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A nova demanda determinada pelo fisco, como a geração de dados digitais das duas contribuições federais, o PIS e a Cofins, ainda gera dúvidas e inseguranças por parte de empresários e contadores. O técnico em contabilidade, coordenador da Comissão de Estudos de Tecnologia da Informação do Conselho Regional de Contabilidade (CRC/RS), Ricardo Kerkhoff, entende que a principal dificuldade com relação a esses novos modelos de informação é puramente conceitual. “É uma mudança de paradigma que se constituiu durante muitas décadas, em que o empresário realizava as operações de sua empresa sem a menor preocupação com a legislação em vigor”, comenta o especialista.  

O Sped Fiscal é um arquivo digital que contém um conjunto de escriturações de documentos fiscais com informações importantes para o fisco que deverá substituir outros controles. O Sped Contábil é a substituição da escrituração em papel pela Escrituração Contábil Digital.

Nos últimos tempos, de acordo com Kerkhoff, em virtude dos novos modelos de fiscalização associados ao avanço tecnológico, as ações são cada vez mais monitoradas, planejadas, avaliadas e previstas. Ele observa que a falta de proatividade dos profissionais da contabilidade acaba prejudicando o seu próprio trabalho. “Nossa atuação precisa estar cada vez mais dentro da empresa, se fazendo presente em cada nota fiscal emitida, em cada produto novo cadastrado, em cada mudança de legislação ocorrida”, recomenda. Para ele, as novas demandas por parte do fisco estabelecem uma espécie de “divisor de águas” sobre o passado e o futuro das relações entre empresários e profissionais contábeis. 

Para o advogado tributarista, sócio do Cabanellos Schuh Advogados, Rafael Nichele, as empresas ainda têm dificuldade de lidar com os Speds, pois esses sistemas representam uma novidade para a maioria dos contribuintes. Segundo ele, as instituições têm procurado investir em acompanhamentos especializados para o preenchimento das obrigações acessórias e, principalmente, a interpretação da legislação tributária antecipando-se a eventuais divergências com o fisco. 

“As empresas estão inseguras”, diz o advogado. Ele acredita que os problemas poderão se iniciar, num segundo momento, quando a Receita Federal do Brasil começar a revisar os arquivos dentro do prazo de cinco anos conforme estipula a legislação. “Neste período, as instituições vão saber, efetivamente, mediante o recebimento de autos de infração, se as informações por elas transmitidas estavam incorretas”, salienta. Mas, para que não haja surpresas futuras, Nichele recomenda que os gestores busquem se especializar para que as informações prestadas sejam corretas e não gere autuações ou multas milionárias. 

As dificuldades, conforme Nichele, também passam pela complexidade tributária. A legislação do PIS/Cofins não cumulativo, por exemplo, já sofreu mais de 80 alterações nos últimos meses. “É praticamente impossível os empresários acompanharem tantas alterações”.

Pesquisa demonstra insatisfação dos empresários

A Fiscosoft, empresa especializada em informações fiscais e legais, realizou um estudo com 1.188 empresas brasileiras e demonstrou que 96,3% dos pesquisados necessitam aplicar mais recursos, tais como horas de profissionais, sistemas, consultoria externa, para cumprir com as obrigações tributárias exigidas pelo fisco com o Sped. 

Um dos objetivos dos Speds é a economia com a racionalização e simplificação das obrigações acessórias. No entanto, 59,7% afirmaram que essa redução não ocorrerá, pois não acreditam que, no futuro, será possível cumprir as obrigações acessórias com menos recursos. Ou seja, mesmo que haja uma fase de transição, a maioria entende que o sistema continuará consumindo mais recursos.

Porém, com relação a melhorias na gestão e controles internos, 79,3% dos entrevistados afirmaram que o Sped trouxe, de fato, benefícios para as empresas. A diminuição da concorrência desleal é também uma das promessas do Sped, e 75,1% dos entrevistados acreditam que isso acontecerá em decorrência da transparência e maior facilidade na fiscalização por parte do fisco, evitando assim sonegação fiscal. 

Apesar disso, o estudo também concluiu que, apesar do aumento de custos, o Sped é positivo para o País, com mais de 90% das respostas.

Altos custos e aperfeiçoamento são necessários no processo

Além da complexidade do Sped, há um custo agregado que depende do volume gerado. Para os estabelecimentos que possuem poucas informações é mais simples e, portanto, o investimento também é menor. Segundo o coordenador da Comissão de Estudos de Tecnologia da Informação CRC/RS, Ricardo Kerkhoff, alguns casos são resolvidos com um custo de aproximadamente R$ 3 mil ou R$ 4 mil. No entanto, em empreendimentos com maior volume de informações e, naturalmente mais complexos, os investimentos se iniciam com a capacitação e treinamento de pessoas, passando por atualização de parque tecnológico e, por vezes, mudança de sistemas. O cálculo, nesses casos, pode chegar até R$ 200 mil. 

Os empresários, no entanto, são os principais responsáveis pela geração e entrega das informações, pois eles precisam assinar digitalmente ou passar uma procuração para o profissional da contabilidade. Portanto, Kerkhoff observa a necessidade de aperfeiçoamento de todos os envolvidos no processo.

Erros e divergências são comuns na transmissão dos dados

Outra pesquisa realizada em 2012 pela Prosoft Inteligência Contábil e Proximidade mostrou que 98% dos dados enviados pelo Sped à Receita Federal do Brasil (RFB) não seguiram as regras da entidade, causando erros ou divergências de informações. A constatação faz parte de levantamento feito pela área fiscal da empresa entre seus clientes. 

De acordo com o diretor de análise tributária da Prosoft, Igor Garrido, as instituições estão enviando as informações para a Receita sem observar as divergências de números ao longo de todo o processo. Além disso, além do acréscimo de detalhes exigidos no Sped, os gestores precisam enviar as informações também via Fcont, sistema que será substituído pelo digital. 

Para Garrido, é necessário uma maior conscientização dos empresários e contadores para entenderem que a contabilidade mudou e a integração desse profissional com a empresa deve ser cada vez maior. “Somente quando a Receita começar as autuações a consciência fiscal aumentará”, diz o diretor.

A apuração do PIS e da Cofins para as empresas do lucro presumido foi entregue em abril. No final de junho será a vez daquelas enquadradas no lucro real. Garrido aconselha que os empresários invistam em um bom software que traduza os dados e em qualificação de pessoal.

De acordo com dados da Prosoft, o volume de dados fiscais e operacionais enviados por cada empresa em ambiente eletrônico para a Receita aumentou 23 vezes, desde a implementação gradual do Sistema Público de Escrituração Digital, ao longo dos últimos cinco anos. As despesas com computadores, sistemas e, principalmente, mão de obra só têm aumentado, segundo apontam as pesquisas. 

O contador lançava manualmente o total das notas escrituradas. Hoje, ele importa os dados, em ambiente eletrônico, de cada produto comprado ou vendido pela empresa e a sua respectiva tributação (ICMS, IPI, PIS, Cofins). “O resultado é que a base de dados enviada à Receita passou de um gigabyte para 23 gigabytes”, afirma o diretor Garrido.

Quando digitalizados, os dados podem ser acessados pelo fisco federal e também estadual, portanto, quanto maior o número de informações enviadas em ambientes eletrônico, mais potente deverá ser o servidor.
De acordo com o sócio do Tax Technology Group (TTG) da KPMG, Marlon Custódio, o processo exigido pela Receita Federal do Brasil (RFB) permite avaliar as movimentações de saída das notas fiscais que não foram tributadas e identificar possível sonegação fiscal.

Já para as entradas referentes aos créditos serão avaliadas as operações entre estabelecimentos, ou seja, serão realizados cruzamentos com as NF-e que se encontram no site de dados da RFB. “O maior cuidado que as empresas devem ter diz respeito à linha do tempo referente à tomada de créditos e apuração dos débitos, ou seja, a RFB poderá analisar as operações graficamente identificando possíveis oscilações significantes”, comenta.