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A área de Medicina e Segurança do Trabalho, que busca proteger e prevenir riscos e danos à vida dos colaboradores, está na legislação brasileira como norma a ser seguida - sob pena de multa - desde 1977, instaurada através da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Desde então, é obrigação das empresas e empregadores oferecerem um ambiente de trabalho com os menores riscos possíveis, instrumentos adequados para o desempenho das tarefas e acompanhamento médico periódico. E, se os riscos são inevitáveis, é de direito desses funcionários ter acesso a benefícios como insalubridade, periculosidade ou até mesmo uma aposentadoria especial.

Fora da teorização legal, no dia a dia da rotina de trabalho, embora obrigatórias, as medidas de medicina e segurança muitas vezes não são seguidas estritamente à risca. Porém, isso tende a mudar a partir de 2019 - 42 anos após a instauração da lei - quando todas informações referentes a essa área começarem a ser demonstradas no Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Antes, com fiscalização presencial, o auditor ia porta a porta nas empresas verificar as obrigatoriedades. A partir do próximo ano, esse processo será eletrônico e constante.

No cronograma oficial do Comitê Gestor do eSocial, as empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões devem começar a prestar os dados de saúde e segurança do trabalho em julho de 2019. Demais companhias privadas a partir de janeiro de 2020. Entidades optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoas físicas, produtores rurais e organizações sem fins lucrativos passam a informar em julho do mesmo ano. Entidades públicas começam as declarações em janeiro de 2021.

"A grande preocupação é que o empresário entenda o tamanho da responsabilidade e a importância que é ter esses controles, em razão das multas que agora vão começar a surgir", diz Lucas Barbieri, gerente de controladoria do escritório de contabilidade Contplan. Mesmo que as empresas terceirizem a contabilidade para as demonstrações no eSocial, elas não estão com todas as necessidades supridas em nível de segurança e medicina do trabalho, acrescenta Barbieri.

Os empreendimentos com área de Departamento Pessoal (DP), ou que contratam o serviço externo de contabilidade, e possuem a área Recursos Humanos (RH), também terão que fazer parcerias com prestadoras de serviço especializados na área. Estas terceirizadas terão de executar os diversos laudos obrigatórios de perícia do ambiente de trabalho e recolher os dados médicos dos funcionários, como exames periódicos.

A partir disso, os RHs ficam com a responsabilidade de manter os laudos atualizados e transmitir as informações para os contadores. Dependendo dos riscos ao trabalhador identificados nas vistorias, a renovação das mesmas tende a ser mais assídua.

"Nesse cenário, o RH faria um trabalho de meio de campo entre as especializadas que produzem os laudos periciais e a contabilidade, que transmite essas informações para o eSocial", diz Lilia Dias, supervisora de Departamento Pessoal da Contplan. Por isso, acrescenta a supervisora, para os empreendimentos que possuem DP e RH, a comunicação entre eles tem que ser plena, a relação deverá ser a mais estreita possível, já que um passa a depender do outro. "As empresas precisam entender que a segurança e saúde do trabalhador é a etapa mais complexa do eSocial e que demanda mais áreas", diz Lilia.

Embora os gestores de Recursos Humanos passem a adquirir outra grande responsabilidade no dia a dia de trabalho, a ajuda dos contadores será fundamental. Seja para evitar eventuais erros, informar sobre as obrigações e as datas limites, indicar a melhor a maneira de realizar as demandas e explicar as infrações que o preenchimento incorreto pode gerar, esses dois setores tornam-se dois pilares fundamentais para o sustento das corporações.

Empresas especializadas auxiliam no cumprimento das normas

Em busca do cumprimento de todas as vistorias e dados para que a medicina e segurança do trabalho seja declarada corretamente no eSocial, os gestores podem contratar empresas especializadas ou contar com o serviço de técnicos da própria empresa. As obrigações a serem cumpridas são Laudos Técnicos de Segurança do Trabalho e Programas de Controle de Saúde Ocupacional. Somados, eles compõem um diagnóstico sobre todos os riscos no ambiente de ofício e o acompanhamento médico de seus funcionários.

Entre os mais importantes estão Laudo Técnico das Condições Ambientais do Trabalho (LTCAT); o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO); Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA); Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (Cipa). Ao todo, são 36 Normas Regulamentadoras (NRs) que integram a área de medicina e segurança do trabalho.

Para facilitar o recolhimento e organização dos dados, foi desenvolvido um software brasileiro, intitulado SOC, para gestão dos dados gerados pelas demandas listadas acima. O sistema é um mediador e está habilitado para fornecer todas as informações do universo medicina e segurança para a plataforma do eSocial.

"As empresas de contabilidade, ou o Departamento Pessoal interno, fazem a parte de folha de pagamento. Nossa responsabilidade é a administração das informações do SOC. No final do processo, todos os dados se ligam no eSocial", diz Sabrina Aragão, diretora da Cometra, empresa gaúcha de consultoria na medicina e segurança do trabalho, que possui a licença de uso do SOC. Sabrina explica que a partir das ocorrências mensais de uma empresa, o software vai hospedando e organizando as informações em nuvem e, de acordo com a periodicidade do eSocial, essas informações são disponibilizadas, através de exportação, para o Sistema Público.

"O eSocial é gigantesco e a área de medicina e segurança representa apenas 10% desse processo. Por isso, SOC permite que os gestores deem mais atenção aos prazos de folha enquanto o software administra os outros dados", diz Patricia Charara, gerente de desenvolvimento organizacional da Cometra.

A Consultoria afirma que grande parte das empresas de médio e pequeno porte ainda estão bem atrasadas frente as obrigações que agora serão demonstradas no eSocial. "Existe uma ideia comum entre as empresas menores que nem tudo que está sendo solicitado será cobrado. Isso é um engano e pode trazer despesas maiores no futuro", diz Sabrina.

Porém, acrescenta Patricia, essa falta de preocupação não é só culpa empresas, mas também é do governo federal. "O problema também está nos órgãos reguladores que fazem muita confusão com as informações. Além disso, adiam constantemente os prazos de entrega, o que faz com que alguns empresários não tratem o eSocial com seriedade. "

Associação de Recursos Humanos investe em capacitações para gestores no conhecimento das demonstrações

Um importante fator para o cumprimento correto das demonstrações de segurança e saúde do trabalho no eSocial é o conhecimento dos gestores de Recursos Humanos sobre o tema. É de responsabilidade desse setor o agendamento das perícias no ambiente de trabalho, dos exames médicos e admissionais dos colaboradores e de todo o meio de campo entre Departamento Pessoal e técnicos na área de saúde e segurança

Pensando nisso, a Associação Brasileira de Recursos Humanos do Rio Grande do Sul (ABRH-RS) está promovendo uma parceria com Conselho Regional de Contabilidade do Estado (CRCRS) para capacitar os atores envolvidos nessas obrigações.

Enquanto a primeira fase dos cursos abrange as demonstrações de folha de pagamento e é destinada aos Departamentos Pessoais (DP), a segunda etapa foca na capacitação dos Recursos Humanos (RHs) e técnicos na segurança de trabalho. "Existe muita informação teórica do eSocial, mas pouca coisa sobre a implantação prática. Buscamos capacitações nesta direção", diz Laira Seus, vice-presidente em educação corporativa da ABRH-RS.

Outro ponto que tem atrapalha os responsáveis pela declaração no eSocial é a complexidade do leiaute na plataforma do sistema, que não dialoga com a prática dentro das empresas. "O maior problema que temos não é interno, mas externo. 'O sistema do governo é muito difícil', tem sido essa a crítica geral dos gestores de RHs", diz vice-presidente. Ela acrescenta que não tem conseguido fechar os eventos do eSocial porque este assinala erro no preenchimento, mas não informa o que está errado.

De acordo com a representante da ABRH-RS, que também é gestora de RH da Ciber, empresa que atua no setor de equipamentos para construção rodoviária, o eSocial, principalmente na saúde e segurança do trabalho, vai demandar uma responsabilidade que o Recursos Humanos nunca teve, mas que isso é positivo. "Os responsáveis pelas demonstrações no eSocial estão tendo que se atualizar, que mudar uma cultura empresarial que não será mais aceita. O trabalho da ABRH-RS é incentivar esse movimento de mudança", ressalta a vice a presidente da Associação.

Os gestores de RH, mesmo com todo aparato burocrático do eSocial, não podem olhar o Sistema como uma obrigação desnecessária, opina Laira, mas como um investimento de tempo e de disponibilidade dos RHs para algo maior. "O ganho no futuro será imenso, mesmo que ainda seja necessário mudar algumas características do sistema. "

Sistema jurídico e governamental

O formato de análise do eSocial solicita que as empresas repassem informações para os entes formadores do sistema - Ministério do Trabalho, Previdência Social, Instituto Nacional da Seguridade Social, Receita Federal, Caixa Econômica. "Especificamente na segurança e saúde do trabalho, esses órgãos reguladores querem identificar se a legislação é cumprida", analisa Paulo Jacob, consultor jurídico especializado nas áreas trabalhistas e previdenciárias, e instrutor da Karlinski Treinamentos Empresariais, ao destacar o aspecto jurídico da ferramenta.

O eSocial substituirá as principais obrigações acessórias que a área de Recursos Humanos entrega para o governo atualmente, que são Sefip, Rais e Caged, entre outros.

Atuante na capacitação de servidores para o trabalho direto no eSocial, Jacob observa uma preocupação muito grande dos gestores responsáveis pelas demonstrações, mesmo que as empresas ainda estejam lentas na adequação. "Usar as plataformas testes que o eSocial libera é fundamental para um preenchimento correto", orienta. No caso da segurança e saúde do trabalho, a plataforma será lançada em março de 2019.

O controle da União será individualizado, por meio do CPF de cada colaborador, o que permite o mapeamento de risco dentro de arquivos digitais. Outro ponto importante é, que a partir da revisão de mapeamento de risco, poderão ser detectados direitos adicionais de insalubridade, periculosidade ou aposentadoria especial, antes não identificados. Caso ocorra essa revisão, é preciso atentar também ao impacto tributário.

A fim de evitar surpresas e identificar os riscos estruturais no local de trabalho antes das declarações para o eSocial, o instrutor lista algumas das principais demandas a ser testadas com o lançamento da plataforma de experimentação.

Os mais importantes, de acordo com Jacob, são a NR6, que trata sobre os Equipamentos de Proteção Individual; a NR7, sobre os Programas de Controle Médico de Saúde Ocupacional; a NR 9, que dispõe sobre os Programas de Prevenção de Riscos Ambientais; e, por fim, o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), documento que reúne dados administrativos, registros ambientais e resultados de monitoração biológica, durante todo o período em que o colaborador exerceu suas atividades.