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Atualmente temos muitas regras com relação as assinaturas das declarações que estão contempladas dentro do SPED, como a EFD ICMS/IPI, EFD Contribuições, ECF, ECD e e-Financeira, neste artigo será abordado como funciona a assinatura digital de algumas das declarações atualmente vigentes dentro do SPED.

Em regra geral as declarações abrangidas no SPED devem ser assinadas com certificados digitais válidos, ou seja, que estejam em conformidade com as regras do ICP-Brasil para que possam ser transmitidas.

Esses certificados podem ser do tipo A1,ou A3, onde a assinatura poderá ser feita por e-PF, e-CPF (em alguns casos), ou e-PJ, e-CNPJ em todos os casos.

Para efetuar o processo de assinatura por meio de um certificado A3 é necessário o uso de um hardware criptográfico, que pede um token USB ou Smartcard.

Para as assinaturas do SPED, algumas declarações podem ter regras mais específicas que outras, por exemplo, assinatura da ECD, que este ano sofreu algumas alterações.

Basicamente na ECD além de ela ter de ser assinada por um e-PJ ou e-CNPJ da pessoa jurídica, onde o CNPJ do certificado tenha os primeiros 8 dígitos iguais aos CNPJ do declarante no arquivo da ECD, também deve ser assinada pelo contador, e pelo responsável pela assinatura da ECD, que pode ser o mesmo e-PJ, e-CNPJ ou de outro assinante responsável.

Lembrando apenas que o contador deve utilizar um e-PF ou e-CPF para assinatura da ECD.

Saindo um pouco da ECD e indo para os EFD ICMS/IPI e EFD contribuições, a assinatura das declarações é praticamente a mesma, onde no EFD ICMS/IPI é valida a assinatura em 3 situações: quando o e-PJ ou e-CNPJ contenha a mesma base de CNPJ da empresa declarante (8 primeiros dígitos), quando existir pessoa jurídica ou física com procuração eletrônica cadastrada no site da RFB para o estabelecimento declarante, e por último nos casos da entrega de declaração de produtor rural onde o e-PF ou e-CPF sejam do produtor rural, ou do representante legal do mesmo no cadastro do CNPJ.

Na EFD contribuições o contribuinte também poderá efetuar a assinatura por meio de e-CNPJ (com a verificação dos 8 dígitos), e-CPF do representante legal da empresa perante a RFB, ou por procuração eletrônica.