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No comércio, temos um grande volume de documentos fiscais sendo gerados diariamente. Essa grande quantidade de informação deve ser manuseada e controlada de forma muito específica e cuidadosa, pois igualmente extensa é a lista de cuidados que a empresa tem de ter para não ficar em débito com suas obrigações tributárias – e sofrer as penalidades legais que isso envolve.

Adão Lopes, da Varitus Brasil, aponta que, de um modo geral, as diversas cargas tributárias estão descritas no documento que chamamos de Simples Nacional, ou no Regime Normal. Ambos englobam a maioria dos impostos que são recolhidos por comércios de diversos tamanhos. “Nesses documentos, há diversas informações que devem ser levadas em conta, principalmente quando se trata de conhecer bem os tributos que estão sendo pagos. É preciso entender se os valores estão corretos, se não há divergências ou alterações, e mesmo manter o simples cuidado na emissão e armazenamento das guias de pagamento”, afirma.

Entretanto, esses não são os únicos documentos fiscais gerados e armazenados pelo comércio. Há uma série deles, que geralmente serão emitidos, pagos e armazenados, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e), o Cupom Fiscal Eletrônico do Sistema Autenticador e Transmissor (CF-e-SAT).

“Cada um desses documentos se refere a uma parcela da operação da empresa, e geralmente são emitidos dos dois lados dos processos, tanto na compra (quando falamos de fornecimento para o comércio), quanto na venda (quando falamos de venda ao consumidor final). Esses documentos precisam ser armazenados por cinco anos a partir do seu dia de emissão”, destaca Lopes.

Alguns podem pensar que por seu comércio ser menor, isso é diferente, mas não é bem o caso. Estabelecimentos menores têm menos tributos nas guias de recolhimento, e em empresas grandes há muitos mais (INSS, IPI, PIS, etc), porém isso não faz com que essa quantidade de documentos diminua muito. Isso se deve ao fato de o grosso da documentação ser de transações diárias, como as vendas e compras que geram NF-e ou NFC-e. Consequentemente, a demanda por um sistema de armazenagem eletrônico é crucial para a sobrevivência do negócio nos dias atuais.

“Bom, e o que fazer para lidar com esse cenário complexo? Isso é fácil e é o que a maioria das empresas já faz. O empresário contrata um contador. Este deve realizar uma orientação de como devem ser preenchidas e tratadas cada guia e cada documento. Mas, apesar disso, o contador ainda precisa de ajuda para organizar e armazenar tudo em formato digital. Com sistemas de gestão de documentos, como o Nota Faz, é possível gerir bem um negócio, sem dores de cabeça e sem enganos. Esses fatores fazem a diferença, principalmente em tempos de auditorias fiscais.”