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O encerramento temporário das atividades de um negócio não significa, necessariamente, o fim das obrigações fiscais perante os órgãos governamentais.

Perante a Receita Federal, uma empresa é considerada inativa quando não realiza nenhuma movimentação operacional, não operacional, patrimonial ou financeira ao longo de todo o ano-calendário. No entanto, o fato de não faturar ou não gerar receitas não anula a existência do CNPJ, mantendo o negócio sob o radar do fisco.

Para os empresários e profissionais contábeis, a atenção deve ser redobrada: mesmo sem qualquer faturamento, a legislação exige a transmissão periódica de diversas obrigações acessórias nos âmbitos federal, estadual e municipal.

O descumprimento desses prazos pode gerar multas automáticas expressivas e levar ao bloqueio do CNPJ, tornando-o “inapto”. Compreender essas exigências é fundamental para manter a regularidade da empresa e evitar custos desnecessários enquanto a operação permanece paralisada.

Mas, afinal, quais são as obrigações de uma empresa inativa? Explicaremos detalhadamente esse processo a seguir. Acompanhe para evitar transtornos futuros.

O que é uma empresa inativa?

Uma empresa inativa é aquela que não tem a movimentação em dia. Seja essa ausência por conta do excesso de burocracia e, principalmente, custos altos para o fechamento oficial. Diferente de uma empresa baixada, a inativa mesmo sem movimentar a parte burocrática, tem alguns deveres a serem cumpridos. Portanto, é de vital importância entregar as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Alguns empresários se veem sem saída para atender às burocracias para encerrar as atividades e, portanto, não ficam extintas dos órgãos competentes e fiscalizadores. Elas continuam existindo, porém, sem movimentação.

Apesar de ser um procedimento legal e viável temporariamente para alguns empreendedores, essa prática pode ser perigosa ao longo do tempo, entretanto, deve ser usada por quem pretende voltar ao exercício da atividade ou por quem não tem dinheiro para fechar a empresa imediatamente.

Vale lembrar que, para o encerramento total das atividades, a empresa não pode ter nenhuma dívida com o fisco. O erro mais comum é a falta da entrega das obrigações acessórias, documentos exigidos pelos órgãos competentes que atestam a inatividade empresarial.

Quais são as obrigações de uma empresa inativa?

Mesmo a empresa estando inativa, o empresário deve cumprir a burocracia vigente para não incorrer nos órgãos fiscalizadores e, eventualmente, virem a dívida fiscal crescer com o passar do tempo. Portanto, é muito importante entregar as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Entre as obrigações, algumas são:

• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais – Negativa;
• Imposto de Renda Pessoa Jurídica;
• DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais): Deve ser entregue anualmente (geralmente até o fim de março do ano seguinte), sinalizando a ausência de atividade econômica no período;
• DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais): Deve ser transmitida informando a condição de inatividade referente ao mês de janeiro de cada ano ou ao primeiro mês em que a empresa passou ao estado de inatividade;
• EFD-Reinf: Deve-se enviar a declaração “Sem Movimento” no primeiro mês do ano em que não houver fatos geradores;
• eSocial: Transmissão do evento “Sem Movimento” no primeiro mês sem ocorrência de fatos geradores de contribuições sociais;
• ECF (Escrituração Contábil Fiscal) e ECD (Escrituração Contábil Digital): Dependendo do enquadramento tributário e da existência de escrituração contábil formal, a entrega pode ser exigida em formatos específicos para empresas sem movimento.

Os empresários que não cumprem com a responsabilidade no momento do fechamento ou inatividade da instituição, acabam deixando de entregar as obrigações acessórias ou adicionais.

É importante destacar que o pagamento de tributos relativos aos anos-calendário anteriores, bem como, a multa pelo descumprimento de uma obrigação acessória não descaracteriza a empresa como inativa.

O administrador tem a responsabilidade de oferecer informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas aos órgãos competentes dentro do prazo pré-estabelecido, além de respeitar uma série de normas.

Os contadores podem auxiliá-lo na missão de não ter a dívida ativa aumentando a medida em que o tempo de empresa inativa passa, sendo assim, ele facilita toda a burocracia junto à Receita Federal para que o prejuízo não seja ainda maior.

Quanto tempo uma empresa pode ficar inativa?

Não há um prazo estipulado permitido para que a empresa permaneça inativa, entretanto, o empreendedor precisa compreender e ter consciência de que essa atitude é algo temporário, bem como dos riscos e multas por atraso no pagamento das contas tributárias.

Com o crescimento corrente dos débitos, o empresário também pode ser prejudicado como pessoa física e ter seu CPF suspenso. O ideal é que a empresa seja fechada assim que a decisão for tomada, pois as dívidas podem sair do controle e, com o passar do tempo, não terem como ser sanadas.

Caso a dívida não seja paga e a empresa possuir sócios, eles também são responsabilizados diante à Receita Federal, Prefeitura e Estado, podendo correr o risco de ter o nome protestado no cartório.

Conclusão

Mesmo que estejam inativas ou sem movimento, as empresas ainda têm obrigações a cumprir, e não cumprir com essas obrigações pode gerar diversas penalidades.

Encerrar um negócio é um procedimento burocrático e pode custar muito dinheiro e por conta disso, alguns empreendedores deixam suas empresas sem movimento ou inativas, mas pensar que as obrigações acabam aí é um erro.

O ideal é que a empresa seja fechada assim que a decisão for tomada, para evitar a criação de dívidas e com o passar do tempo, não terem como ser sanadas.