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Conforme prevê a legislação as empresas são obrigadas a manter diversos documentos em arquivos para fins de comprovação das obrigações relativas ao emprego, quando da fiscalização trabalhista e previdenciária.

Não obstante, dentre os vários direitos garantidos aos trabalhadores urbanos e rurais pela Constituição Federal, há também o direito de ingressar com ação quanto aos créditos resultantes da relação de trabalho, com prazo prescricional de:

• 2 (dois) anos contados da data da extinção do contrato;
• 5 (cinco) anos e retroativamente, contados da data de ingresso da ação.

Nota: ao trabalhador menor não corre prazo prescricional enquanto não completar 18 (dezoito) anos de idade.

Entretanto, há documentos, como o Registro de Empregados e Livro de Inspeção do Trabalho, cujos prazos de manutenção são indeterminados, ou seja, não devem ser descartados pelo empregador.

No caso do PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário, o prazo de guarda é de 20 (vinte) anos, entre outros documentos com prazos específicos.

É importante que as empresas analisem cuidadosamente os documentos antes de serem descartados, uma vez que estes poderão servir como provas não só para o empregado em questão como também para os paradigmas que eventualmente possam pleitear os direitos resultantes da relação de trabalho. Observar, também, a necessidade de atender a legislação previdenciária, que, em geral, exige prazos maiores para o arquivamento.