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Microempreendedores Individuais (MEIs) que compram ou vendem produtos precisam ficar atentos a uma nova regra para emissão de notas fiscais que entrou em vigor nesta terça-feira (1º).

Com a mudança nas normas, passa a ser obrigatória a inclusão do Código de Regime Tributário (CRT) 4, criado exclusivamente para a categoria, por MEIs em suas notas fiscais.

Os códigos de regime tributário (CRT) servem para indicar que tipo de empresa está emitindo a nota fiscal, para que a Receita Federal e as Secretarias de Fazenda consigam avaliar a tributação aplicável a cada uma delas, explica Charles Gularte, vice-presidente executivo de Serviços aos Clientes da Contabilizei.

A medida foi anunciada no ano passado, por meio da publicação de uma nota técnica no portal oficial do projeto da Nota Fiscal Eletrônica. Seu início estava previsto para novembro, mas foi adiado.

Até então, os MEIs usavam o CRT 1, junto às demais empresas optantes pelo Simples Nacional. Agora, o código exclusivo para a categoria pretende facilitar a identificação dela nas operações fiscais e contábeis.

“Com essa diferenciação, a fiscalização se torna mais eficiente, pois os sistemas de monitoria dos Fiscos conseguem identificar mais rapidamente as peculiaridades, facilitando o controle”, afirma Gularte.

A mudança na regra não altera a forma de tributação do MEI, ressalta o contador Rogério Alexandre Gonçalves, professor da FIA Business School. Os impostos continuam tendo um valor fixo para a categoria e são pagos por meio do DAS, o Documento de Arrecadação do Simples Nacional.

No entanto, quem não incluir o código de forma correta a partir de abril pode ter problemas para emitir as notas fiscais, o que pode gerar multas e até impactar as operações da empresa, alerta Gularte.

1. Quando o MEI precisa emitir nota fiscal?

O MEI é obrigado a emitir nota fiscal sempre que vender ou prestar serviços para outras empresas, explica o Sebrae. A emissão é opcional quando o serviço ou a venda for realizada para pessoa física.

Como dito anteriormente, o Código de Regime Tributário (CRT) é utilizado por empreendedores do comércio e indústria que compram e vendem produtos e, portanto, precisam emitir a Nota Fiscal eletrônica (NF-e).

Eles estão sujeitos ao ICMS, imposto sobre a circulação de mercadorias, e o processo de emissão da nota varia conforme cada estado, que é o responsável pela arrecadação do tributo (leia mais abaixo).

MEIs prestadores de serviços, como cabeleireiros ou fotógrafos, pagam o ISSQN, imposto sobre serviços cobrado pelos municípios, e emitem outro tipo de nota fiscal, pelo sistema nacional de emissão de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e).

2. O que são CFOPs?

Além do CRT, também é obrigatório incluir na Nota Fiscal eletrônica (NF-e) o chamado Código Fiscal de Operações e de Prestações (CFOP), que identifica o tipo de operação realizada pela empresa.

Isso já era feito antes da mudança de regra, mas, agora, os CFOPs “foram desenhados para distinguir as atividades dos MEIs de maneira mais clara”, afirma Gularte, da Contabilizei.

Com os códigos, o MEI vai poder detalhar se a operação é uma venda, devolução, remessa ou outro tipo de lançamento. Todos os CFOPs relativos ao CRT4 estão descritos na página 4 da nota técnica.

“É mais uma questão fiscal. A ideia é fazer uma padronização para que, na hora da emissão da nota, ela espelhe exatamente a atividade oferecida”, complementa o professor Rogério, da FIA.

3. Como incluir o novo código nas notas?

O primeiro passo é acessar o sistema de emissão de NF-e que o MEI preferir. Algumas Secretarias Estaduais da Fazenda têm plataformas próprias, e o Sebrae também possui um emissor gratuito.

Depois de fazer login ou se cadastrar no sistema, o MEI deverá seguir os passos para emitir a nota e, no campo referente ao Código de Regime Tributário, inserir o código CRT 4. Para isso, é essencial verificar se o sistema está atualizado.

“Em seguida, preencha os dados do destinatário, informando corretamente o CNPJ ou CPF do cliente, além do endereço completo. Depois, escolha o CFOP adequado para a natureza da operação realizada, como venda, devolução ou remessa”, orienta o contador Charles Gularte.

Como já era feito antes, o empreendedor também vai precisar inserir uma descrição detalhada do produto, incluindo quantidade, valor unitário e total.

“Após a conferência das informações, gere e transmita a nota fiscal. O sistema fornecerá um arquivo XML e um Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que devem ser enviados ao cliente e armazenados para controle contábil e fiscal", completa o especialista.

4. Possíveis consequências do descumprimento da regra

Se o MEI não colocar o CRT, ou informar o número errado, pode ser que ele nem consiga emitir a nota fiscal no sistema, explica o professor Rogério, da FIA.

“Ou a nota pode ser invalidada”, diz. “E, se houver fiscalização da Receita, tudo vai depender do grau, mas o MEI corre até o risco de ter que se desenquadrar da categoria”, afirma.

Segundo Gularte, da Contabilizei, “emitir uma nota com um código incorreto pode ser interpretado como erro fiscal, o que pode gerar autuações ou exigência de retificações”.

Além disso, pode causar dificuldades para comprovar o sistema de tributação da empresa, já que ela pode ser classificada erroneamente como uma empresa comum do Simples Nacional, e não como MEI, impactando as operações.