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Uma das obrigações que muitos estados exigem de seus contribuintes, é a entrega do registro 1.400 do SPED Fiscal.

Estados como Minas Gerais, Paraná, Rio Grande do Norte, entre outros, já estabeleceram essa obrigatoriedade.

As regras relativas ao registro 1.400 estão dispostas no manual da EFD ICMS /IPI, disponível no portal do SPED.

Como o layout é único para todos os estados, o contribuinte não precisa se preocupar em ter de entregar registro a mais do que estão dispostos no manual.

O registro 1.400 é um registro utilizado para informar os valores agregados, que são utilizados pelos estados para realizar o cálculo dos índices de valor adicionado por município e suas relativas participações, justamente para poder efetuar o repasse aos municípios de suas respectivas receitas tributárias.

É muito comum este registro ser entregue por transportadoras, mas o registro poderá ser apresentado por empresas que adquirirem produtos agrícolas, pastoris, extrativos minerais, pescados, ou outros produtos adquiridos tanto de pessoa física ou jurídica que não tenha cadastro na SEFAZ, mas que sejam do mesmo estado do declarante, ou empresas que emitem nota de entrada emissão própria na compra destes mesmos produtos.

Empresas de comunicação, telecomunicação, distribuição de energia, e água também compões as atividades enquadradas para a entrega deste registro.

Muitos estados, já possuem declarações próprias para receber estas informações de seus contribuintes, como é o caso de Minas Gerais, que faz uso da DAMEF. Mas mesmo assim pedem estas informações por meio do SPED Fiscal.

As empresas optantes pelo Simples Nacional ficam dispensadas desta entrega, mesmo que tiverem optado pelo uso do SPED Fiscal.

As secretarias de estado da fazenda, geralmente publicam manuais próprios para orientar aos declarantes, sobre quais informações disponíveis no layout do SPED Fiscal, devem ser declaradas e de que maneira.

Para os contribuintes que realizam operações acima discriminadas, e que tenham a obrigatoriedade de entrega do registro 1400, é importante ressaltar que para este registro devem ser apresentados em geral um registro 1400 por código de item e cidade a que se refere à apresentação do registro 1400.

Podendo ainda em alguns estados haver determinação de códigos genéricos para apresentação do registro 1400, sendo que nestes casos não há a necessidade de geração de um registro 1400 por item e cidade, e sim somente por código e cidade para declaração dos valores agregados.