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As empresas possuem obrigações acessórias (situação que impõe a prática ou a abstenção de um ato previsto na legislação) as quais devem ser cumpridas no prazo estabelecido, sob pena de arcar com o ônus previsto pela própria lei.

Dentre as diversas obrigações acessórias atribuídas às empresas está a obrigação de encaminhar ao sindicato da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados, cópia da Guia da Previdência Social (GPS).

O inciso V do art. 225 do Decreto 3.048/99 que aprovou o Regulamento da Previdência Social (RPS) estabelece que a empresa deve encaminhar ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados, até o dia 10 (dez) de cada mês, cópia da Guia da Previdência Social relativamente à competência anterior.

Esta obrigação estava sendo cumprida normalmente, sem controvérsias, até a competência outubro/08, já que o recolhimento do INSS era também no dia 10 do mês seguinte ao da competência.

A partir da competência novembro/08 (recolhimento dezembro/08) o prazo do recolhimento do INSS (obrigação principal) foi alterado para até o dia 20 do mês seguinte ao da competência, mas o legislador não se preocupou em relação à obrigação acessória, que continuou sendo o dia 10 do mês seguinte ao da competência.

Como houve a alteração do prazo de recolhimento do INSS para o dia 20 de cada mês sem alteração no prazo de entrega da GPS ao sindicato, poder-se-ia entender que a empresa teria, a partir de então, 20 dias para entregar a GPS ao sindicato, ou seja, entregar a GPS paga no dia 20 de cada mês somente no dia 10 do mês seguinte ao sindicato.

No entanto, o entendimento que se desprende do art. 225, inciso V do RPS é outro. O referido dispositivo dispõe que a entrega até o dia 10 é referente à GPS da competência do mês anterior.

Sob este prisma, conclui-se então que a empresa deve encaminhar a GPS referente (competência) ao mês de abril, por exemplo, até o dia 10 do mês de maio.

A questão é que ao criar esta obrigação acessória o legislador buscou estender ao sindicato um papel, dentre outros, fiscalizador junto à empresa, de forma a possibilitar que aquele possa se certificar que a empresa está cumprindo com as obrigações legais e com isso, assegurar ao trabalhador todos os direitos previdenciários, tais como o direito à aposentadoria, ao auxílio-doença, à licença-maternidade, ao auxílio doença acidentário dentre outros.

Se considerarmos que um dos papéis do sindicado ao receber a cópia da GPS é o de assegurar que a empresa está recolhendo as contribuições previdenciárias, de nada adiantaria enviar a cópia da guia no dia 10 do mês seguinte (muito embora estivesse cumprindo o prazo legal), se o pagamento só se comprovaria no dia 20, prazo atual para o pagamento da contribuição.

Também não atenderia o prazo a empresa que enviasse, por exemplo, a cópia da GPS do mês de abril (paga no dia 20 de maio), somente no dia 10 de junho, já que da leitura do dispositivo legal, temos que no dia 10 de junho deve ser entregue a GPS do mês anterior (mês de maio) e não a do mês de abril, o que caracterizaria atraso no cumprimento da obrigação.

Portanto, considerando a inobservância do legislador quanto à mudança da data do envio da GPS, mas vislumbrando o papel do sindicato de certificar o cumprimento da obrigação por parte da empresa conclui-se, pelo dispositivo legal que continua vigente, que o prazo para envio da cópia da Guia da Previdência Social (GPS) é o mesmo prazo do recolhimento da obrigação principal (até o dia 20 de cada mês) ou no mais tardar, o dia seguinte ao pagamento, data em que efetivamente se comprova (pela autenticação da guia) que houve o recolhimento.