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Em outubro de 2025, já entram em ambiente de produção os campos das notas fiscais (NF-e e NFC-e) relativos ao IBS, CBS e IS da Reforma Tributária. Por enquanto, embora esses campos sejam obrigatórios, o preenchimento ainda é opcional e tem o objetivo de verificação e adequação do sistema. Mas, a partir de janeiro de 2026, será obrigatório preencher corretamente esses campos. Será o início da transição para o novo regime tributário sobre o consumo. Portanto, mesmo pequenas e médias empresas devem avaliar em que etapa se encontram no processo de adequação à Reforma Tributária, fazerem o seu planejamento e tomarem as medidas necessárias para uma transição segura e sem atropelos. Confira a seguir 4 etapas fundamentais na preparação para a Reforma Tributária.

1 – Compreensão técnica e estratégica

Na preparação para a Reforma Tributária, é preciso fazer uma imersão na nova legislação e entender profundamente como o novo sistema tributário vai impactar seus negócios e a sua empresa.

Por exemplo, você já calculou qual será o impacto dos novos mecanismos de recolhimento de tributos, com a dedução automática dos tributos a cada venda realizada (split payment), no fluxo de caixa da sua empresa? Sabe como ficará a sua compensação de créditos com a nova legislação?

Mesmo que o seu negócio hoje seja isento de tributos sobre o consumo, é preciso ficar atento. Há várias atividades econômicas que passarão a recolher tributos no momento da prestação do serviço, como é o caso da locação de imóveis, dependendo da soma do valor dos aluguéis.

Como outra novidade importante, haverá carga tributária adicional sobre produtos e serviços considerados prejudiciais à saúde ou ao meio ambiente, com a chegada do Imposto Seletivo.

Neste contexto, é necessário reavaliar premissas básicas do negócio, tais como modelos de fornecimento, estoques, financiamento e vendas.

Tudo começa, naturalmente, em se aprofundar no conhecimento da legislação. É fundamental que os times executivos e operacionais da sua empresa estejam preparados para entender as mudanças e tomar decisões mais assertivas.

2 – Avaliação de processos e contratos

Identificados os impactos da Reforma Tributária no negócio, a próxima etapa é avaliar como eles interferem nas suas operações, processos e rotinas. Muda alguma coisa nos seus processos contábeis, fiscais e financeiros? Seu atual sistema de precificação funciona com a nova legislação? Sua equipe está adequadamente dimensionada e capacitada para essas tarefas? Será necessário renegociar contratos com clientes e fornecedores?

Se necessário, estabeleça uma estratégia de comunicação com clientes e fornecedores para explicar eventuais alterações de preços, contratos e condições comerciais.

Muitas vezes, as medidas para proteger o negócio não poderão ser tomadas de forma unilateral. E toda a cadeia de valor terá de trabalhar conjuntamente nas adequações.

3 – Reestruturação de processos e sistemas

Já na fase operacional, será necessário adaptar sistemas como emissão de notas fiscais, gestão e contabilidade para processar os novos tributos e obrigações. O seu emissor já possui os novos campos de CBS, IBS e IS? Seu sistema contábil está apto a fazer a escrituração da CBS e do IBS?

Será fundamental ter uma base tecnológica atualizada e confiável para dar conta de operacionalizar a nova legislação no dia a dia.

Frente aos desafios, serão cada vez mais necessários sistemas inteligentes de execução, gerenciamento e controle das rotinas, com sólida e sempre atualizada base de informações regulatórias, além de tecnologia avançada para evitar erros e garantir agilidade no processamento de informações.

Avalie se já não chegou o momento de adotar ferramentas de automação tributária e inteligência fiscal e contábil.

4 – Governança tributária e compliance

Em paralelo às adequações, é recomendável tomar todas as medidas possíveis para reduzir riscos e assegurar conformidade em todos os seus processos. Conte com o apoio de seu contador e/ou do seu time tributário para o planejamento estratégico e o monitoramento de todo o processo.

Estabeleça controles para acompanhar os créditos acumulados durante o período de transição. Acompanhe as PECs complementares e leis ordinárias que ainda serão publicadas e vão detalhar a operação dos tributos.

E, acima de tudo, conte com soluções e parceiros que podem te ajudar nesta missão. Novos ajustes de rota podem ser necessários no decorrer da jornada.