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A Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma obrigação que as empresas devem cumprir anualmente no Brasil, por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) . Em 2023, a declaração deve ser entregue até o dia 31 de maio.

Os profissionais responsáveis devem informar dados contábeis e fiscais para a Receita Federal, visando garantir a transparência e a regularidade das operações realizadas na organização.

Apesar da importância, a entrega da ECD pode ser um processo complexo que pode levar a penalidades e multas para as empresas. Para evitar esse problema, selecionamos os sete principais erros na hora de entregar a declaração. Confira.

Omissão de informações

A omissão de informações é um dos principais erros na entrega da ECD. É importante que todas as informações contábeis e fiscais sejam comunicadas, pois a falta de alguma informação pode levar à geração de inconsistências e erros na ECD.

A não inclusão de uma movimentação financeira, como a compra de um ativo imobilizado, deixará a escrituração contábil incompleta e desatualizada, deixando a empresa sujeita a multas e outras penalidades.

Erros de digitação

A digitação incorreta de informações pode gerar erros na ECD, que podem ser difíceis de identificar e corrigir posteriormente. Por isso, é importante que as informações sejam digitadas com atenção e conferidas antes do envio da ECD

O erro mais comum de digitação são os zeros, que podem ser colocados a mais ou a menos. Por exemplo, se um lançamento contábil de uma despesa de R$ 10.000,00 for registrado com o valor de R$ 100.000,00 por engano, isso afetará o saldo da conta e poderá levar a empresa a pagar mais impostos do que o devido.

Falta de conciliação contábil

A falta de conciliação contábil é outro erro comum na entrega da ECD. Suponha que a empresa tenha uma conta de estoque, e que esta conta esteja desbalanceada, sem a devida conciliação contábil entre o saldo registrado no livro contábil e o saldo real em estoque.

Neste caso, a falta de conciliação contábil pode levar a uma distorção do valor real do estoque da empresa, o que pode levar a decisões erradas por parte da gestão e até mesmo à sonegação de impostos.

A conciliação contábil é um procedimento essencial justamente para garantir a precisão das informações contábeis. Ela consiste em verificar se as informações registradas no livro contábil estão em concordância com as informações presentes nas contas bancárias, extratos, documentos fiscais, entre outros. Dessa forma, é possível identificar possíveis divergências e erros de registro e corrigi-los antes da entrega da ECD.

Ausência de documentos fiscais

A ausência de documentos fiscais também pode levar a inconsistências e erros na ECD, que geram multas e outras penalidades.

Um exemplo seria a falta de registro de uma nota fiscal de compra ou venda. Suponha que a empresa tenha realizado uma venda de produtos, mas por algum motivo a nota fiscal correspondente não tenha sido registrada na contabilidade. Nesse caso, a ausência desse documento fiscal na ECD pode gerar inconsistências na apuração de impostos e tributos, além de prejudicar a análise e gestão financeira da empresa.

É importante que todos os documentos fiscais sejam mantidos em dia e que o responsável verifique se foram devidamente registrados na ECD.

Desrespeito às normas contábeis

O não cumprimento das normas contábeis pode levar à geração de erros e inconsistências na ECD, além de gerar multas e outras penalidades.

Por exemplo, se uma empresa registra como despesa um gasto que na verdade deveria ser registrado como investimento, apenas para reduzir a base de cálculo do Imposto de Renda está desrespeitando as normas, o que pode levar a penalidades por parte dos órgãos fiscalizadores e à perda de credibilidade perante o mercado.

Falta de conhecimento técnico

A falta de conhecimento técnico sobre a ECD e sobre as normas contábeis pode levar à geração de erros e inconsistências na declaração, além de gerar multas e outras penalidades.

É importante que a empresa possua uma equipe técnica qualificada e atualizada sobre as normas e regras contábeis.

Atrasos na entrega

A entrega tardia da ECD pode gerar multas e outras penalidades, além de prejudicar a empresa em relação ao cumprimento de obrigações fiscais e tributárias.

Em geral, as multas por atrasos na entrega da ECD são calculadas da seguinte forma:

• Multa mínima: a empresa que não apresentar a ECD no prazo estipulado fica sujeita a uma multa mínima de R$ 500,00;
• Multa por atraso: além da multa mínima, a empresa também pode ser penalizada com uma multa de 0,5% do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a ECD, por mês-calendário ou fração, limitada a 10% do valor total;
• Multa qualificada: se a empresa apresentar a ECD com informações inexatas, incompletas ou omitidas, a multa pode ser qualificada em até 3% do valor da operação correspondente, sendo que o valor mínimo da multa é de R$ 100,00.

Além das multas previstas na legislação, o atraso na entrega da ECD pode gerar outras consequências negativas para a empresa, como a restrição para emissão de certidões negativas de débitos e a inclusão no Cadastro Informativo de Créditos não Quitados do Setor Público Federal (CADIN).

É importante que a empresa inicie o processo de entrega da ECD com antecedência e fique atenta aos prazos estabelecidos pela Receita Federal.

Como evitar erros na ECD

Para evitar esses erros e garantir uma entrega bem-sucedida da ECD, é essencial que as empresas adotem boas práticas de gestão contábil e fiscal. Isso inclui manter os registros contábeis em dia, realizar conciliações periódicas, garantir a correta classificação de despesas e receitas, bem como manter uma equipe técnica qualificada e atualizada sobre as normas e regras contábeis.

Além disso, é importante que as empresas contem com o suporte de um software contábil especializado, capaz de automatizar processos e garantir a qualidade das informações registradas. Com isso, é possível reduzir o risco de erros e inconsistências na ECD, bem como garantir o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias, evitando multas e penalidades.

Para te auxiliar nesse processo, conte com o auxílio de um profissional contábil.