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Não é de hoje que o nível de complexidade das obrigações fiscais vem aumentando. Compreender a Receita Federal como um todo, desde as declarações simples até as mais complexas, como por exemplo as compostas pelo SPED – Sistema Público de Escrituração Digital – exige esforço e dedicação do departamento contábil fiscal.

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), por exemplo, é uma obrigação acessória federal entregue pela maioria das organizações, com exceção das empresas optantes pelo simples nacional e que não possuam – em período específico – Contribuição Previdenciária sobre Receita Bruta (CPRB).

Essa Declaração contém informações sobre os seguintes tributos: Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ); Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF); Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI); Imposto sobre Operações de Crédito, Câmbio e Seguro, ou Relativas a Títulos ou Valores Mobiliários (IOF); Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL); Contribuição para o Programa de Integração Social e para o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PIS/Pasep); Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins); Contribuição Provisória sobre Movimentação ou Transmissão de Valores e de Créditos e Direitos de Natureza Financeira (CPMF); Contribuição de Intervenção no Domínio Econômico incidente sobre a importação e a comercialização de petróleo e seus derivados, gás natural e seus derivados, e álcool etílico combustível (Cide-Combustível); Contribuição de Intervenção no Domínio Econômico destinada a financiar o Programa de Estímulo à Interação Universidade-Empresa para o Apoio à Inovação (Cide-Remessa); Contribuição do Plano de Seguridade Social do Servidor Público (CPSS); Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB), de que tratam os artigos 7º e 8º da Lei nº 12.546/2011.

Na prática, todo mês os profissionais do setor fiscal separam os documentos de arrecadação de receitas federais, compreendidos em um determinado período, os enviam para o programa gerador da declaração e os entregam à Receita Federal do Brasil (RFB), mediante o uso de certificado digital válido emitido por autoridade certificadora integrante da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil.

Note que a necessidade de tratamento de informações faz parte do cotidiano do departamento contábil fiscal. Porém, o que deveria ser uma rotina simples de trabalho acaba se transformando em um grande incômodo para certas empresas, devido ao volume de informações que devem ser apuradas e entregues no prazo estipulado pela Receita. Lembrando que aquele contribuinte que não fizer a entrega da DCTF terá seu CNPJ incluído em programa interno de fiscalização da Receita Federal.

No caso das organizações com volume de dados significativos, o ideal é que elas adotem um sistema fiscal para fazer a complexa seleção de documentos e gerar arquivos em txt. Por meio de um sistema fiscal, é possível transmitir com segurança o arquivo no programa validador da DCTF mensal. Posteriormente, os valores que foram importados devem ser analisados e enviados à RFB. Já para as empresas de pequeno porte ou com baixo volume de documentos, é possível fazer o procedimento manual.

Evitar transtornos com o governo pode ser simples: tudo que a empresa faz deve ser registrado, ou seja, não há motivo para guardar esses dados em locais separados. Quanto maior for o manuseio dos dados, maior será o risco de equívocos e omissões. Por mais agradável que o excel pareça ser, esse tipo de controle deve ser feito por um ERP, mais especificamente, por uma solução fiscal totalmente integrada que utiliza a mesma base de dados nas apurações – isso traz velocidade, segurança durante as entregas, minimiza riscos e retificações futuras, otimiza entregas e é a chave para a governança tributária.