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A partir do dia 02 de março, tanto pessoa física quanto jurídica começam a entregar as suas declarações de imposto de renda. É hora de recolher os documentos e passar um pente fino na contabilidade para evitar a tão temida malha fina. Neste sentido, ter controle sobre as notas fiscais (tanto as favor quanto as contra a empresa) é essencial.

No ano passado muitas empresas foram notificadas porque suas vendas não estavam de acordo com as vendas no cartão de crédito - principalmente as que estavam no regime Simples Nacional. Essa é uma das novidades para esse ano. Agora, a Secretaria da Fazenda tem mais essa importante fonte de informação para monitorar as empresas de forma eficaz, acompanhando todas as suas movimentações financeiras.

Desde outubro de 2014, está disponível para pessoas físicas ou jurídicas todos os documentos (NFe, CTe, etc.) emitidos contra o seu CNPJ ou CPF, através da NT (Nota Técnica) 2014/02, onde foi disponibilizado para domínio publico "Web Service de Distribuição de DF-e de Interesse dos Atores da NF-e (PF ou PJ)". Segundo a própria NT, todos os autores tem acesso aos documentos: "Este serviço pode ser consumido por autores que desempenham papel na NF-e de emitente, destinatário, transportador ou terceiro, pessoa física ou jurídica que possua um certificado digital de PF com seu CPF, ou PJ com seu CNPJ".

Fica a questão: será que temos certeza que todos os documentos de notas fiscais eletrônicas emitidas contra nosso CPF ou CNPJ, é do nosso conhecimento? É de extrema importância que saibamos e que passemos a negar os documentos que não nos pertence, pois a Secretaria de Fazenda já tem essa informação.

Com esta novidade tecnológica, as empresas terão grande ganho por utilizarem corretamente este recurso, onde processos se tornarão mais rápidos e seguros, evitando fraudes e erros humanos. As empresas também poderão se manifestar sobre os documentos (este recurso está disponível desde agosto 2012 pela NT2012/02), onde alguns seguimentos já são obrigados a se manifestarem.

As empresas que se prepararam com ferramentas que buscam suas notas fiscais eletrônicas, seus eventos e manifestam-se sobre elas, estão mais seguras que as que não utilizam este recurso, pois documentos podem ter sido emitidos sem o conhecimento do destinatário por diversos fatores, como por exemplo, em caso de erros ou mesmo fraudes.

A preocupação com o IR não pode ser maior que a preocupação com os documentos que recebemos diariamente. Por isso é tão importante termos a possibilidade de recusar os que não nos pertencem ou os quais as operações não foram realizadas. O fato de deixar este assunto em segundo plano pode gerar desconforto e passivo fiscal para muitas empresas, principalmente neste momento em que a Secretaria de Fazenda irá conciliar suas entradas de notas fiscais com seus lançamentos declarados no IR. É preciso ficar de olho.

Somado a isso, poucas empresas sabem, mas por lei, todas devem armazenar as notas fiscais emitidas por um prazo de cinco anos. Em caso de fiscalização, elas podem ser multadas, caso não estejam cumprindo a determinação. Por este motivo, muitas recorrem a soluções de TI para localizar e organizar documentos emitidos, seja por meio de robôs, chave de acesso ou conciliação com o fluxo fiscal.

É importante ainda manter a organização das NF e NF-e, além CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais) e GED (Gestão Eletrônica de Documentos), dados indispensáveis à área de transportes e logística. Ter tudo isso de modo integrado à Secretaria da Fazenda e a softwares ERP (Enterprise Resource Planning) é indispensável a qualquer empresa que queira ficar tranquila. A tecnologia está aí para servir.

Adão Lopes é mestre em tecnologia e negócios eletrônicos e CEO da VARITUS BRASIL.