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Uma proposta de serviços contábeis bem construída é o principal passo para conquistar novos clientes. Além de deixar claro o custo pelos serviços, serve como ferramenta para diferenciar o seu escritório no mercado. Mas para que funcione, precisa ser um material de qualidade, com informações completas, linguagem clara e objetiva. Acima de tudo, deve deixar evidente como o seu trabalho agrega valor ao cliente.

Confira abaixo cinco dicas para construir propostas que vendem e consolidam a relação com o cliente desde o início.

Os fundamentos da proposta

• Apresente o escritório, não apenas o serviço isolado.
• Customize a proposta por cliente em vez de usar tabelas únicas.
• Deixe claro o que é responsabilidade do escritório e do cliente.
• Especifique ajustes anuais e prazo de validade.
• Aprove novos serviços antes de executar, sempre com proposta nova.

Como apresentar o escritório na proposta?

A primeira coisa é mostrar mais que um orçamento isolado. Mesmo que você esteja enviando uma proposta para um único serviço, é possível que o futuro cliente tenha interesse em outras modalidades de atuação. Indicar que sua empresa atua em diferentes frentes serve para dar respaldo e credibilidade.

No material de apresentação, descreva quais tipos de trabalho o seu escritório faz bem, quais são os pontos fortes do negócio, em quais setores você é especializado, clientes que já foram atendidos e cases de sucesso. Ou seja, aqueles trabalhos nos quais o seu escritório fez diferença para o cliente aumentar o faturamento ou reduzir os custos.

É verdade que algumas empresas escolhem o escritório contábil unicamente pelo valor mensal. Mas existem muitas companhias que buscam a melhor relação custo-benefício, e nesses casos, entregar um material completo faz muita diferença.

Por que sair da tabelinha de valores?

Muitos escritórios cobram uma tabela única para todo e qualquer cliente. Mas isso pode ser um erro. Por mais que alguns clientes pareçam idênticos, nenhuma empresa é igual. Sempre há detalhes marcantes que devem ser analisados antes do início dos serviços.

Ao determinar a demanda do cliente em detalhe, você consegue demonstrar e cobrar um valor justo pelos serviços contábeis. Uma microempresa no início certamente precisa de sua ajuda para se tornar uma companhia de médio ou grande porte. Naquele momento, porém, ela não dispõe de recursos para pagar a tabela cheia.

A solução é detalhar qual é o tipo de trabalho que será prestado e quanto tempo consumirá ao longo do mês. Possivelmente a demanda será menor, justificando uma cobrança com preço diferenciado. Ofereça não apenas atendimento, mas também valores personalizados para cada cliente.

1 tabela

para todos os clientes é um erro. Cada cliente merece uma proposta customizada.

Como dividir as responsabilidades entre escritório e cliente?

Deixe claro na proposta o que é serviço do cliente e o que é do escritório. É importante demonstrar ao cliente qual a responsabilidade dele nas tarefas da empresa. Deixar isso vago gera problemas no futuro, quando ele pode atrelar ao escritório tarefas que cabem a ele.

Por exemplo, seu escritório pode ser responsável por emitir as guias de pagamento de tributos e enviar ao cliente todos os meses, ou pode passar as informações de acesso para que o próprio cliente faça isso. Mas a descrição de quem fará o que precisa estar clara desde o início. Em caso de esquecimento de algum pagamento, isso gera multa para o cliente, por isso a responsabilidade precisa estar bem definida.

Da mesma forma, tarefas não descritas em contrato não precisam ser executadas. Muitos clientes solicitam serviços sem nem saber se estão contemplados no valor mensal. Certifique-se de deixar claro os deveres e responsabilidades de cada um desde o início.

Como tratar serviços adicionais não previstos?

Caso o cliente queira um serviço além do que foi contratado, faça uma nova proposta e demonstre o novo valor. Não comece a fazer um serviço sem aprovação prévia do cliente, e sem cobrar o que é devido. O escritório também não vive sem rentabilidade.

A melhor solução é estabelecer um procedimento padrão desde o início. Em vez de fornecer uma tabela fixa de valores, informe ao cliente que para cada novo trabalho solicitado que não esteja previsto em contrato, um novo orçamento será gerado e precisará ser aprovado antes que o trabalho comece.

Isso impede que você comece a trabalhar em algo pelo qual não receberá, seja por desconhecimento do cliente de que seria cobrado ou por desinteresse em seguir com um trabalho que tem custo extra. Estabelecer um modo de operação facilita a vida de ambas as partes.

Como definir ajustes de valor e prazo de validade da proposta?

Sempre deixe muito claro ao cliente sobre ajustes anuais de valores. Embora não seja possível estabelecer qual será o percentual de ajuste, defina em qual mês ou período os valores serão reajustados de acordo com um índice pré-estabelecido. Isso ajuda as empresas a se programarem melhor nas previsões orçamentárias.

Quanto à validade da proposta, aja da mesma forma. Deixe claro por quanto tempo ela tem valor. Normalmente, os escritórios mantêm 30 dias de validade, e após esse período os valores podem mudar. Ressalte que após aquele prazo pode haver variação no preço de contratação de um serviço.

O importante é sempre deixar claro para o cliente quais são as regras do jogo. Trata-se de uma transparência que traz benefícios para ambas as partes.

Transparência desde o início

Se o cliente em questão não valoriza o seu trabalho da forma que você acredita ser justa, talvez ele não seja um bom cliente para o seu negócio. Se a ideia é oferecer um serviço diferenciado com qualidade, mas a empresa está apenas preocupada com o preço, pode ser melhor deixar que feche negócio com outra companhia.

O que torna uma proposta de serviços contábeis verdadeiramente clara?

O essencial para uma proposta de serviços contábeis é sempre manter a clareza e a transparência, exaltando o profissionalismo do escritório. Os serviços contábeis são o pilar para o crescimento de uma companhia e devem ser valorizados. Por isso, não tenha receio de demonstrar sua importância. Afinal, há um crescimento mútuo nessa troca.

Checklist para validar sua proposta

▪ Apresentação do escritório, não apenas do serviço isolado.

▪ Valores customizados por cliente, não tabelado.

▪ Divisão clara de responsabilidades entre as partes.

▪ Procedimento definido para serviços adicionais.

▪ Ajustes anuais e prazo de validade especificados.

▪ Linguagem clara, objetiva e profissional.