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Com o calendário do Imposto de Renda 2026 se aproximando, escritórios de contabilidade intensificam a preparação para a temporada de declarações. Embora a Receita Federal ainda não tenha publicado a instrução normativa com as regras completas da declaração, o momento é estratégico para contadores revisarem processos internos e reforçar práticas de governança digital.

Para Luiz Gustavo Sousa Silva, contador e head de controladoria da Certifica&Co, grupo que reúne as empresas Certifica, Bry e Syngular ID, o período é ideal para organizar documentos, alinhar comunicação com clientes e revisar políticas de acesso a dados fiscais. “Independentemente de alterações nas faixas, o maior problema do contador continua sendo a falta de informação completa por parte do contribuinte. É fundamental reforçar com o cliente a necessidade de relatar todas as movimentações do ano. O que não entra na conversa, muitas vezes vira retificação depois”, afirma.

Outro ponto crítico, segundo ele, é a prática ainda comum de operar a declaração utilizando a senha Gov.br do cliente, tanto por ser uma credencial pessoal e intransferível quanto pelo risco de responsabilização se houver qualquer incidente de acesso ou uso indevido. “A senha dá acesso a uma série de serviços além do Imposto de Renda. Quando o contador utiliza essa credencial, ele assume um risco relevante do ponto de vista de segurança da informação e de eventual responsabilização”, afirma.

Na avaliação de Luiz, o caminho mais seguro é o uso de certificado digital com procuração eletrônica, que permite ao contribuinte autorizar o contador a acessar apenas os dados necessários para a declaração. “Com o certificado, o cliente escolhe o que será compartilhado, sem abrir todo seu ambiente digital. Isso melhora a governança, protege dados sensíveis e reduz vulnerabilidades”, explica.

Na prática, o certificado digital é uma identidade eletrônica para pessoas e empresas que substitui a assinatura física e o reconhecimento de firma, permitindo que ações como assinatura de contratos, envio de declarações fiscais e acesso a sistemas sejam realizadas com validade legal. Em relação à Receita Federal, o certificado garante que apenas o titular consiga acessar informações sensíveis, realizar operações fiscais e utilizar ferramentas exclusivas no portal da Receita.

“O certificado digital não é obrigatório para a transmissão da declaração, mas pode trazer ganho operacional ao facilitar o acesso à declaração pré-preenchida, que funciona como instrumento adicional de conferência”, explica Luiz.

Pré-preenchida como novo foco

Com o avanço dos sistemas de cruzamento de dados da Receita Federal, Luiz avalia que a declaração pré-preenchida deve ganhar ainda mais espaço em 2026, seguindo uma tendência de fiscalização cada vez mais automatizada, o que eleva o nível de exigência sobre a qualidade das informações prestadas.

“Mesmo que existam divergências, a pré-preenchida pode sinalizar movimentações que o contribuinte esqueceu de contar, um informe ou um imposto retido, por exemplo. Isso ajuda a evitar cair em malha e ter que refazer a declaração depois”, diz.

Apesar de ser útil como “radar”, ela ainda conta com divergências, e a checagem contínua deve seguir sendo a etapa crítica do processo. “Antecipação e organização são diferenciais competitivos no período do Imposto de Renda”, finaliza Luiz.