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O nível de detalhamento de dados existente no Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) exigirá que as empresas, principalmente as de pequeno porte, revejam a tecnologia não só para contabilizar compras e vendas, como também referente a seus funcionários.

De acordo com especialistas consultados pelo DCI, mesmo as empresas optantes do regime de tributação Simples Nacional – desobrigadas de cumprir a maioria das adequações do Sped – devem verificar se seus softwares ou seus programas de gerenciamento de dados podem ser adaptados ao sistema de escrituração.

“Esse [verificar os programas] é o primeiro passo que deve ser feito. Ou seja, consultar o fornecedor do software. O sistema não pode ser capaz só por emitir notas, mas o Sped exige, por exemplo, o código de tributação de cada produto. Quem verificará isso é o contador, mas o empresário deve participar de todo processo”, alerta o diretor da Wolters Kluwer Prosoft, Iron Garrido.

Na avaliação do diretor de Conhecimento e Tecnologia da Decision IT, Mauro Negruni, “o melhor” também não é esperar um cronograma da Receita Federal para essa adaptação. “Isso porque quando o fisco começar a exigir isso, a empresa já estará preparada. Além disso, os empresários devem pensar que é um investimento para a melhoria da gestão. E se pensar desta forma, a adequação deve ser feita o quanto antes”, sugere o diretor.

Especialistas comentam que o custo varia de R$ 1 mil, com homologação, manutenção e a ferramenta, até R$ 100 mil, incluindo consultoria e segurança, principalmente se os dados estiverem armazenados na chamada cloud (“nuvem”). Essas despesas, que os analistas preferem chamar de investimento, dependem do porte da empresa e do setor de atuação.

Nova declaração

De qualquer forma, a próxima preocupação dos especialistas é dar tempo para a adequação do eSocial, sistema que irá unificar todas as declarações trabalhistas. Segundo eles, mesmo sem a divulgação do layout – necessário para que as consultorias criem suas soluções e se inicie o cronograma -, as adaptações já deveriam ter começado no caso das grandes companhias, e devem iniciar agora para as demais.

 Iron Garrido afirma que para os negócios de menor porte, os empresários devem procurar sistemas já prontos, mas para as demais é possível que tenha solução individual.

Por outro lado, Mariza Machado, analista editorial da IOB Sage, entende que como o manual e layout do eSocial não foram divulgados, os empresários devem procurar treinar seus funcionários para inserção dos dados no sistema. “Os dados trabalhistas continuaram a ser declarados, mas o nível de detalhamento do eSocial é maior, além de que poderão ser verificadas [pelo fisco] em tempo real. Por isso o treinamento é necessário”, entende.

O diretor da Decision IT endossa a opinião dos demais especialistas de que a participação do dono do negócio, no caso daqueles de menor porte, também é fundamental nesse processo do eSocial. “As decisões de estratégia não podem ser terceirizadas. É o contador que irá decidir o plano de férias do seu funcionário, por exemplo?”, diz Negruni.

O diretor da Wolters Kluwer Prosoft comenta que outro fator de atenção está atrelado ao atual ritmo da economia. “Quando olhamos para as contas públicas, vimos que o governo vai precisar gerar receita e um meio de se fazer isso é aumentar a fiscalização. E as pequenas empresas são as que mais sofrem nisso. Desta forma, procurar se adaptar ao Sped é algo importante”, avalia, ao acrescentar que nesse cenário, ele notou um aumento da demanda dos contadores e do comércio em geral.

Exemplos

Cada consultoria ou desenvolvedora de softwares possui uma solução para o Sped. A Decision IT, por exemplo, vende o Decision SPED, um gerenciador fiscal para apuração dos tributos e atendimento das escriturações digitais contábeis e fiscais. Já a Wolters Kluwer Prosoft oferece o GFC Small — sistema de gestão empresarial para a automação de processos financeiros, comerciais, estoques e PDV. A Sage, com relação especificamente ao eSocial, disponibilizou o IOB 360º, que permite a capacitação ao sistema, com manuais e orientações.