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A importância da DEFIS para as empresas de contabilidade se dá em razão da obrigatoriedade da entrega das informações pelas entidades, para fins de fiscalização. Esse documento representa o meio adequado para informar à Receita Federal que as obrigações tributárias foram cumpridas pela organização ou, caso não tenham sido, passa a constituir uma confissão de dívida. Saiba mais sobre a DEFIS e entenda a sua importância no contexto da contabilidade e das empresas clientes.

O que é e onde deve ser entregue

A DEFIS, forma abreviada para Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, corresponde a uma entrega de informações, relativas ao ano-calendário anterior ao do atual exercício fiscal, que as Microempresas ou Empresas de Pequeno Porte, adeptas do regime tributário Simples Nacional, têm que fazer obrigatoriamente uma vez por ano.

É uma declaração que surgiu em substituição a outra, a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN), uma mudança ocorrida em 2012. Desde então, mesmo as empresas inativas devem realizar essa declaração (nesse caso, a inatividade deve ser declarada mensalmente, pelo preenchimento dos campos) e entregar os dados através de um módulo aplicativo, o PGDAS-D, disponibilizado pela Receita Federal no portal do Simples Nacional, na internet.

Uma declaração para fins de controle

Ocorre que as empresas que escolhem operar por esse regime de tributação gozam dos benefícios da unificação e simplificação da recolha dos diversos impostos e tributos. A DEFIS, declaração realizada pelas ME e EPP, vai permitir à Receita Federal verificar se os tributos e contribuições foram recolhidos corretamente no ano-calendário anterior.

Optar por um regime fiscal simplificado não significa que se perderá o controle sobre os registros das operações que a empresa realiza. A contabilidade deve estar atenta às disposições previstas em lei que contemplam seus clientes, tendo um especial cuidado com a adequada transmissão dos dados e que ela seja feita dentro do prazo.

A entrega da declaração geralmente tem data limite situada no final do mês de março todos os anos. Para este ano de 2015, o prazo foi aberto desde 2 de janeiro e a declaração deve ser efetivada até 31 de março de 2015.

Atenção ao ano-calendário e ao ano de exercício fiscal

É importante lembrar que os fatos que geram a declaração das informações exigidas na DEFIS ocorreram no ano-calendário anterior ao ano do exercício fiscal em que a empresa efetivamente entregará as informações. Por isso, se diz que a entrega é feita no ano-calendário subsequente a quando se deram os fatos.

Falhas na entrega podem gerar multa para os clientes

As Microempresas ou Empresas de Pequeno Porte tem que entregar a DEFIS através do PGDAS-D de forma adequada, dentro do prazo, sem informações incorretas e sem a omissão das informações requeridas. Quando isso não acontece, são geradas multas para cada mês ao qual se refere a informação incorreta.

As multas podem variar entre uma porcentagem ou um valor fixo, a depender da infração: se por ausência de informações, informação entregue após o limite de prazo, se por grupos de informações incorretas ou não declaradas.

É importante a contabilidade garantir que a situação tributária de seus clientes esteja em conformidade com a lei, bem representada diante da esfera pública. Isso impede as despesas extras com multas por atraso ou displicência e garante mais previsibilidade financeira para que a empresa de seus clientes possa continuar operando.