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Entra em vigor em janeiro de 2014 um novo sistema de informação à Receita Federal que vai mudar radicalmente a forma de registro dos empregados nas empresas. É o chamado Sped Social ou Folha de Pagamento Digital, que vem a ser um complemento do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) já adotado pela maioria das empresas. O novo sistema afetará a elaboração das folhas de pagamento de todas as empresas do País, que serão obrigadas a padronizar o cadastro unificado no sistema da Receita Federal. O problema é o tempo. Faltam apenas quatro meses para o Sped Social ser obrigatório e poucos empresários têm se atentado para isso.

De acordo com a Receita Federal, as informações a serem prestadas pelo novo sistema se referem a eventos trabalhistas - como admissões, demissões -, folha de pagamento, ações judiciais, retenções de contribuição previdenciária e algumas contribuições previdenciárias substituídas, como as incidentes sobre a comercialização da produção rural. Ou seja, o que antes era declarado por meio de obrigações isoladas de diferentes órgãos participantes - entre eles, Secretaria da Receita Federal do Brasil, Ministério da Previdência Social, Ministério do Trabalho e Emprego, Instituto Nacional do Seguro Social, Tribunal Superior do Trabalho, Tribunais Regionais do Trabalho, Conselho Curador do FGTS e Caixa Econômica Federal - agora passa a ser unificado.

Segundo o vice-presidente do Sindicato das Empresas de Consultoria, Assessoria, Perícias e Contabilidade de Londrina (Sescap-Ldr), Jaime Junior Silva Cardozo, principalmente as empresas optantes pelo regime tributário Simples Nacional e as Empresas Individuais devem ficar atentas às mudanças, pois elas impactarão definitivamente em seus empreendimentos.

"A intenção futura do Sped Social é simplificar a maneira como as empresas informam as diversas obrigações acessórias a diversas entidades do governo, formando um banco de dados único que poderá ser acessado tanto por empregadores como trabalhadores. Mas até lá, sabemos que temos um longo caminho a percorrer, pois demandará ainda um investimento em tecnologia por parte do governo e das empresas", afirma Cardozo.

As empresas que descumprirem os prazos previstos na lei serão automaticamente multadas. Com a informatização dos processos, a admissão retroativa, comum em muitas empresas, onde o empregado inicia o trabalho e o seu contrato é firmado alguns dias depois, acabará. "Com o Sped Social, a empresa terá o ônus de uma multa gerada automaticamente por falta de registro da carteira de trabalho. Caso o empregado não tenha feito o seu exame admissional e seja exposto as riscos no trabalho realizado, serão mais duas multas", observa a consultora Narjane D´Avila Camargo.

O novo sistema deverá desburocratizar alguns processos. "Acreditamos que, futuramente, algumas obrigações acessórias mensais, que as empresas de contabilidade e departamentos contábeis precisam entregar serão eliminadas. Hoje há uma redundância nas informações nas declarações enviadas à Receita. Com o Sped Social haverá uma base de dados única e compartilhada desburocratizando o processo", explica Cardozo.

O empresário Nelson Aparecido Barizon, da Admita Recursos Humanos, vê também outra vantagem: o Sped Social irá forçar as empresas a planejarem melhor os seus departamentos de Recursos Humanos. "Como os prazos são rígidos para os registros, os RHs precisarão melhorar a gestão e evitar demandas futuras", disse Barizon.

A Receita Federal já colocou à disposição das empresas a primeira versão do layout do e-Social, mas a versão final ainda depende do alinhamento dos demais órgãos do governo que participam do projeto.