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É longo o percurso das empresas para alcançar a plena conformidade com todas as normativas fiscais – e, muitas vezes, aquelas com sede em outros países acabam passando por cima de diretrizes que lhes dizem respeito em território brasileiro.

É o caso da Instrução Normativa (IN) nº 1863/2018 da Receita Federal (RFB), que trouxe a exigência da apresentação do Beneficiário Final para as entidades empresariais, inclusive aquelas entidades domiciliadas no exterior. Trata-se da pessoa (Ultimate Beneficial Ownership – UBO, em inglês) que possui, controla ou influencia uma empresa em última instância.

“Os empresários precisam estar atentos, pois o prazo para a indicação é de 90 dias contados da inscrição da entidade no CNPJ, ou de 180 dias contados da data de publicação da IN 1863/2018, publicada em 28/12/2018, para as entidades já inscritas no CNPJ”, avisa o advogado Maximilian Eriksson Ballão, do Departamento Aduaneiro e Paralegal da Andersen Ballão Advocacia.

Segundo Maximilian, o UBO não precisa ser o proprietário da empresa, e isso acaba dificultando o trabalho da Receita Federal. “São pessoas com grande influência quando detêm participação igual ou superior a 25% da empresa, ou mesmo autoridade em alterações de estatuto e eleições de quadro administrativo”, explica.

“Os processos de UBO já estão sendo analisados pela RFB. A empresa que, eventualmente, deixou de apresentar o UBO até agora poderá sofrer as sanções previstas na IN 1863/2018. Vale lembrar que, além do processo de UBO, o Quadro de Sócios e Administradores, conhecido como QSA, e o representante legal/procurador na base de dados do CNPJ também deverão estar devidamente informados à RFB, podendo ser motivo de suspensão do CNPJ da entidade, conforme o Art. 40, § 2º, Incisos I e II da referida IN”, explica a analista paralegal da ABA Liliana Tanabe.

Outro detalhe importante ressaltado por Maximilian é que as empresas estrangeiras, constituídas via Banco Central, também precisam realizar a atualização do representante legal/procurador na base de dados do CNPJ, pois o sistema do BACEN não é totalmente sincronizado com a RFB.