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NF-e: O Ajuste SINIEF 07/05 instituiu a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica. A NF-e, modelo 55, contém várias informações a respeito das operações de compra e venda de mercadorias. O documento contém dados como a identificação do número do CNPJ do emitente ou destinatário, ou seu CPF caso seja pessoa física. Desde sua criação a NF-e passa por renovações constantes. As informações estão cada vez mais completas, remetendo sempre a realidade das empresas, sem contar que por ser um documento virtual ela gera uma grande economia de papel.

Na emissão da NF-e é sempre importante ver o estado de destino, caso seja diferente do emitente, pois, podem ser necessários recolhimentos de tributos adicionais. Por exemplo, alguns estados de destino possuem a particularidade da cobrança do fundo de combate à pobreza. Os contribuintes podem ter de recolher até 2% do valor da prestação para esse fundo.

NFC-e: As NFC-e são documentos fiscais de emissão e armazenamento digital (eletrônico), assim como a NF-e. Apesar de serem muito semelhantes, são documentos com finalidades diferentes, pois, a NFC-e é destinada as vendas ao consumidor final. Assim, enquanto a NF-e é voltada para operações em geral, a NFC-e é mais específica. Tanto na NFC-e como na NF-e, o produto que for vendido precisa constar no documento fiscal. Ele deve ser cadastrado no seu sistema de emissão, e para isso você deve saber o código NCM e CEST. As empresas só precisam se preocupar com o CEST caso tenham itens que sejam aplicadas a substituição tributária. Assim como o CEST e NCM é importante também saber a situação tributária e alíquota dos tributos desse item. Afinal, a informação pode variar de acordo com o regime tributário da empresa.

CT-e: O CT-e é o documento fiscal eletrônico utilizado nos transportes de mercadorias, e sua emissão necessita de informações relacionadas a carga transportada, remetente, destinatário, contratante do serviço, transportador, cidade de coleta e cidade de destino. O CT-e, portanto, é o conhecimento de transporte eletrônico. O emitente do CT-e para que possa fazê-lo com sucesso, não pode ter quaisquer pendências na inscrição estadual e CNPJ. O emitente deve informar o CST (código de situação tributária) no CT-e, assim como é feito na NF-e e NFC-e. No CT-e a informação da alíquota de ICMS também deve ser disposta. O emitente deve informar essa alíquota tanto em operações intermunicipais (realizadas dentro do estado), como nas interestaduais (realizadas fora do estado). Para completar os dados, informe também a alíquota geral aproximada de todos os tributos, na observação, respeitando a Lei da transparência.

Emissão de documentos: O uso dos documentos eletrônicos também ajuda nos controles das empresas, uma vez que saímos do tempo do papel, cadernos e notas emitidas à mão para algo mais moderno e digital. Afinal, não se pode negar que os controles hoje são muito mais eficientes graças a essa digitalização.

As informações agora estão acessíveis instantaneamente em softwares e na internet, reduzindo parte da burocracia no controle de documentos fiscais.

Com a emissão dos documentos eletrônicos você transmite as informações das suas vendas para as secretarias de fazenda e receita federal. A emissão de um documento precisa do credenciamento em ambiente de produção e homologação junto a Sefaz do seu estado e certificado digital.

Essa renovação nos processos fiscais continua evoluindo, na página do sped (http://sped.rfb.gov.br/) existem diversas outras obrigações que estão ajudando a modernizar os processos fiscais nas empresas.

Esses documentos eletrônicos que vimos são usados pelos contribuintes de ICMS, e eles têm a chamada inscrição estadual junto ao estado, é importante comentar sobre isso, pois, caso a inscrição estadual seja suspensa por qualquer motivo, a empresa não conseguirá mais emitir esses documentos fiscais.

Um ponto muito importante sobre estes documentos eletrônicos, é que a responsabilidade para emissão deles é da empresa, o seu contador pode te auxiliar na emissão, mas não é função dele fazer essas emissões, porque isso faz parte da operação da sua empresa.