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No apagar das luzes de 2017, a Receita Federal anunciou a prorrogação do início da obrigatoriedade de envio da EFD-Reinf, iniciativa do órgão junto ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) que trata das retenções tributárias (impostos, contribuições sociais e previdenciárias). O objetivo é aprimorar o controle pela Receita Federal sobre as informações de serviços realizados entre empresas - emissão e recebimento de notas.

A nova obrigação acessória deverá entrar em vigor a partir do período de apuração de 1° de maio de 2018 para as empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões e, em 1º de novembro, para aquelas que estão abaixo dessa faixa.

A seguir, listo cinco pontos primordiais para uma adequada implantação desta obrigação:

● Mapeie as informações dos documentos fiscais: identificação de todos os documentos e dados que precisam ser organizados e reportados ao fisco. Dentre eles destaco as notas fiscais, recibos de pagamento e demais informações contidas no laiute 1.3 publicado em janeiro de 2018.

● Revise as informações dos cadastros: revisão dos dados do sistema de origem ou solução fiscal. Isso porque a EFD-Reinf prevê novos códigos que podem não corresponder aos habituais existentes no sistema. Sem esta revisão, há risco de entrega de informações desatualizadas que acarretam penalização ao contribuinte.

● Centralize o recebimento dos documentos fiscais: receber e escriturar tempestivamente as notas fiscais, recibos e documentos sujeitos à EFD-Reinf é fundamental para a geração do cálculo de retenções. Dados incoerentes, incompletos ou omitidos podem causar ao contribuinte o pagamento de multa de 3% sobre o valor de cada transação incompleta ou omitida.

● Padronize e automatize os documentos não eletrônicos: a maioria das informações fiscais é gerida eletronicamente, mas é preciso também boa gestão sobre os documentos impressos.

● Implemente uma solução fiscal resolutiva: Ter uma solução fiscal que possa atender a todas as exigências do processo de atualização exigidas pelo fisco e que garanta o report correto de dados irá otimizar o tempo da equipe e evitar falhas e autuações.

O avanço do fisco nos cruzamentos digitais impõe à área fiscal a constante capacitação de seus colaboradores e o uso de soluções fiscais que atuem em toda a cadeia de emissão e recebimento de documentos fiscais. Otimize seus recursos.