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Quando falamos em Reforma Tributária, é natural que as primeiras discussões estejam concentradas em alíquotas, créditos, IBS, CBS, Imposto Seletivo e nos possíveis impactos sobre a carga tributária das empresas.

Tudo isso é importante.

Mas existe uma discussão que considero ainda mais urgente para quem está dentro da operação contábil e tributária: a empresa possui dados e sistemas preparados para aplicar corretamente as novas regras?

Porque o imposto pode até ser calculado pelo sistema, mas o sistema só conseguirá calcular corretamente aquilo que estiver corretamente parametrizado.

E é justamente aí que começa um dos grandes desafios da Reforma Tributária.

O problema pode estar antes da apuração

Durante muitos anos, diversas empresas conseguiram conviver com cadastros incompletos, parametrizações antigas, classificações fiscais pouco revisadas e processos que dependem excessivamente de correções realizadas posteriormente pelo escritório contábil.

O documento fiscal é emitido pelo cliente.

A informação chega à contabilidade.

O setor fiscal identifica alguma inconsistência.

E começa o retrabalho.

Em muitos escritórios, esse processo acabou sendo incorporado à rotina.

Com a Reforma Tributária, entretanto, continuar trabalhando dessa maneira tende a ficar cada vez mais arriscado.

A qualidade da tributação dependerá diretamente da qualidade da informação existente na origem da operação.

Isso significa olhar para dentro dos sistemas utilizados pelos clientes.

O ERP passa a fazer parte da estratégia tributária

Uma empresa pode possuir uma excelente assessoria contábil e, ainda assim, ter problemas tributários se o seu sistema estiver parametrizado incorretamente.

Cadastro de produtos, classificação fiscal, natureza das operações, regras de tributação, benefícios, dados dos clientes e fornecedores e configurações utilizadas na emissão dos documentos fiscais deixam de ser questões exclusivamente operacionais.

Passam a fazer parte da estratégia tributária.

Essa mudança exige também uma mudança de comportamento do contador.

Não será suficiente receber os documentos depois que as operações acontecerem e simplesmente processá-los.

Será necessário compreender como a informação tributária está sendo produzida dentro da empresa.

O cadastro de produtos merece atenção especial

Talvez uma das maiores oportunidades de prevenção esteja no cadastro de produtos e serviços.

Quantas empresas possuem milhares de itens cadastrados há anos sem uma revisão tributária estruturada?

Quantas classificações foram simplesmente copiadas do fornecedor?

Quantos produtos semelhantes possuem tratamentos diferentes dentro do mesmo sistema?

Quantos cadastros foram criados por pessoas que sequer receberam orientação tributária?

Essas situações já representam risco atualmente.

Em um ambiente tributário cada vez mais estruturado, digital e integrado, a tendência é que inconsistências cadastrais tenham impacto ainda maior.

Por isso, uma das primeiras providências para preparação das empresas deveria ser justamente um saneamento cadastral.

Não apenas para corrigir problemas existentes, mas para criar uma base confiável para as novas regras.

Reforma Tributária também é projeto de tecnologia

Existe outro ponto importante: a Reforma Tributária não será implementada exclusivamente pelo departamento fiscal.

Ela também será um projeto de tecnologia.

ERP, sistemas de emissão de documentos fiscais, plataformas de comércio eletrônico, PDVs, sistemas financeiros e integrações precisarão conversar corretamente.

Para empresas que vendem em marketplaces, possuem diversas unidades, trabalham com grande quantidade de produtos ou utilizam vários sistemas simultaneamente, essa discussão se torna ainda mais relevante.

Contabilidade, tecnologia e operação precisarão estar muito mais próximas.

O profissional contábil terá que compreender não apenas a legislação, mas também como transformar a legislação em regra operacional dentro dos sistemas.

O contador precisa participar antes da emissão da nota

Essa talvez seja uma das principais mudanças de mentalidade.

Historicamente, muitos escritórios contábeis entram no processo depois da emissão do documento fiscal.

Recebem XMLs, importam informações, conferem tributação, realizam ajustes e fazem a apuração.

O novo ambiente tributário exige que o contador avance algumas etapas nessa cadeia.

Precisamos participar da definição das regras antes que a operação aconteça.

Isso significa orientar parametrizações, revisar cadastros, validar cenários, acompanhar atualizações dos sistemas e estabelecer processos periódicos de auditoria.

Em outras palavras: o contador precisa sair do final da operação e participar da construção da informação tributária.

A inteligência artificial também entrará nessa equação

Outro movimento que acontece simultaneamente à Reforma Tributária é a expansão da inteligência artificial dentro dos escritórios contábeis.

E as duas transformações possuem um ponto em comum: dados.

Ferramentas de inteligência artificial podem auxiliar na identificação de inconsistências, comparação de operações, revisão de grandes volumes de informações, análise de documentos e criação de rotinas de conferência.

Mas existe uma regra que continua válida:

tecnologia não corrige automaticamente uma base de dados ruim.

Automatizar um processo incorreto significa apenas executar o erro com maior velocidade.

Por isso, antes de discutir qual ferramenta de inteligência artificial utilizar, escritórios e empresas precisam organizar processos, dados e responsabilidades.

Surge uma nova oportunidade para os escritórios contábeis

Existe também uma oportunidade comercial importante nessa transformação.

Revisão cadastral, diagnóstico tributário, parametrização fiscal, auditoria de documentos, validação de ERP, acompanhamento da transição e treinamento das equipes dos clientes são atividades que podem deixar de ser tratadas como pequenos favores realizados pelo departamento fiscal.

São serviços especializados.

E possuem valor econômico.

O escritório contábil que conseguir transformar conhecimento tributário em processos estruturados poderá ampliar significativamente sua atuação consultiva.

Em vez de apenas informar ao cliente quanto ele precisa pagar, poderá ajudá-lo a construir uma operação capaz de gerar informações tributárias confiáveis.

Essa mudança aumenta a responsabilidade, mas também aumenta o valor percebido do profissional contábil.

O que os escritórios deveriam começar a fazer agora?

O objetivo não deve ser tentar prever todas as situações futuras.

Deve ser construir uma base suficientemente organizada para permitir adaptações rápidas conforme a regulamentação e os sistemas avancem.

A Reforma começa antes do imposto

A Reforma Tributária certamente mudará tributos, regras de crédito, documentos fiscais e diversos procedimentos utilizados atualmente.

Mas talvez a transformação mais importante seja outra.

Ela obrigará empresas e escritórios contábeis a melhorar a qualidade da informação utilizada para tomar decisões e cumprir obrigações tributárias.

Nesse cenário, o contador deixa de atuar apenas como responsável pela apuração e passa a exercer um papel cada vez mais relevante na arquitetura da informação tributária da empresa.

Por isso, quando um empresário perguntar quando precisa começar a se preparar para a Reforma Tributária, talvez a melhor resposta não seja uma data.

A resposta pode ser outra: abra o ERP da empresa e comece agora.