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O eSocial assusta os empresários porque implica mais do que novasobrigações. O que exige são mudanças na gestão da empresa.

Não é fácil mudar processos que funcionaram durante anos para se adequar a um sistema que mal saiu do papel.

Mas especialistas nas áreas contábil e tributária advertem: quem não se adequar rapidamente, vai lamentar mais á frente.

Previsto para entrar em operação em janeiro de 2018, para empresas que faturam mais de R$ 78 milhões, o eSocial exige que as informações cadastrais dos funcionários estejam perfeitamente saneadas.

Erros nessas informações impedirão que obrigações trabalhistas e previdenciárias sejam cumpridas junto ao fisco. Ou seja, multas poderão ser aplicadas.

Problemas nos cadastros dos empregados são mais comuns do que aparentam. Um levantamento da Receita Federal mostra que 22% das empresas têm problemas recorrentes dessa natureza.

O mais comum, segundo Glauco Marchezin, consultor IOB, da Sage Brasil, é encontrar trabalhadores com dois números de PIS ativos.

Ele diz ainda que é preciso rever todos os cadastros, principalmente de funcionários antigos, que podem ter mudado de endereço ou agregado mais dependentes.

Outro ponto de atenção é para as funcionárias que se divorciaram e mudaram o nome de quando casadas.

São detalhes que hoje dificilmente serão flagrados pela Receita, mas que não escaparão do eSocial.

“É possível dizer que esse sistema fará o monitoramento do dia-a-dia do trabalhador na empresa. Ele saberá quando o funcionário saiu de férias, se tem estabilidade, se está sendo pago corretamente”, disse Marchezin em palestra no terceiro módulo do Fórum Empreendedor (FE4), promovido pela Associação Comercial de São Paulo (ACSP).

O consultor da IOB lembrou que as informações cadastradas no eSocial seguem uma segmentação lógica.

Ou seja, caso um dado esteja incorreto, ele vai interferir no seguinte. De maneira ilustrativa, não será possível informar o desligamento do funcionário se antes disso não foi informada a contratação deste no sistema.

COMO FAZER A REGULARIZAÇÃO CADASTRAL

A verificação dos dados trabalhistas e previdenciários dos funcionários pode ser realizada por meio do Cadastro Nacional de Informações Sociais (Cnis).

É possível alterar eventuais dados incorretos de maneiras online, pelo portal do eSocial, que disponibiliza um módulo de qualificação cadastral. Para tanto é preciso ter certificado digital. Poderão ser alterados nome, data de nascimento, CPF e Pis/Nis dos trabalhadores.

Ter o cadastro dos trabalhadores saneados é apenas o primeiro nível de defesa das empresas. Marchezin lembrou que o eSocial exigirá mais de 2,5 mil campos de informações dos funcionários

Assim, ele recomenda que as empresas desenvolvam sistemas de validação próprios para evitar que informações incorretas cheguem até a Receita.

Como exemplo, o eSocial não acusará erro, em um primeiro momento, caso o salário de um funcionário seja informado com um valor maior que o real. O problema é que mais à frente essa informação irá conflitar com aquela averiguada pelo INSS.

“Será possível fazer a retificação pelo eSocial, mas é melhor prevenir, com sistemas particulares de validação, para evitar que o erro chegue até a Receita”, disse Marchezin.

Prevenir erros durante o cumprimento das obrigações acessórias depende ainda da capacitação da equipe, que será a linha de frente na checagem e envio dos dados trabalhistas e previdenciário aoFisco.

Mas, segundo pesquisa da Receita, parte dos empresários não percebeu o tamanho das mudanças que terão de promover para se adequarem a essa nova realidade. O levantamento mostra que 16% das empresas acham que o eSocial é apenas uma questão de se sistema, sem levar em conta a necessidade de capacitação da equipe.

Outros 14% acham que o eSocial não é importante para suas empresas. “Costumo dizer que esse grupo de empresários, que representam 30% do total, vai entrar em desespero quando a obrigatoriedade passar a valer”, afirmou Marchezin.

Ele disse que grandes empresas, que há três anos estão sendo usadas para testar o eSocial, conseguiram implantar 80% do sistema. Ou seja, fazer as adequações necessárias em pouco mais de um ano pode não ser simples.

TRABALHADOR-FISCAL

O que vem na sequência do eSocial coloca o trabalhador no papel de fiscal da Receita. O próximo passo previsto nos campos trabalhista e previdenciário é a substituição da Carteira de Trabalho por um cartão com chip.

“O trabalhador vai inserir o cartão em terminais e verificar se empresa está cumprindo as obrigações trabalhistas, pagando seu INSS, por exemplo. Se não está, ele pode acionar o sindicato”, comentou o consultor da IOB.

O eSocial não traz mudanças nas legislações trabalhistas e previdenciárias, mas obriga as empresas a seguirem essas leis à risca.

Durante o FE4, Terezinha Annéia, diretora do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis de São Paulo (Sescon-SP), disse que as ações do fisco estão ficando cada vez mais certeiras.

Em 2009, a Receita registrava 85% de acerto nas suas fiscalizações. Já em 2015, do total das ações, 92,4% tinham fundamento.

E o comércio é o setor mais afetado pelas fiscalizações. Segundo Terezinha, no ano passado, R$ 20 bilhões saíram dos caixas dos comerciantes e foram consumidos por autos de infração.

Como a informatização melhorou a qualidade da fiscalização, possibilitando o cruzamento instantâneo de dados de várias fontes, a diretora do Sescon-SP recomendou aos empresários uma maior precisão nas informações transmitidas ao fisco.

Ela também recomenda que nunca deixem campos em branco. “Ainda que se perca o prazo para cumprimento da obrigação acessória, a multa pelo atraso será menor do que aquela por deixar dados zerados. Autuações grandes quebram empresas mais dos que as crises econômicas”, disse Terezinha em sua palestra no fórum da ACSP, que será encerrado nesta quinta-feira (27/10) com o módulo Finanças e Investimentos.

O QUE É O eSOCIAL?

O eSocial é um banco de dados que será abastecido pelo contribuinte com informações da folha de pagamento, obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

Os entes públicos acessarão nesse banco aquelas informações pertinentes às suas atribuições.

Assim, a Receita Federal poderá cruzar informações com as do Ministério do Trabalho, do INSS, da Caixa Econômica Federal e Ministério da Previdência Social. Incoerências nas informações prestadas pelas empresas serão facilmente identificadas.