêncio os mesmos efeitos da confirmação, essa consequência também precisa ser considerada quando a nota ultrapassa o prazo sem manifestação.

O cancelamento comum, de qualquer forma, deve ser solicitado pelo emitente em até 24 horas da autorização, desde que não tenha ocorrido a circulação da mercadoria, a prestação do serviço ou a vinculação à Duplicata Escritural.

Depois desse prazo, eventual cancelamento extemporâneo depende das regras e da autorização da Secretaria da Fazenda competente. A confirmação pelo destinatário ou a presunção de ocorrência pode dificultar essa regularização.

O que fazer ao encontrar uma NF-e desconhecida

Se a empresa identificar uma nota relativa a uma compra que nunca solicitou, deve registrar o evento Desconhecimento da Operação antes do fim do prazo aplicável.

Além da manifestação, é recomendável:

1. verificar se houve pedido ou contrato relacionado à nota;
2. conferir com os setores de compras e recebimento;
3. entrar em contato com o emitente;
4. guardar os protocolos e as comunicações realizadas;
5. verificar se existem outras notas do mesmo fornecedor;
6. revisar quem possui acesso aos certificados e sistemas fiscais; e
7. acompanhar se foram emitidos documentos de correção ou anulação.

Quando a compra foi solicitada, mas a mercadoria não foi recebida ou a operação não foi concluída, o evento adequado tende a ser Operação não Realizada, e não Desconhecimento.

O evento deve refletir exatamente o que aconteceu. Não é recomendável utilizar o Desconhecimento apenas para contestar preço, quantidade ou outro erro em uma operação que a empresa efetivamente contratou.

Manifestação pode ser alterada

Os eventos conclusivos podem ser registrados até duas vezes cada, prevalecendo o evento mais recente.

Depois da primeira manifestação, eventuais retificações podem ser feitas em até 30 dias, observadas as regras técnicas de recepção e os prazos específicos aplicáveis à operação.

Por esse motivo, a confirmação não deve ser transmitida antes que a empresa tenha segurança de que a mercadoria foi recebida e de que a operação ocorreu conforme descrito.

E se os 90 dias já tiverem passado?

O Ajuste SINIEF não estabelece um procedimento nacional único para o registro extemporâneo da manifestação conclusiva depois do prazo.

Se uma empresa descobrir após os 90 dias que uma NF-e não corresponde a uma operação real, deve reunir os documentos comprobatórios e consultar a Secretaria da Fazenda de sua unidade federada sobre a forma de regularização.

Não se deve presumir que o evento será aceito normalmente depois do prazo. Também pode ser necessário avaliar os reflexos na escrituração, no estoque, nos créditos tributários e nas obrigações acessórias.

Como empresas e contadores podem se organizar

Para evitar que o silêncio produza efeitos indesejados, empresas e escritórios contábeis podem adotar uma rotina de controle que inclua:

1. captura frequente das NF-e emitidas contra cada CNPJ;
2. confronto das notas com pedidos de compra e comprovantes de entrega;
3. definição de responsáveis pela manifestação;
4. separação das notas pendentes de conferência;
5. monitoramento das Ciências da Emissão ainda sem conclusão;
6. alertas antes dos prazos estaduais e do limite de 90 dias;
7. conferência das notas desconhecidas com o cliente;
8. registro apenas após validação do fato ocorrido; e
9. armazenamento dos protocolos dos eventos transmitidos.

A manifestação pode ser realizada pelo Portal Nacional da NF-e ou por sistemas fiscais e empresariais que ofereçam essa funcionalidade.