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Os fiscos abandonaram definitivamente o uso do papel para se comunicar com os contribuintes.

A Receita Federal, a Secretaria Estadual da Fazenda de São Paulo e, mais recentemente, a Secretaria Municipal de Finanças criaram caixas postais eletrônicas para enviar comunicados, avisos e até autuações para quem está irregular com as obrigações fiscais.

A comunicação se estabelece de forma rápida, em ambiente seguro, geralmente por certificação digital, e existe um prazo a partir do qual o fisco considera lido o conteúdo das mensagens.

“As empresas que aderiram ao uso da caixa postal eletrônica não podem alegar que não acessaram, não leram, não sabem. Depois de 10 ou 15 dias a partir do envio, o contribuinte é considerado intimado”, alerta a advogada Valéria Zotelli, do escritório Miguel Neto Advogados, ao explicar que o uso dos meios eletrônicos para o envio de avisos e até notificações fiscais tem o respaldo da legislação.

A Secretaria Municipal de Finanças de São Paulo possui o DEC (Domicilio Eletrônico do Contribuinte) do Cidadão Paulistano, de uso obrigatório para pessoas jurídicas, condomínios residenciais e comerciais, cartórios, advogados e empresários individuais.

Empresas optantes do Simples Nacional e empresários individuais podem acessar a caixa postal por meio de uma senha ou por certificado digital, de uso obrigatório para alguns contribuintes.

São dois os tipos de mensagens que podem chegar diariamente na caixa de entrada dos prestadores de serviços: aviso e notificação.

Avisos são mensagens genéricas, sem efeito jurídico.

Já as notificações são mensagens com efeitos jurídicos e devem ser lidas em até 10 dias a partir da data do envio. Depois desse prazo, o fisco considera como lido o conteúdo da mensagem.

Se preferir, o contribuinte pode delegar a outras pessoas de sua confiança, como um contador, o acesso à caixa postal. Nesse caso, esses usuários deverão ter o e-CPF, se for pessoa física, ou e-CNPJ, se pessoa jurídica.

A consultora tributária da King Contabilidade, Elvira de Carvalho, lembra que venceu no dia 16 de fevereiro o prazo para o credenciamento voluntário do contribuinte ao sistema.

A partir dessa data, o credenciamento foi feito por ofício, ou seja, de forma automática.

“É importante o contribuinte entrar na caixa postal pelo menos uma vez por semana, pois a partir do 11º dia a partir do recebimento da mensagem, começa a contar o prazo, por exemplo, de defesa de um auto de infração”, recomenda.

Segundo ela, o uso de caixa postal eletrônica pelas administrações tributárias é um avanço, pois proporciona rapidez no processo de comunicação, além de segurança na transmissão das mensagens.

Mais antigo, o DEC da esfera estadual foi instituído pela portaria CAT 140/2010 e a obrigatoriedade começou de forma gradual a partir de 2011.

Hoje, o uso é obrigatório para todos os contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), com exceção dos Microempreendedores Individuais (MEIs)

Parecido com o formato do DEC municipal, o órgão estadual envia avisos, notificações, comunicados ou alertas aos contribuintes de erros no cumprimento de determinadas obrigações tributárias.

Na outra ponta, o contribuinte pode enviar petições, defesa e contestação também por meio eletrônico. O prazo máximo dado ao contribuinte para tomar ciência dos comunicados enviados é também de dez dias, mesmo que ele não abra a caixa postal eletrônica.

PIONEIRA

A Receita Federal foi a primeira a usar a ferramenta, conhecida como Domicílio Tributário Eletrônico (DTE).

Nesse caso, o fisco dá um prazo de 15 dias a partir do qual passa a considerar que o contribuinte teve a acesso às mensagens enviadas.

De acordo com o diretor tributário da Confirp, Welinton Motta, com exceção dos grandes contribuintes ou daqueles que recebem acompanhamento diferenciado, não existe uma obrigação explícita para o uso da caixa postal eletrônica.

Ele explica que a Receita Federal, em São Paulo, tem recomendado a adesão quando entra em contato telefônico com o contribuinte para tratar de algum assunto fiscal.

Ao aderir ao DTE, o contribuinte pode delegar o acesso ao contador por meio de uma procuração eletrônica.

“É fácil, rápida e prática a troca de informações com o fisco, com a vantagem de fazer tudo pela Internet, ou seja, não se limitar ao horário comercial de uma unidade da Receita”, afirma.