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Em 1° de agosto foi disponibilizado o acesso ao ambiente de testes da plataforma do e-Social para todas as empresas do país. A etapa tem como objetivo preparar o setor produtivo para o início da utilização obrigatória do sistema que começa em 1º de janeiro de 2018 para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais e, a partir de 1º de julho de 2018, o e-Social se tornará obrigatório para todos os demais empregadores do país. Criado pelo Governo Federal através do Decreto n.8.373/2014, o e-Social institui um sistema de escrituração digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas com o envolvimento da Receita Federal, do Ministério do Trabalho, do INSS e da Caixa Econômica Federal.

O sistema padroniza a transmissão, validação, armazenamento e distribuição de informações feita pelo empregador e integrará a rotina de mais de 8 milhões de empresas e 40 milhões de trabalhadores no país.

Segundo o contador Gilson Borghesan Primo, as mudanças afetam todas as empresas que tenham funcionários, incluindo também os condomínios. Todas as rotinas trabalhistas como admissões, aviso e pagamento de férias, desligamentos, não poderão mais ser retroativos como acontece hoje. A empresa deverá fazer um planejamento e as informações deverão ser enviadas em tempo real. “No caso de uma admissão, por exemplo, o condomínio deverá enviar as informações da contratação, os dados pessoais e as informações trabalhistas um dia antes de o funcionário iniciar o trabalho”, explica.

Outro ponto destacado pelo contador é o cumprimento das normas de Medicina e Segurança do Trabalho. De acordo com Gilson, os laudos médicos e atestados obrigatórios deverão sempre estar dentro da validade e caso o condomínio não possua esses documentos deve entrar em contato com a contabilidade para buscar informações e providenciá-los antes mesmo de o e-Social entrar em vigor.

“Os síndicos devem entrar em contato com a sua contabilidade para buscar orientação e não deixar para a última hora. Além disso, os responsáveis pela gestão dos recursos humanos devem ser informados sempre dos fatos ocorridos com os trabalhadores à medida que irão acontecendo, não deixando as informações se acumularem para informar uma única vez por mês como hoje é feito em muitos casos”.

Prestadoras de serviço

Síndica profissional, Giovanna Hanauer acredita que a melhor maneira para estar preparado para as exigências do e-Social é ter o conhecimento legal no que diz respeito à gestão condominial. Além disso, é importante estabelecer relações comerciais com empresas aptas a trabalhar com a nova plataforma. “O e-Social exigirá que as informações sejam enviadas em formatos específicos e em tempo real e caso os prestadores de serviço, como por exemplo, administradoras, escritórios de contabilidade, que têm essa responsabilidade não estejam preparados para o envio das informações no padrão determinado, o condomínio poderá receber multas ou notificações. Por isso, é dever dos síndicos questionar as empresasse elas estão realmente preparadas para a transmissão de dados e evitar exposições desnecessárias aos condomínios”, argumenta. Na opinião de Gilson, o e-Social não criou nenhuma lei, mas surgiu para que seja possível colocar em prática, dentro dos prazos previstos pelas normas trabalhistas e previdenciárias, o que hoje já existe e não vem sendo cumprido pelo contribuinte. “Como constará em um único arquivo todas as informações necessárias facilitando a fiscalização por parte do governo, com certeza o não cumprimento implicará em penalidades, onerando os condomínios que não cumprirem as normas”, ressalta o contador.