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A implementação da Reforma Tributária do consumo, iniciada com a Emenda Constitucional nº 132/2023, começa a trazer mudanças práticas para as empresas brasileiras, especialmente na emissão de documentos fiscais eletrônicos. A adaptação da nota fiscal é uma das primeiras obrigações visíveis para contribuintes, e o ano de 2026 marca um período crucial de transição da Reforma Tributária.

Embora a obrigação legal de informar os novos tributos nos documentos fiscais tenha começado em 1º de janeiro de 2026 para empresas do regime normal, o Fisco flexibilizou tecnicamente as regras de validação. Essa flexibilização foi estabelecida por meio do Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025 para vigorar por um período de quatro meses contados a partir da publicação da parte comum do IBS e da CBS, que ainda não ocorreu.

Isso significa que as notas não serão rejeitadas pela ausência dos novos campos, mas a obrigação de informá-los permanece, sujeitando a empresa a penalidades em caso de descumprimento no futuro.

Novos tributos da Reforma Tributária e o impacto na nota fiscal

Com a instituição do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) pela Lei Complementar 214/2025, a base de tributação ficará mais ampla. As operações podendo ser tributadas, imunes, isentas, ter o imposto suspenso ou diferido, e até mesmo com alíquota zero, como no caso do IPI. Esse rol de tratamentos tributários variados precisará ser contemplado nos emissores de documentos fiscais eletrônicos, sendo que a principal mudança é a inclusão de campos específicos para IBS, CBS e o Imposto Seletivo (IS).

Esses campos permitem o registro da incidência dos novos tributos, em fase de teste durante 2026, com alíquotas de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS. Importante ressaltar que, neste período, haverá a dispensa do recolhimento desses valores para os contribuintes que emitirem os documentos fiscais seguindo as novas normas

Na prática, os documentos fiscais precisarão demonstrar:

• Valores do IBS;

• Valores da CBS;

• Informações para apuração e controle desses tributos;

• A nova classificação tributária das operações.

Mudanças no leiaute dos documentos fiscais

Para viabilizar a transição, o governo publicou a Nota Técnica 2025.002, que altera o leiaute da NF-e e da NFC-e. E as Notas Técnicas nº 2025.001 e SE/CGNFS-e nº 004, que são a base para outros documentos, como CT-e, BP-e, NFCom e NFS-e.

As Notas Técnicas introduzem novos grupos de informações e eventos fiscais relacionados ao IBS e à CBS. Além disso, duas novas finalidades serão disponibilizadas para a emissão de notas fiscais: a nota de débito e a nota de crédito.

• A nota de débito documentará situações em que o emitente registra um aumento no imposto devido, resultando em uma redução do imposto devido pelo adquirente (destinatário).

• A nota de crédito documentará situações em que o emitente registra uma redução no imposto devido, resultando em um aumento do imposto devido pelo adquirente (destinatário).

Como exemplo, uma nota fiscal emitida para documentar a devolução de uma mercadoria vendida a um consumidor final é um caso especial de Nota de Crédito.

O cronograma de adaptação estabelece as seguintes etapas:

• 2025: Disponibilização do novo leiaute e período de testes em ambiente de homologação.

• Final de 2025: Implantação em ambiente de produção.

• 2026: Início da obrigatoriedade de informar os dados dos novos tributos, com a flexibilização técnica da validação e dispensa de recolhimento.

Essas mudanças exigem ajustes em ERPs, sistemas de faturamento e integrações fiscais, demandando uma atuação conjunta das áreas fiscal, contábil e de tecnologia das empresas e de seus fornecedores de sistemas.

Padronização e compartilhamento nacional de dados

Um aspecto central da reforma é a criação de um ambiente nacional de dados fiscais, compartilhando informações entre União, Estados e Municípios. A legislação determina que os sistemas autorizadores sejam adaptados a um padrão nacional, o que inclui a adoção do arquivo DFeTiposBasicos_v1.00.xsd no pacote de schemas de cada documento, garantindo a uniformidade dos campos de IBS e CBS

Essa integração visa ampliar a transparência e o cruzamento de informações pelas administrações tributárias.

Pontos de atenção para empresas

A adaptação às novas regras exigirá atenção a diversos aspectos operacionais. Entre os principais pontos destacados por especialistas estão:

1. Atualização de Sistemas Fiscais: Softwares de emissão de notas fiscais devem ser ajustados para suportar os novos campos e regras de validação.
2. Novas Classificações Tributárias: A Reforma Tributária prevê novas tabelas fiscais, como o Código de Situação Tributária (CST) e o Código de Classificação Tributária (cClassTrib), que influenciarão o preenchimento de nota fiscal e serão cruciais para a futura “Apuração Assistida”
3. Ajustes em Processos Internos: Empresas precisarão revisar fluxos de faturamento, parametrizações fiscais e integrações contábeis.
4. Testes em Ambiente de Homologação: É essencial realizar testes exaustivos para garantir que os sistemas estejam operando corretamente antes que as penalidades por não conformidade legal sejam aplicadas.
5. Treinamento das Equipes: A mudança não é apenas tecnológica; as equipes fiscais e contábeis precisarão de capacitação para interpretar e aplicar as novas regras tributárias.
6. Inscrição de Pessoas Físicas: A partir de julho de 2026, pessoas físicas que se tornem contribuintes do IBS e da CBS deverão se inscrever no CNPJ, uma medida para facilitar a apuração dos novos tributos.

Transição exigirá convivência entre sistemas

Durante o período de transição, as empresas lidarão simultaneamente com os tributos atuais (ICMS, ISS, PIS, COFINS) e os novos (IBS, CBS), o que aumenta a complexidade operacional da gestão tributária.

A nota fiscal se torna a peça central para a adaptação ao novo modelo, funcionando como o instrumento fundamental para o registro e o futuro cálculo dos tributos, além de ser uma declaração de débito ao Fisco.

Preparação antecipada é essencial

Embora o cronograma de implementação seja gradual, a preparação deve começar imediatamente. A adequação dos documentos fiscais é um dos primeiros e mais importantes desafios práticos da Reforma Tributária.

Empresas que se anteciparem, investindo em planejamento, atualização tecnológica e capacitação, terão mais segurança e tranquilidade para navegar pela transição para o novo sistema tributário brasileiro