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A implantação da nota fiscal eletrônica completa dez anos em 2015, mas os micro, pequenos e médios empreendedores ainda reclamam sobre a falta de informação sobre o processo de emissão, as etapas a serem cumpridas e quem está autorizado a emitir este tipo de nota fiscal. De acordo com as normas implementadas pelo Sistema Integrado Nacional de Informações Econômico Fiscais (Sinief), de julho de 2005, toda empresa precisa emitir o documento, através de um programa específico que é disponibilizado pelo fisco estadual.

“A Nota Fiscal Eletrônica, ou NF-e, como também é conhecida, otimiza os processos, trazendo maior eficiência e racionalidade, além de proporcionar maior organização à questão fiscal das empresas”, afirma Sonia Regina Izzo, consultora da IOB Sage. “Há mais praticidade, segurança e redução de custos”, destaca.

A Nota Fiscal Eletrônica, mais eficiente que a antiga de papel, é um documento emitido e transmitido eletronicamente. Assim, todos os processos relativos à nota de papel podem ser extintos da empresa. Em processo simplificado, todas as informações da nota são armazenadas no computador ou até mesmo em nuvem, o que reduz ainda mais a probabilidade de alguma perda de dados.

“Cada estado tem um sistema para gerar a Nota Fiscal Eletrônica. Os sistemas têm sido modernizados ao longo dos anos e, hoje, funcionamcomo se fossem sistemas operacionais de cálculo de impostos. Isso facilita muito para a empresa e para quem adquire algum produto ou serviço. Tudo é feito em tempo real e vai diretamente para o banco de dados dos fiscos estaduais”, explica Wellington Mota, diretor tributário da Confirp Consultoria Contábil.

Atualmente, a legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamada nota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas. Vale destacar que a Nota Fiscal Eletrônica não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal, de emissão obrigatória.

“A nota eletrônica substitui a Nota Fiscal Modelo 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação em que esses documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo, a Nota Fiscal de Entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa”, destaca a consultora da IOB Sage Sonia Izzo, que alerta ainda que a nesses casos a nota em papel não tem validade.

Como aderir ao sistema

As empresas interessadas em emitir NF-e devem solicitar seu credenciamento como emissoras do documento na Secretaria da Fazenda em que possua estabelecimentos. Como lembra o consultor, o credenciamento em um estado não habilita a empresa perante os demais, o que leva muitas empresas a cometerem erros. Sendo assim, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os estados em que possuir negócios e nos quais tenha que emitir notas fiscais.

Além disso, a empresa precisa possuir certificação digital do tipo A1 (arquivo digital armazenado no computador) ou A3 (dispositivo físico do tipo smart card ou do tipo token), que contenha o CNPJ de qualquer estabelecimento do contribuinte. Além disso, um passo importante e que deve ser prioridade é a empresa adaptar o seu sistema de faturamento para emitir a NF-e ou utilizar o “Emissor de NF-e” desenvolvido pela Secretaria de Fazenda do Estado de São Paulo, para empresas de pequeno e médio porte.

“Quem deixar de fazer a nota já cria contingências com o fisco. Vale destacar que a Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória e não facultativa. É preciso que o empreendedor fique atento para implementar imediatamente o documento quando abrir um negócio”, alerta Mota.

Cada estado possui uma norma específica que regula a emissão da Nota Fiscal Eletrônica e, sendo assim, o contribuinte precisa ficar atento a cada especificidade. Para saber se há a obrigatoriedade da emissão, cada empreendedor deve consultar a norma interna dos fiscos estaduais disponíveis na internet. A pesquisa, lembra os consultores, deve ser feita através do código de Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE).