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Seis anos atrás a Receita Federal decidiu criar a folha de pagamento digital para ter mais controle sobre os dados de trabalhadores informados pelas empresas. Era uma proposta simples, mas que acabaria se tornando embrião para o complexo e-Social. 

O banco de dados que receberia apenas informações da folha de pagamento acabou crescendo, abrangendo também a escrituração digital de todas as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais --um monstrengo que necessita de cinco entes públicos para ser administrado (Receita, Ministério do Trabalho e Emprego, Ministério da Previdência Social, INSS e Caixa Econômica). 

Também exigirá esforço do contribuinte para dar conta de todas as obrigações acessórias trazidas por ele. Para incluir um funcionário nesse banco de dados a empresa precisará preencher 1.480 campos. Esse volume de informação exigido era ainda maior, quando os envolvidos na estruturação do e-Social perceberam que sua cria poderia sair do controle. 

Há alguns meses o banco de dados foi rachado em dois, gerando o irmão menor do e-Social, que foi chamado de EFD-Reinf (Retenções e Informações Fiscais). Ele irá comportar informações sobre serviços prestados por Pessoas Jurídicas, cooperativas, informações sobre patrocínios a associações desportivas, pagamentos que não são provenientes de remuneração, como aluguel, entre outros dados. 

“O e-Social estava ficando inchado e com a operacionalização muito complexa. Tinha informações sociais envolvidas com outras que não tinham esse cunho, por isso criamos um módulo paralelo, para deixar o e-Social mais lógico”, disse Paulo Magarotto, auditor-fiscal da Receita Federal que esteve nesta quarta-feira, na Associação Comercial de São Paulo (ACSP) explicando a empresários como lidar com essa nova realidade digital.

O porte avantajado do e-Social torna difícil sua operacionalização, tanto que os responsáveis por desenvolver o banco de dados não se sentem seguros em cravar uma data para que seu uso seja obrigatório pelas empresas. Há uma estimativa prevendo sua obrigatoriedade para setembro de 2016, isso, para empresas que faturaram mais de R$ 78 milhões em 2014. Para as demais empresas, seria apenas em 2017.

Mas o histórico de lançamentos cancelados ao longo os últimos seis anos tem deixado o empresário com o pé atrás em relação ao início da obrigatoriedade. 

Magarotto justificou a demora dizendo que só faz sentido lançar uma plataforma tão ampla quando todos os envolvidos tiverem 100% de certeza de que ela funciona perfeitamente. 

Independentemente do prazo para a obrigatoriedade, é importante que os empresários estejam familiarizados com a plataforma, porque ela exigirá mudanças drásticas no dia-a-dia contábil das empresas. 

Embora o e-Social não altere as datas para as empresas cumprirem suas obrigações acessórias – a GFIP, por exemplo, continuará a ser entregue no dia 7 de cada mês -, ele elimina algumas obrigações, e cria outras tantas. 

Como exemplo de nova obrigação acessória, ao contratar um empregado o contratante terá 48 horas para incluir os dados desse trabalhador no banco de dados. Caso contrário, poderá ser multado.

O e-Social não será muito tolerante com erros. O sistema limitará a quantidade de retificações que o contribuinte poderá fazer. Em outras palavras, ele exigirá uma melhor qualidade das informações enviadas pelo aos entes públicos. 

Por outro lado, com os sistemas dos cinco entes públicos envolvidos com a plataformas interligados, o cruzamento dos dados enviados pelas empresas permitirá que incoerências nessas informações sejam facilmente identificadas.

O QUE É O e-SOCIAL

De maneira simplificada, o e-Social é um banco de dados que será abastecido pelos contribuintes com informações da folha de pagamento, com obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Por sua vez, os entes públicos acessarão nesse banco aquelas informações pertinentes às suas atribuições.

Trata-se de um dos braços do Sistema Publico de Escrituração Digital (Sped). Todos aqueles que contratam mão-de-obra remunerada serão obrigados a se adequarem ao e-Social, sejam Pessoa Jurídica, entes públicos ou Pessoa Física. As regras também incluem empregadores domésticos.  

VERSÃO SIMPLIFICADA
    
Empresas com até sete funcionários, e empregadores domésticos, poderão usar uma versão simplificada do e-Social. Serão menos campos para serem preenchidos, mas não há grandes definições em relação a esta opção mais simples. “O que está sendo definido agora é o quanto esta plataforma será menor do que o e-Social completo”, disse Maragotto. 

“Mas devemos ter novidades logo já que a lei complementar que regulamenta os direitos dos empregados domésticos já foi regulamentada”, completou o auditor fiscal. 

A proposta é que a versão simplificada funcione em ambiente web, permitindo que a inserção dos dados dos empregados seja feita em uma página on-line, sem a necessidade de implantação da plataforma do e-Social.