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Com o mês de março, chega o momento da preparação para o ajuste de contas com a Receita, e muita gente começa a fazer isso buscando aplicativos para organizar o Imposto de Renda.

É claro que a tecnologia ajuda e facilita a vida nessa hora, mas não adianta encher o celular de opções sem antes cumprir etapas importantes. Normalmente, o que atrapalha o contribuinte não é a falta de ferramentas, mas a sensação de que as informações estão todas espalhadas.

É preciso saber por onde começar antes de escolher um app, pois ele vai organizar o passo a passo do Imposto de Renda, não resolver todos os problemas. O primeiro movimento não acontece na loja de aplicativos, mas nos canais onde os dados estão disponíveis.

1. Buscar as informações: onde estão seus documentos

Os informes de rendimentos são a base da declaração do Imposto de Renda. Eles estão nos aplicativos dos bancos e corretoras, no portal do colaborador das empresas e na plataforma Meu INSS para quem é aposentado ou pensionista.

Planos de saúde e instituições de ensino também disponibilizam relatórios anuais com o total pago no período. Esses documentos ajudam a conferir valores e evitar estimativas de memória, além de trazerem dados como CNPJ e identificação de dependentes, que fazem diferença na hora de preencher a declaração.

Para não deixar passar nada, vale fazer uma lista simples: quais fontes de renda você teve no ano? Investe em mais de uma corretora? Recebeu aluguéis ou outros proventos?

Esse é o ponto de partida para reunir as informações, que serão organizadas na segunda etapa do processo.

2. Classificar e organizar: transformar tudo em informação útil

Com os informes, recibos, holerites e toda a documentação em mãos, começa a parte que dá mais trabalho e costuma gerar mais ansiedade: entender onde cada item entra na declaração. E é aqui que entram aplicativos mais voltados à organização.

Ferramentas de notas, como Google Keep, Evernote ou Notion, permitem criar listas simples com os documentos necessários. Já as planilhas no celular, como Google Sheets ou Excel, podem ajudar a consolidar e visualizar rendimentos e despesas em um só lugar.

Com apps de controle financeiro, como Organizze e Mobills, é possível filtrar despesas médicas, educacionais e outras que podem ser relevantes na declaração. Porém, mais do que escolher a melhor ferramenta, o importante é criar uma lógica própria, e separar tudo por categorias costuma funcionar bem: rendimentos, despesas dedutíveis, bens, dívidas e pagamentos realizados no ano.

É nesse momento que os aplicativos para organizar o IR realmente começam a ajudar. Eles não substituem a conferência das informações, mas reduzem a chance de esquecer um documento ou perder um comprovante importante.

3. Salvar e proteger: garantir acesso e segurança

Na fase final, entram em cena os aplicativos de digitalização, como Adobe Scan ou Microsoft Lens, que transformam recibos físicos em arquivos PDF organizados. Muitos contam com reconhecimento de texto, o que facilita encontrar um documento específico depois.

Já os serviços de armazenamento em nuvem, como Google Drive, Dropbox ou OneDrive, permitem criar pastas por ano e por categoria. Assim, além de organizar a declaração atual, o contribuinte já começa a montar um histórico para os próximos anos.

Também vale criar uma pasta específica para a própria declaração entregue, incluindo o recibo de envio e a cópia do arquivo. Parece um simples detalhe, mas isso pode facilitar bastante a vida meses depois.

Lembrando que toda essa organização não serve só para preencher a declaração do ano, pois a Receita Federal pode solicitar comprovação de informações por até cinco anos. Por isso, salvar os documentos com cuidado e ter acesso fácil a eles pode evitar correria, retrabalho e dor de cabeça no futuro.

Antes de preencher a declaração:

Com os documentos reunidos, classificados e salvos, vale uma pausa antes de começar a preencher campo por campo.