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As empresas que tiveram um faturamento inferior a R$ 78 milhões em 2016 já devem se preparar para a primeira entrega da nova obrigação legal a EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) à Receita Federal em 15/12. Esse será o segundo grupo de empresas a entregar pela primeira vez a EFD-Reinf. O primeiro grupo – com empresas que tiveram um faturamento maior que R$ 78 milhões em 2016 – já entregou em 15/6.

De acordo com levantamentos da Becomex, uma consultoria especializada na área tributária e operações internacionais, a nova EDF-Reinf é uma oportunidade para diminuir expressivamente os custos com pagamentos de multas e juros sobre prestação ou contratação de serviços.

Segundo o vice-presidente da Becomex, Rogério Borili, a nova obrigação tem exigido uma nova estrutura de detalhamento das informações sobre serviços prestados e serviços contratados pelas empresas. Essa nova organização das informações tem proporcionado às empresas oportunidades fiscais que não estavam nos seus radares.

A EFD-Reinf é um novo módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), criada para complementar o eSocial. A nova obrigação recolhe os dados referentes às retenções e atividades que não têm avínculo, ou seja, serviços prestados e contratados. Já o eSocial recolhe informações da folha de pagamento, sobre atividades com vínculo empregatício.

“Realizamos a primeira entrega da Reinf em empresas do primeiro grupo de 18 segmentos. Essa experiência nos possibilitou contribuir para uma entrega segura de cada uma delas e ainda com a oportunidade de trazer ‘dinheiro novo’. Isso graças ao mapeamento completo de cada operação, apontando as melhorias e créditos fiscais a resgatar”, conclui Borili.

O executivo também aponta os principais pontos de atenção para cumprir a nova exigência junto ao Fisco:

1- A principal medida para atender essa nova obrigação é não deixar para reunir e organizar as informações na última hora.
2- A Reinf não é de responsabilidade da área Fiscal e sim de toda a empresa, por isso é preciso envolver todas as áreas para capacitá-las sobre o que obrigação exige e como cada setor deverá contribuir
3- Fazer um mapeamento de riscos, diagnósticos de informações de todas as áreas para apurar os serviços contratados e os serviços prestados e as retenções corretas de IR, PIS, COFINS, Contribuição Social e INSS.
4- Importante ressaltar que empresas com recursos recebidos e repassados para associações desportivas também devem informar esses dados à Reinf.
5- Empresas com receitas e retenção de espetáculos esportivos devem entregar o Reinf até dois dias após cada evento ocorrido.
6- Após o mapeamento, deve se eleger os pontos mais críticos e de maior impacto para reunir todos os controles de serviços prestados/contratados.
7- Verificar se os cadastros de prestadores estão completos, ou seja, se estão ativos, com os dados cruzados com as informações das demais obrigações prestadas ao Fisco, se os códigos batem com os serviços prestados.
8- Com a entrega mensal da Reinf, as informações prestadas sobre serviços serão referentes ao mês anterior e não mais ao período anual como era feito na DIRF, o que diminui as chances de erros, de multas e de juros.
9- A partir da Reinf, as notas fiscais sobre serviços devem ser registradas no período de competência da execução do serviço. Não é mais possível cancelar notas e escriturá-las no mês seguinte.
10- Para atender à Reinf não basta apenas cumprir prazo. É preciso cumprir prazo com qualidade.
11- Investir em serviços e tecnologias que possam gerar e controlar as informações para atender às exigências sem erros, evitando penalizações e multas.

“A maior oportunidade da EFD-Reinf é uma revisão nos processos de contratação e prestação de serviços, o que possibilita um aumento dos controles de retenção de impostos e, ainda, das chances de uma nova oportunidade de créditos que podem ser levantados. Essa revisão pode gerar correções de falhas que oneram as empresas”, explica Rogério Borili.