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A nota fiscal foi emitida com erros, será que o documento pode ser cancelado?

A Nota Fiscal Eletrônica NF-e modelo 55, instituída pelo Ajuste SINEF 07/2005, está em operação há muito tempo, mas ainda hoje surgem dúvidas sobre este documento eletrônico, principalmente no que tange ao evento de cancelamento.

Requisitos para cancelar a NF-e:

1 – Não ocorrência do fator gerador do imposto, ou seja, a mercadoria não pode ter saído do estabelecimento.

2 – O cancelamento deve ocorrer no prazo regulamentar de 24 horas contados da autorização.

Curiosidades no Estado de São Paulo

Depois das 24 horas o contribuinte consegue cancelar a NF-e? Sim, porém fica sujeito à multa, de acordo com as regras no Estado (item z1 do Inciso IV do artigo 527 do Regulamento do ICMS).

Art. 527 do RICMS – inciso IV – infrações relativas a documentos fiscais e impressos fiscais:

z1) falta de solicitação de cancelamento de documento fiscal eletrônico, quando exigido pela legislação, ou solicitação de cancelamento desses documentos após transcurso do prazo regulamentar – multa equivalente a 10% (dez por cento) do valor da operação ou prestação constante do documento, nunca inferior a 15 (quinze) UFESPs, por documento ou impresso;

no caso de solicitação após transcurso do prazo regulamentar, multa equivalente a 1% (um por cento) do valor da operação ou prestação constante do documento, nunca inferior a 6 (seis) UFESPs, por documento ou impresso; (Alínea acrescentada pelo Decreto 55.437, de 17-02-2010; DOE 18-02-2010; Efeitos a partir de 23-12-2009)

Para cancelar a NF-e após 480 horas contadas da autorização, o contribuinte deverá elaborar requerimento e protocolar junto ao Posto Fiscal de jurisdição.

Confira o que determina a SEFAZ-SP sobre o cancelamento da NF-e:

Quais são as condições e prazos para o cancelamento de uma NF-e?

Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo “Autorização de Uso”) e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento.

Prazo regulamentar para cancelar a NF-e

O prazo máximo para cancelamento de uma NF-e no Estado de São Paulo é de 24 horas a partir da autorização de uso.

Para proceder ao cancelamento, o emitente deverá fazer um pedido específico gerando um arquivo XML para isso. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O Layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte, disponível na seção Downloads.

Cancelamento da NF-e após as 24 horas

Após o prazo regulamentar de 24 horas da autorização de uso da NF-e, os Pedidos de Cancelamento de NF-e transmitidos à Secretaria da Fazenda serão recebidos via sistema até 480 horas da Autorização de Uso da NF-e, porém neste segundo caso o emitente fica sujeito à penalidade prevista no item z1 do Inciso IV do artigo 527 do Regulamento do ICMS.

Cancelamento após o prazo de 480 horas

Após este prazo de 480 horas da autorização de uso da NF-e, a NF-e pode ser cancelada somente com a aprovação do Posto Fiscal de vinculação. O pedido deve ser acompanhado da:
1. chave de acesso da NF-e a ser cancelada extemporaneamente;
2. folha do livro Registro de Saídas e/ou Entradas, correspondente ao lançamento da operação ou prestação ou declaração de que faz uso da EFD (Escrituração Fiscal Digital);
3. comprovação de que a operação não ocorreu:

– declaração firmada pelo representante legal do destinatário/remetente paulista da NF-e de que faz uso da Escrituração Fiscal Digital ou, não sendo este o caso, declaração firmada pelo representante legal do destinatário/remetente paulista da NF-e que não ocorreu a operação e de que não utilizou como crédito o valor do imposto registrado no documento fiscal ou;

– tratando-se de pedido que envolva estabelecimento situado em outra unidade da Federação, cópia de correspondência entregue pelo destinatário à repartição fiscal do seu domicílio, em que declare que não utilizou como crédito, ou que estornou, a quantia restituenda ou compensada.

4. declaração firmada pelo representante legal e os motivos que impediram o cancelamento tempestivo da NF-e.

A resposta do pedido será enviada via Domicílio Eletrônico do Contribuinte – DEC.
Após a autorização do Posto Fiscal de vinculação, o emitente da NF-e deve transmitir o cancelamento da NF-e como evento, via sistema, dentro do prazo de 15 dias.

O status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc) sempre poderá ser consultada no site da Secretaria da Fazenda do Estado da empresa emitente ou no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br).

Questões comuns sobre o cancelamento da NF-e

Na prática o contribuinte pergunta no dia a dia para o seu contador:

Portanto se a mercadoria já circulou não há que se falar em cancelamento da NF-e. Sobre este tema confira a Ementa da Resposta a Consulta Tributária 16922/2017, de 05 de Janeiro de 2018.

Disponibilizado no site da SEFAZ em 01/02/2018.

Escrituração da NF-e cancelada

Vale lembrar que a NF-e cancelada deve ser escriturada nos Livros Fiscais (inciso III do Art. 39 da Portaria CAT 162/2008).

Identificou que a NF-e foi emitida com erro? Corre para cancelar o documento no prazo de até 24 horas contados da autorização de uso, sob pena de ficar sujeito à multa.

Legislação sobre a NF-e:

Ajuste SINIEF 07/2005

SP – Portaria CAT 162/2008

SP – Comunicado CAT 02/2015