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Muitos empresários, ao decidirem encerrar as atividades de sua empresa, acreditam que basta dispensar funcionários e finalizar os contratos de trabalho. Contudo, essa visão simplificada pode gerar sérios problemas. Mesmo uma empresa inativa continua tendo obrigações fiscais e legais a se cumprir para evitar a inadimplência.

É importante entender que as penalidades por descumprimento não afetam apenas o empreendedor individual. Caso a empresa possua sócios, todos são responsáveis pelas pendências. Portanto, manter a atenção redobrada aos deveres da empresa e cumprir todas as obrigações é fundamental.

A irregularidade do CNPJ pode trazer graves consequências para o empresário, como o bloqueio de atividades essenciais da organização, impedimento de recebimentos e pagamentos, e, consequentemente, prejuízos financeiros significativos.

Mas, afinal, quais são as obrigações de uma empresa inativa? Explicaremos detalhadamente esse processo a seguir. Acompanhe para evitar transtornos futuros.

O que é uma empresa inativa?

Uma empresa inativa é aquela que não tem a movimentação em dia. Seja essa ausência por conta do excesso de burocracia e, principalmente, custos altos para o fechamento oficial. Diferente de uma empresa baixada, a inativa mesmo sem movimentar a parte burocrática, tem alguns deveres a serem cumpridos. Portanto, é de vital importância entregar as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Alguns empresários se veem sem saída para atender às burocracias para encerrar as atividades e, portanto, não ficam extintas dos órgãos competentes e fiscalizadores. Elas continuam existindo, porém, sem movimentação.

Apesar de ser um procedimento legal e viável temporariamente para alguns empreendedores, essa prática pode ser perigosa ao longo do tempo, entretanto, deve ser usada por quem pretende voltar ao exercício da atividade ou por quem não tem dinheiro para fechar a empresa imediatamente.

Vale lembrar que, para o encerramento total das atividades, a empresa não pode ter nenhuma dívida com o fisco. O erro mais comum é a falta da entrega das obrigações acessórias, documentos exigidos pelos órgãos competentes que atestam a inatividade empresarial.

Quais são as obrigações de uma empresa inativa?

Mesmo a empresa estando inativa, o empresário deve cumprir a burocracia vigente para não incorrer nos órgãos fiscalizadores e, eventualmente, virem a dívida fiscal crescer com o passar do tempo. Portanto, é muito importante entregar as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Entre as obrigações, algumas são:

• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais – Negativa;
• DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) – Se não for entregue, haverá pena de multa;
• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) – 1° entrega feita em Janeiro e a 2° em Dezembro;
• Imposto de Renda Pessoa Jurídica;
• A empresa também pode ter que apresentar outras declarações, como a DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) e a DEFIS (Declaração Eletrônica de Informações Sociais).
• Escrituração Contábil Fiscal (ECF): Empresas optantes pelo Lucro Presumido ou Real precisam entregar a ECF anualmente, mesmo inativas.

Os empresários que não cumprem com a responsabilidade no momento do fechamento ou inatividade da instituição, acabam deixando de entregar as obrigações acessórias ou adicionais.

É importante destacar que o pagamento de tributos relativos aos anos-calendário anteriores, bem como, a multa pelo descumprimento de uma obrigação acessória não descaracteriza a empresa como inativa.

O administrador tem a responsabilidade de oferecer informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas aos órgãos competentes dentro do prazo pré-estabelecido, além de respeitar uma série de normas.

Os contadores podem auxiliá-lo na missão de não ter a dívida ativa aumentando a medida em que o tempo de empresa inativa passa, sendo assim, ele facilita toda a burocracia junto à Receita Federal para que o prejuízo não seja ainda maior.

Quanto tempo uma empresa pode ficar inativa?

Não há um prazo estipulado permitido para que a empresa permaneça inativa, entretanto, o empreendedor precisa compreender e ter consciência de que essa atitude é algo temporário, bem como dos riscos e multas por atraso no pagamento das contas tributárias.

Com o crescimento corrente dos débitos, o empresário também pode ter prejuízo como pessoa física e ter seu CPF suspenso. O ideal é que a empresa seja fechada assim que a decisão for tomada, pois as dívidas podem sair do controle e, com o passar do tempo, não terem como ser sanadas.

Caso a dívida não seja paga e a empresa possuir sócios, eles também são responsabilizados diante à Receita Federal, Prefeitura e Estado, podendo correr o risco de ter o nome protestado no cartório.

Há obrigação de declarar imposto de renda?

O empresário que possui empresa inativa não precisa transmitir a declaração mensalmente porém as declarações exigidas anualmente são de responsabilidade também de quem tem empresa inativa, correndo o risco de ter o CNPJ ou CPF cancelados.

De forma geral, as obrigações são:

• DCTF: Deve ser entregue, sob pena de multa RAIS negativa;
• GFIP : É entregue uma no mês de janeiro e outra no mês de Dezembro, não deve ser entregue depois da data, pois pode gerar multa.

Empresa sem movimento: devem ser entregues as obrigações acessórias comuns à qualquer companhia, sendo:

• DCTF;
• SPED;
• Escrituração mensal;
• Imposto de renda de pessoa jurídica, entre outros.

Conclusão

Mesmo que estejam inativas ou sem movimento, as empresas ainda têm obrigações a cumprir, e não cumprir com essas obrigações pode gerar diversas penalidades.

Encerrar um negócio é um procedimento burocrático e pode custar muito dinheiro e por conta disso, alguns empreendedores deixam suas empresas sem movimento ou inativas, mas pensar que as obrigações acabam aí é um erro.

O ideal é que a empresa seja fechada assim que a decisão for tomada, para evitar a criação de dívidas e com o passar do tempo, não terem como ser sanadas.