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Com a chegada da fase de transição da reforma tributária do consumo, a exigência de novos modelos de notas fiscais tem gerado apreensão entre empresas e entidades setoriais. O principal problema gira em torno da capacidade de adaptação dos sistemas aos novos layouts exigidos pela Receita Federal. Contribuintes temem não conseguir atender aos prazos para começar a informar o IBS e a CBS nos documentos fiscais a partir de janeiro de 2026 e, com isso, sofrer penalidades. Entre elas a de serem obrigados a recolher os novos tributos já em 2026, ano previsto para ser apenas de teste. O maior risco, no entanto, é operacional, de os contribuintes não conseguirem emitir os documentos fiscais, o que inviabilizaria o faturamento e a conclusão das operações.

Embora haja algum temor por parte dos contribuintes de o governo não disponibilizar todos os novos modelos de notas fiscais a tempo, especialistas ouvidos pelo JOTA apontam uma preocupação maior com a conscientização das empresas, que precisam se adaptar e fazer a sua parte para cumprir as novas regras.

Ao JOTA, o gerente do projeto de implantação da reforma tributária do consumo na Receita Federal, Marcos Flores, garante que o fisco está trabalhando para que todos os modelos estejam prontos até dezembro, com tempo hábil para os contribuintes se adaptarem. Flores ressalta que o órgão tem publicado uma série de notas técnicas que já trazem os novos layouts, inclusive da nota de mercadorias.

No limite, em casos de documentos que são exigidos pela primeira vez, como as dos setores de saneamento básico, de locações e de transações imobiliárias, o fisco garante que, se esse prazo não for cumprido, como última opção, tomará medidas para que as empresas cumpram a obrigação de modo mais simples, pois a intenção é de uma relação de cooperação com o contribuinte. "Estamos trabalhando para que não falte nada e que dê tempo de o contribuinte atualizar o seu sistema", afirma Flores, que observou que os resultados também dependem dos estados e municípios.

Contribuinte que não informar IBS e CBS em 2026 deve pagá-los

O prazo para a emissão dos novos documentos fiscais começa em 1º de janeiro de 2026, início de uma transição que vai até 2033. A reforma tributária define que, neste primeiro ano, haverá apenas o “teste” da CBS, que terá alíquota de 0,9%, e do IBS, com alíquota de 0,1%, sem a cobrança efetiva, porque os valores serão compensados com o PIS e a Cofins. Mas há um detalhe que tem passado despercebido pelos contribuintes: se elas não emitirem os documentos fiscais, chamados de obrigações acessórias, eles serão obrigados a recolher a CBS e o IBS a essas alíquotas mesmo em 2026.

A penalidade consta do 125, parágrafo 4º, do Ato das Disposições Constitucionais Transitórias (ADCT), inserido pela reforma tributária, e do artigo 348, parágrafo 1º, da Lei Complementar 214/2025. Ambos definem que os contribuintes que cumprirem as obrigações acessórias, ou seja, a emissão dos documentos fiscais, relativas à CBS e ao IBS ficam dispensados do recolhimento desses tributos. Especialistas explicam que, caso contrário, é aplicada a regra: os fiscos cobrarão os valores diante do princípio da indisponibilidade do crédito tributário.

Risco de não conseguir operar

Marcus Vinicius Gonçalves, sócio da KPMG, empresa global de auditoria e consultoria, no entanto, aponta que a previsão na legislação para o recolhimento dos tributos já em 2026 é o menor dos problemas. Na prática, explica, se as empresas não inserirem os campos do IBS e da CBS, as notas fiscais não poderão ser emitidas, o que inviabilizará a conclusão das operações com mercadorias e serviços. “O problema não está no 1% [de tributo a ser pago], está no risco de não conseguir operar”, afirma Gonçalves.

O sócio da KPMG destaca que, em 2026, o contribuinte vai poder compensar a alíquota de 1% do somatório da CBS e do IBS com o PIS e a Cofins que seria obrigado a recolher. Mas, para isso, precisa destacar corretamente os novos tributos nas notas fiscais. “Se as empresas não conseguirem neste curto período de tempo, entre agora e o fim do ano, adaptar os sistemas, fazer customizações necessárias para emitir e receber nota no novo layout, o risco é não conseguir operar”, diz Gonçalves, que observa haver um movimento crescente por parte de associações empresariais e empresas de tecnologia para pedir a prorrogação do prazo.

Edgard de Castro, presidente da Associação Brasileira de Tecnologia para o Comércio e Serviços (Afrac), também aponta preocupação com o prazo de adaptação das empresas, sobretudo as de pequeno porte, que podem não contar com estrutura para realizar as mudanças. Ele chama a atenção das empresas para a importância de se atualizar até dezembro de 2025: “É um alerta bem claro para as empresas, para dizer: olha, tem de se adequar. A reforma tributária existe, é 100% real e começa a partir de janeiro de 2026.”

Um dos grandes gargalos citados por Castro é a adaptação dos municípios, que, a partir de 1º de janeiro de 2026, deverão estar integrados ao novo padrão nacional da Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e). O presidente da Afrac aponta que cerca de mil contribuintes já aderiram ao novo sistema. “Então, há uma série de adequações a serem feitas. E é importante que fique claro: não estamos falando de empresas versus governo. O Legislativo definiu e todos têm de atender. Estamos todos em uma cruzada contra o tempo”, conclui Castro.

Falta de mobilização das empresas

Rodrigo Sartorio, diretor de Produtos da Totvs, empresa líder no mercado de tecnologia para gestão empresarial, afirma que o que mais preocupa é a falta de mobilização das próprias empresas para adaptar os seus sistemas às novas regras. A seu ver, a necessidade de conscientização atinge empresas de todos os portes e setores. Sartorio diz que o governo tem cumprido o cronograma de publicação das notas técnicas, mas lembra que a reforma exige não apenas adequação tecnológica por parte dos contribuintes, mas também revisão estratégica.

Para se ter ideia, embora já exista um ambiente de homologação disponibilizado pelo governo, para que os contribuintes testem os novos modelos, o diretor afirma que menos de 50% dos clientes da Totvs iniciaram a parametrização dos sistemas. Ou seja, a Totvs oferece as soluções prontas, mas grande parte das empresas ainda precisa configurar os seus sistemas e fazer testes para cumprir as novas regras.

“Enviamos cartas aos clientes alertando sobre o início da transição da reforma tributária e temos realizado eventos para fazer esse choque de realidade”, afirma Sartorio. “Eu acredito que a gente tem essa mobilização que está crescente, mas o timing é perigoso. Acelerou agora, mas no nosso entendimento ficou muito represado para o fim do ano”, enfatiza.

Receita aposta em colaboração

Ao JOTA, Marcos Flores, da Receita Federal, afirma que o órgão tem buscado informar ao setor privado que a transição da reforma tributária será realizada de forma colaborativa, sem caráter punitivo. Na avaliação do gerente do projeto de implantação da reforma tributária do consumo, a maioria dos contribuintes, sobretudo aqueles que já emitem as notas, não terá problemas para se adaptar.

Flores lembra que, há pelo menos 15 anos, os contribuintes adaptam os documentos fiscais a novas notas técnicas pelo menos duas vezes por ano. “Para quem já emite nota fiscal, sem susto. Se deu conta do recado por 15 anos, vai dar conta agora também”, diz.

Para casos mais complexos, em que ainda não existem os documentos fiscais, como saneamento básico, locações e transações imobiliárias, Flores diz que, se esse prazo não for cumprido, a Receita tomará medidas para viabilizar o cumprimento da obrigação, mas não detalhou quais. O foco, porém, é concluir tudo ainda em 2025.

"A gente não tem intenção de resolver isso de forma coercitiva", garante Flores. "O objetivo é que a gente consiga fazer a transição, para que o contribuinte consiga transmitir tudo. Estamos tentando ajudar o contribuinte e acho que isso está claro."

A finalidade da exigência em 2026, segundo Flores, além de preparar os sistemas para a nova estrutura tributária, é permitir que as administrações públicas calibrem as futuras alíquotas. O objetivo é manter a carga tributária e fazer com que a alíquota seja a mais baixa possível. “A administração tributária precisa do documento fiscal para calcular a alíquota correta, inclusive o TCU vai validar a metodologia. Mas, se os documentos fiscais não são emitidos, é como se aquele fato gerador não existisse, e tem de subir a alíquota”, explica.

Para facilitar o processo de emissão, Flores lembra que a Receita disponibiliza ferramentas, como a calculadora da reforma tributária, que já é utilizada no projeto-piloto da CBS. “Estamos trabalhando para facilitar a vida do contribuinte. A Receita está disponibilizando uma ferramenta que calcula todos esses tributos. Mesmo que [o contribuinte] não saiba o layout do documento fiscal ainda, ele pode acoplar o seu sistema à calculadora”, afirma o gerente.